Cashflow Tipps für KMUs

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Einige kennen ihn aus dem BWL-Studium, für manche ist er Teil des Alltags und wiederum andere können sich kaum etwas darunter vorstellen: der Cashflow. Doch die Corona-Pandemie hat Unternehmen in allen Sektoren getroffen. Trotz der Kredite, die der Staat Unternehmen teilweise gewährt, kämpfen viele KMUs daher mit einem negativen Cash Flow. 

Angesichts der Besorgnis vieler Unternehmen über die unmittelbare und langfristige Zukunft müssen Entscheidungsträger Wege finden, die sicherstellen, dass die Liquidität verlängert, Kosten gesenkt und auch die Moral aufrechterhalten werden.  

Für Unternehmen ist es nun essentiell, an Reaktionsgeschwindigkeit zu gewinnen – denn eines wird klar: wer seine Ausgaben (und Einnahmen) bisher nicht im Blick hatte, wird schnell merken, dass das der falsche Weg war. Die folgenden Tipps können Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, den Cashflow zu optimieren – nicht nur in Krisenzeiten. 

Inhaltsverzeichnis

    Was bedeutet Cash Flow?

    Mit dem Cashflow ermitteln Sie die finanzielle Gesundheit und die Liquidität eines Unternehmens. Sie können somit Antworten auf folgende Fragen finden:

    • Wie viele liquide Mittel habe ich zur Verfügung?
    • Wie wettbewerbsfähig bin ich?
    • Welche Investitionen kann ich tätigen? 
    • Kann ich Darlehen wie geplant tilgen?
    • Kann ich Gewinne ausschütten?
    • Wie lange komme ich mit den derzeitigen Mitteln aus?

    Wie berechne ich den Cashflow meines Unternehmens?

    Die Cashflow Berechnung kann auf unterschiedliche Arten passieren: neben direkter und indirekter Berechnung gibt es außerdem noch den Free Cash Flow, die Discounted Cash Flow Methode oder den Cash Flow Return on Investment. 

    Die direkte Berechnung des Cashflows sieht folgendermaßen aus: 

    Einnahmen (+)

    – Ausgaben 

    = Cashflow

     Bei der indirekten Methode ergibt sich der Cashflow aus dem Jahresüberschuss abzüglich der nicht zahlungswirksamen Erträge und zuzüglich der zahlungswirksamen Aufwendungen.

    Jahresüberschuss

      -  nicht zahlungswirksame Erträge

      + nicht zahlungswirksame Aufwendungen

      = Cashflow i.e.S

    Auf diesem Wege werden die wichtigsten Positionen im Unternehmen gegenübergestellt, die auf die Gesundheit des Unternehmens schließen lassen.

    Wie kann ich meinen Cashflow planen?

    Für die Cashflow Planung starten Sie mit einer Gegenüberstellung Ihrer kompletten Kosten und Einnahmen. Für viele bereits die erste Herausforderung, denn nicht immer sind die genauen Kosten richtig dokumentiert und bekannt.

    Für eine effizientere Planung des Cashflows eignet sich ein Cashflow-Forecast. Hierbei handelt es sich um ein Excel/Google Sheet, in welchem alle Einnahmen (Cash Receipts) und Ausgaben (Cash Paid Out) gegenübergestellt werden. Seien Sie hier akribisch und verschaffen Sie sich einen wirklich detaillierten Überblick über jegliche Kosten.  

    Für den Cashflow Forecast eignet sich ein Planungszeitraum von 12 Monaten, in Krisenzeiten ist allerdings auch ein Zeitraum von 6 Monaten empfehlenswert. Die Grundlage für die Planung bilden Erfahrungswerte aus den vergangenen Monaten/Jahren, aber auch die Forecast über zukünftige Sales, größere geplante Ausgaben etc.. Es lohnt sich, hier mit unterschiedlichen Szenarien zu arbeiten, um die größtmögliche Planungsicherheit in Ihrem Cashflow zu gewährleisten. 

    Einer der wichtigsten Punkte zur Optimierung des Cashflows ist somit die Analyse jeglicher Kosten und die dementsprechende Clusterung (Kosten für Weiterbildung, Kosten für Produktion, Verbindlichkeiten etc.).

    Analysieren Sie folgende Kosten:

    • variable Kosten
    • fixe Kosten
    • jährliche Kosten
    • Halbjährliche Kosten
    • Quartalsweise Kosten

    Um den bestmöglichen Überblick zu gewinnen, sollte das komplette Management-Team in den Prozess eingebunden werden. 

    PayFit

    Cashflow Tipps: Ausgabenseite

    Übersteigen die Ausgaben eines Unternehmens die Einnahmen, führt das zu einem negativen Cashflow. Als ersten Schritt sollten Sie sich also Ihre Ausgaben genauer ansehen, um Einsparungspotentiale zu identifizieren. 

    1. Identifizieren Sie nicht-essentielle Kosten 

    Sind alle Kosten Ihres Unternehmens bekannt, teilen Sie diese in essentielle und nicht-essentielle Kosten. Welche Kosten sind nicht unbedingt zur Aufrechterhaltung des Unternehmens notwendig? Erwägen Sie die Streichungen einiger dieser Kosten. Der Cashflow und die Liquidität werden zwar in vielen Fällen von größeren Ausgaben beeinflusst – ein Blick auf kleinere Kosten lohnt sich ebenfalls, denn diese summieren sich schnell.

    2. Sprechen Sie mit Ihren Partnern

    Viele Unternehmen befinden sich momentan in einer außergewöhnlichen Situation: durch offene Kommunikation und Transparenz lassen sich hier eventuelle Rabatte und veränderte Zahlungskonditionen ausarbeiten. 

    3. Treffen Sie Entscheidungen mit Ihrem Team

    Nach der gemeinsamen Feststellung der Kosten ist es wichtig, das Team auch zu den Kürzungen abzuholen: die Beschließungen über Streichungen sollten somit gemeinsam gefällt werden. Auch nach eventuellen Streichungen in den Ausgaben gilt es, den Cashflow weiterhin zu evaluieren und die Auswirkungen zu bewerten. 

    4. Ermitteln Sie das Einsparungspotential bei Personalkosten

    Bei einer mangelhaften Liquidität und einem negativen Cashflow Forecast lohnt es sich, die Kosten für Neueinstellungen unter die Lupe zu nehmen und zu entscheiden, ob die Einstellung wirklich von Nöten ist. Auch ein Blick auf die Benefits Ihrer Mitarbeiter sowie eventuelle Gehaltserhöhungen sollte getätigt werden. Diese können zumindest vorübergehend eingefroren werden.  

    5. Wenn nötig, nehmen Sie Kurzarbeitergeld in Anspruch

    Kurz nach Beginn der Corona-Pandemie wurden im Eilverfahren unterschiedliche Regelungen erlassen: unter anderem die Herabsetzung der Barriere für die Beantragung von Kurzarbeitergeld.

    Der Staat übernimmt hierbei die Vergütung der Arbeitsstunden, die gegenwärtig nicht mehr geleistet werden können. Somit ist bei Arbeitsausfall ein Antrag auf Kurzarbeit dringend zu empfehlen, um die Personalkosten zu senken. 

    "Bei 100% Kurzarbeitergeld entstehen Ihrem Unternehmen keine Kosten."

    Robin Schmidt, Lohnabrechnungsexperte bei PayFit

    6. Beachten Sie die Urlaubsplanung

    In der Zeit der Coronakrise ist der Tourismus zum Erliegen gekommen und viele Arbeitnehmer mussten Ihren Urlaub absagen und somit zurückziehen. Viele Unternehmen stehen nun auch vor der Frage, ob die Mitarbeiter nun Urlaub nehmen sollen damit die Kollegen somit “nach der Krise” wieder zur Verfügung stehen. 

    Wenn Ihr Unternehmen Kurzarbeit angemeldet haben, um die liquiden Mittel zu sichern, ist jedoch zu beachten: wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt, wird der Urlaub vom Arbeitgeber getragen. Der Urlaub lässt die liquiden Mittel durch Personalkosten somit wieder schrumpfen.

    Generell gilt aber, dass Unternehmen die Urlaubsplanung der Mitarbeiter bestmöglich im Blick haben sollten, um Überschneidungen oder Ausfall in Hochzeiten zu vermeiden. 

    7. Optimieren Sie den Nettolohn für Mitarbeiter

    Für Lohnempfänger, das heißt Mitarbeiter, die auf Stundenbasis bezahlt werden, können Zuschläge auf Schichten am Sonntag, Feiertag und Nachts gezahlt werden. Innerhalb von bestimmten Grenzen sind diese Zuschläge steuer- und beitragsfrei. 

    Wichtig: Um diese Zuschläge auszahlen zu können, müssen Sie Arbeitszeiten korrekt erfassen.

    PayFit

    8. Optimieren Sie das Nettogehalt für Mitarbeiter

     Um Ihren Gehaltsempfängern mehr Netto zu ermöglichen, können Sie mit Barlohnumwandlungen oder Sachbezügen arbeiten. Das bedeutet konkret eine Umwandlung von Arbeitslohn durch begünstigte Zuschüsse

    Sondermaßnahmen der Regierung während Corona

    Neben der umfangreichen Unterstützung durch Kurzarbeitergeld hat die Regierung weitere Maßnahmen zur Förderung beschlossen, die Unternehmen für eine positive Cashflow-Bilanz in Anspruch nehmen können. 

    Es gibt verschiedene bundesweite Programme zur Liquiditätssicherung von Unternehmen, wie beispielsweise das Programm der KfW oder die Soforthilfe und Schutzfonds der Bundesregierung

    In verschiedenen Bundesländern gibt es auch Zuschuss-Programme, wie beispielsweise in Bayern.

    Vorauszahlungen zur Einkommens-, Körperschaft-, und Gewerbesteuer können herabgesetzt und zusammen mit der Umsatzsteuer und jeweils zinslos gestundet werden. Sonderzahlungen sind als “Beihilfen und Unterstützungen” bis 1.500 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei.

    Cashflow Tipps: Einnahmenseite

    Zahlungsverzüge mindern den aktuellen Cashflow sowie die Liquidität. Um das zu vermeiden, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen und regelmäßige Einnahmen gewährleisten.

    1. Optimieren Sie Ihre Days Sales Outstanding dank besserer Zahlungsoptionen

    Wie lange dauert es, bis Sie für Ihre erbrachte Leistung bezahlt werden? Für einen positiven Cashflow eine essentielle Frage. Nach der Serviceerbringung und der Rechnungsstellung müssen die Kunden die Zahlung veranlassen. Es dauert oft mehrere Wochen, bis das Geld tatsächlich auf dem Konto des Unternehmens eingegangen ist.

    Nach Angaben von GoCardless dauert dieser Prozess durchschnittlich 23 Tage, wenn per Überweisung bezahlt wird. 15 Tage dauert es bei Zahlung über PayPal und 5 Tage mit Kreditkartenzahlung.

    Die sogenannten Days Sales Outstanding sind zu minimieren, damit das Unternehmen mit den liquiden Mitteln arbeiten kann. Eine mögliche Lösung digitale Lastschrift, bei der das Geld automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt vom Konto des Kunden abgebucht wird. So lassen sich die Days Sales Outstanding auf nur 3 Tage minimieren und Unternehmen können mit den liquiden Mitteln umgehen.

    2. Überlegen Sie die Einführung eines Abonnement-Geschäftsmodells 

    Regelmäßige Einnahmen sind essentiell für den Cashflow und erleichtern die Planung der Liquidität. Sollte es das Geschäftsmodell zulassen, ist somit unbedingt ein Abonnement empfehlenswert. 

    Mit den regelmäßigen Einnahmen aus Abonnements ist das Unternehmen häufig besser vor unerwarteten wirtschaftlichen Veränderungen geschützt. Die sogenannte Subscription Economy entwickelt sich schnell und sorgt für Stabilität. Abonnement-Modelle findet man bei Streaming-Anbietern, Abo-Boxen oder auch Lösungen wir bei Adobe, die ihren Umsatz durch die Umstellung vor einigen Jahren immens erhöht haben. 

    Diesen Abonnements liegen häufig Verträge mit längeren Laufzeiten zugrunde, weswegen die Sicherheit für das Unternehmen groß ist und für einen stabilen Cashflow sorgt.

    3. Bieten Sie Ratenzahlungen an 

    Eine weitere Antwort, auf die Frage, wie Unternehmen regelmäßig und zuverlässig an ihr Geld kommen, ist die Ratenzahlung. Häufig schrecken Kunden vor hohen Anschaffungskosten zurück, sodass Ratenzahlungen eine echte Alternative sein können. Kleine Ratenzahlungen können dafür sorgen, dass sich der Kunde dazu entschließt mehr auszugeben. 

    Prinzipiell eignen sich Ratenzahlungen für fast jedes Unternehmen. Sinnvollerweise testen Sie, für welche Beträge es für die Kunden und für Sie interessant wird: Sven März von GoCardless empfiehlt Ratenzahlung ab ca. 100€, macht allerdings klar, dass es vom Geschäftsmodell und von den einzelnen Bedürfnissen abhängt.

    Ratenzahlung kann Ihre Kunden also zum Kauf animieren und somit für höhere Einnahmen und einen besseren Cashflow sorgen.

    Fazit - unsere Top Tipps

    Die Optimierung des Cashflows kann somit durch folgende Maßnahmen relativ einfach umgesetzt werden: 

    PayFit

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    Mit PayFit können Sie Ihre Lohnabrechnung und HR-Prozesse ganz einfach digitalisieren und optimieren. Das gilt auch für Kurzarbeitergeld.

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    PayFit

    Charlotte Block

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