Digitale HR-Prozesse - von der Stellenausschreibung zum zufriedenen Teammitglied

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Ein Meme dürfte vielen zu Beginn der Coronakrise begegnet sein: hier wird die Frage gestellt, wer die Digitalisierung in Unternehmen am stärksten vorangetrieben hat: der CEO, der CTO oder COVID-19. 

Tatsächlich haben wir alle gesehen, dass viele Prozesse, vor allem im Personalmanagement, in kürzester Zeit umgestellt werden mussten. Gemeinsam mit Oliver Reinsch von der Recruiting-Plattform Connectoor haben wir diskutiert, was Unternehmen in und auch nach der Krise an ihren Einstellungsprozessen verändern können, um mit den Anforderungen der Bewerber mitzuhalten – auch online. 

Bei den 100 wichtigsten Tagen der Stellenbesetzung kommt es darauf an, die richtige Kommunikation zu nutzen und die richtigen Partner an Bord zu haben. Die Basis dafür ist, egal ob im ersten Auftritt, dem ersten persönlichen Kontakt oder den Schritten im Onboarding, die Arbeitgebermarke.

Arbeitgebermarke als Basis für die erfolgreiche Einstellung

Im Kontakt mit dem Arbeitnehmer geht es immer darum, das Unternehmen so gut wie möglich zu “verkaufen” – was nicht bedeutet, Versprechen zu machen, die nicht eingehalten werden können, sondern das Unternehmen authentisch darzustellen. 

Dinge wie ein wunderschöner Pausenraum, die Sie als Arbeitgeber als größten Benefit sehen, sollten Interessierte nicht erst am ersten Tag im Büro kennenlernen sondern bereits während und vor dem Recruiting-Prozess. Das Aufzeigen der Benefits und auch sozialen Komponenten mit Einblicken ins Unternehmen ist entscheidend.

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Was sollten Sie noch bei der Darstellung Ihrer Employer Brand beachten? Das erfahren Sie hier.

Die Candidate Journey: Vor dem Vertragsabschluss

Was die Jobsuche betrifft ist “digital” ohnehin schon meistens Standard: Stellenbörsen wie Google Jobs, Indeed oder Soziale Netzwerke wie LinkedIn sind zumeist erster Anlaufpunkt. Die passende Nutzung dieser Plattformen seitens der Unternehmen ist enorm wichtig. Andere Kontaktpunkte bieten die Unternehmenshomepage oder ein externer Personaldienstleister.

Vergessen Sie nicht: Recruiting ist auch immer Marketing: als Arbeitgeber sollten Sie sich nicht nur bestmöglich, sondern auch authentisch verkaufen!

Anforderungen der Talente

Es ist kein Geheimnis, dass sich der Jobmarkt vor allem in den letzten Jahren sehr stark vom Arbeitgebermarkt zum Arbeitnehmermarkt entwickelt hat. Vor allem hoch qualifizierte Bewerber haben oft die Wahl und suchen sich ihren nächsten Arbeitsplatz ganz genau aus. Dabei wird immer mehr auf Unternehmenskultur und -werte geachtet.

Unternehmen müssen also teilweise viel mehr um neue Talente kämpfen, als andersherum.

Das ist Bewerbern besonders wichtig:

  • authentischer Einblick in das Unternehmen
  • realistischer Eindruck vom Arbeitsplatz
  • guter Abgleich der Skills mit den Anforderungen
  • Vergleich der angebotenen Benefits
  • Vergleich der Arbeitgeber-Bewertungen auf kununu o.ä.
  • Bequemlichkeit des Bewerbungsprozesses

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Die Bewertungen auf Portalen wie kununu sollten im Auge behalten werden: im schlimmsten Fall geben hier Ex-Bewerber, die das Unternehmen unzufrieden verlassen haben, ihre Bewertungen ab. Vielen Unternehmen ist beispielsweise nicht bewusst, dass Bewerber hier auch Bewertungen abgeben können, wenn kein offizielles Profil von Ihnen selbst angelegt wurde. Ein “Da sind wir nicht” zählt in diesem Fall also noch weniger.

Kommunikation im Recruiting-Prozess

Das Problem, sagt Oliver Reinisch ist, dass viele Unternehmen beim Recruiting völlig unsichtbar sind - und ihre Werte gar nicht erst gesehen werden! Wie das gelöst werden kann? Es sollte immer bewerberoritentiert gehandelt werden, um die passenden Interessenten zu erreichen. Ein nach links und rechts schauen ist hier wertvoll, ebenso die Analyse der Zielgruppe: wo halten sich potentielle Kandidaten auf? Was interessiert sie? 

Homepages, Stellenbörsen und Personalberater bieten Möglichkeiten, die Stellenausschreibung zu veröffentlichen - doch gibt es hier natürlich auch Nachteile, unterschiedliche Erfahrungswerte und unendlich viele Komponenten für den Erfolg (oder Misserfolg).

Kleine und mittelständische Unternehmen können daher verschiedene Softwares, wie beispielsweise Connectoor nutzen, um den Aufwand so gering und den Output so hoch wie möglich zu halten. Zu solchen Softwares gehören meist Features wie 

  • zentrale Stellenverwaltung
  • kostenloses Posting auf Indeed und GoogleJobs
  • Multiposting der Ausschreibungen
  • Bewerbermanagement 
  • Prozessoptimierung und Mailvorlagen

Für den Recruitingprozess sind essentielle Faktoren zu beachten, die bei der Analyse bestehender, eventuell analoger Prozesse eine Rolle spielen:

  • Sorgen Sie für einen guten Auftritt
  • Kommunizieren Sie diesen Auftritt entsprechend
  • Sorgen Sie für die richtige Reichweite
  • Überlegen Sie sich Kriterien im Voraus
  • Sorgen Sie für einen schnellen Vertragsabschluss und eine unkomplizierte  Kommunikation

Viele Unternehmen decken die genannten Punkte zwar ab, dennoch ist es umso wichtiger, dass die Kommunikation auch bei den Talenten ankommt. Die Kanäle müssen an die Zielgruppe angepasst werden: werfen Sie also einen Blick auf LinkedIn, XING, verschiedene Bewertungsportale und Ihre Unternehmensseite inklusive der Karriere-Seite.

Nach Vertragsabschluss: Integration des neuen Kollegens

Die Candidate Experience geht nach der Einstellung weiter: denn Bewerber haben nun Erwartungen an das Unternehmen und müssen richtig ins Team integriert werden. 

Die einzelnen Elemente, die HRler hier digitalisieren können, reichen von der Online-Begleitung des Onboardings über das Dokumentenmanagement hin zur Abwesenheitsverwaltung und Lohnabrechnung.

Das Onboarding umfasst aus Sicht von PayFits Head of People Samira Helbig verschiedene Elemente: die werteorientierte Integration, die soziale Integration und die fachliche Integration.

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Onboarding beginnt nicht am Startdatum des Mitarbeiters, sondern direkt nach dem Vertragsabschluss. Die Vorbereitungen müssen sorgfältig getroffen werden und eine gute Basis für die Orientierung des neuen Mitarbeiters geschaffen werden, inklusive der administrativen Komponente.

Generell spielt die persönliche Komponente natürlich eine wichtige Rolle: allerdings kann vieles auch digital gemacht werden. Verschiedene Elemente des Onboardings könnten sein:

  • Unternehmensbindung aufbauen durch feste Ansprechpartner/in, Willkommensmail und Einblicke ins Unternehmen
  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes durch Vorbereitung des Laptops, die Zuweisung eines Onboarding-Buddys und Erstellung eines Wochenplans
  • Erleichterung der Administration durch Anlegen einer Personalakte (cloud-storage, digitaler Fragebogen unter Berücksichtigung der DSGVO). Ein Fragebogen mit allen wichtigen Elementen für die Lohnabrechnung bietet beispielsweise PayFit

In der Orientierung und Integrationsphase geht es darum, den Mitarbeiter so gut es geht zu integrieren: beispielsweise durch blended learning, dem regelmäßigen Austausch mit dem Team und dem Manager, Feedback und Wissensmanagement. 

Für mehr Ideen zu den Elementen des Onboardings und die einzelnen Schritte schauen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars an.

Tipps zum Umdenken

Versuchen Sie, Ihr Unternehmen und die Außendarstellung mal “von außen” zu betrachten: wird kommuniziert, was kommuniziert werden sollte? Gebe ich die richtigen Informationen am richtigen Platz? So bekommen Sie heraus, wer zu Ihrem Unternehmen passt und wo Sie kommunizieren sollten. 

  • Zielgruppe verstehen
  • Authentisch und digital kommunizieren
  • Prozesse digital standardisieren
  • Verantwortlichkeiten festlegen

Diese Faktoren betreffen alle HR- und People-Themen. Wenn man sich entscheidet, digital zu arbeiten, sollte Bewusstsein darüber geschaffen werden, wer Ownership hat und welche Folgen es nach sich zieht. Mit diesem Bewusstsein werden Unternehmen noch erfolgreicher und haben noch glücklichere Mitarbeiter - nicht nur im Bewerbungsprozess!

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Charlotte Block

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