Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung – welche Dokumente müssen bereitstehen?

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Alle vier Jahre trifft es jedes Unternehmen – die Betriebsprüfung zur Sozialversicherung der deutschen Rentenversicherung. Wir schauen genauer hin, was Sie hierfür bereit halten müssen.

In regelmäßigen Abständen prüft die deutsche Rentenversicherung, ob die Arbeitgeber ihren Meldepflichten und sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) erfüllen. Hierbei geht es besonders um die Pflichten, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen.

Zudem gucken die Rentenversicherungsträger auf folgende Punkte:

- die Zahlungen der Insolvenzgeldumlage und den Insolvenzschutz von Wertguthaben,- die Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie - die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe.

Weiterhin gibt es die unabhängigen Prüfungen durch das Finanzamt. Auf Antrag können beide Prüfungen aber auch zusammengelegt werden.

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Welche Nachweise müssen vorhanden sein?

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet für jeden Mitarbeiter Entgeltunterlagen zu führen. Insbesondere müssen folgende Nachweise (ggf. pro Kalenderjahr) auf Verlangen des Prüfers im Rahmen der Betriebsprüfung vorgelegt werden.

Für jeden Mitarbeiter:

  • Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit (Mitgliedsbescheinigungen) sowie Nachweise, aus denen die Angaben zur Versicherungsfreiheit beziehungsweise Befreiung von der Versicherungspflicht erkennbar sind (vorübergehende oder dauerhaften Befreiung)
  • Bescheinigung für privat Krankenversicherte mit Ausweisung der Basisprämie nach §10 EStG
  • Arbeitgeberbescheinigung für privat Krankenversicherte zur Erlangung des Arbeitgeberzuschusses nach § 257 SGB V
  • Mehrfachbeschäftigung: Erklärung des Mitarbeiters, ob eine weitere Beschäftigung ausgeübt wird oder nicht.
  • Nachweis der Elterneigenschaft zur Feststellung des PV-Zuschlags

Für Mitarbeiter mit Sonderstatus:

  • Erklärung des Mitarbeiters, wenn neben der Hauptbeschäftigung eine Nebenbeschäftigung als Minijob ausgeführt wird 📝
  • Geringfügig Beschäftigte: Schriftliche Erklärung über keine bzw. weitere geringfügige Beschäftigungen 📝
  • Geringfügig Beschäftigte mit Verzicht auf Rentenaufstockung: Schriftliche Erklärung des Wunsches des Mitarbeiters, Antrag zur Befreiung des Arbeitnehmers von der RV-Versicherungspflicht 📝
  • Kurzfristig Beschäftigte: Nachweis, dass es sich um eine nicht-berufsmäßige Beschäftigung handelt, sowie die exakte Auflistung der Arbeitstage im Kalenderjahr 📃
  • Studenten: Immatrikulationsbescheinigung, bei einem Pflichtpraktikum einzusätzlicher Nachweis 👩‍🎓👨‍🎓
  • Schüler: Nachweis der Zugehörigkeit der allgemeinbildenden Schule (Schülerausweis) 🏫
  • (Alters-)Rentner: Rentenbescheinigung 👴👵
  • (Alters-)Rentner mit Rentenaufstockung: Schriftliche Erklärung des Wunsches des Mitarbeiters 📝
  • Schwerbehinderte: Schwerbehindertenausweis / -bescheinigung ♿
  • Mitarbeiter in Gleitzone: Erklärung des Mitarbeiters über den Verzicht auf die Anwendung der Gleitzone in der Rentenversicherung 📝

Für Mitarbeiter in besonderen Fällen:

  • Arbeitsunfähigkeit: Schein zur Arbeitsunfähigkeit vom Arzt bei einer Krankheit von mehr als 3 Kalendertagen 🤒
  • Mutterschutz: Bescheinigung des Arztes/der Hebamme über den errechneten Geburtstermin. Außerdem die Geburtsurkunde sobald das Kind geboren ist. 👶
  • Elternzeit: Schriftlicher Antrag vom Arbeitnehmer 👨‍👩‍👦

💡 Sie möchten für eine Betriebsprüfung gut vorbereitet sein? Der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung informiert Arbeitgeber und Steuerberater über aktuelle Rechts- und Betriebsprüfungsfragen. Das gesamte Angebot steht Ihnen auf der Website der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung: “Angebot Deutsche Rentenversicherung

Wenn Sie den Umfang dieser Dokumentenanzahl kennen, wird schnell klar, dass der Aufwand einer Betriebsprüfung nicht unbedeutend ist. Sämtliche Dokumente können Sie natürlich auch digital ablegen, beispielsweise in der Dokumentenablage von PayFit.

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