Last updated on

Ob Berechnung, Beantragung oder Besonderheiten wie Anstellungsformen und Nutzung von Überstunden - unser Lohnabrechnungsexperte Robin Schmidt beantwortet die häufigsten Fragen klar und auf den Punkt.

Inhaltsverzeichnis

    Beantragung von Kurzarbeit

    1. Ab wann können wir Kurzarbeit beantragen?

    Kurzarbeitergeld sollten Sie so früh wie nötig beantragen, wichtig ist die Anzeige über Arbeitsausfall: dieser Antrag muss spätestens am letzten Arbeitstag des Monats, für den Sie KUG beantragen, bei der Agentur für Arbeit eingegangen sein.

    💡 Für März 2020 gilt also beispielsweise: bis Dienstag, 31.03.2020, muss die Anzeige über Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit vorliegen.

    2. Wir haben aktuell keine Klausel zu Kurzarbeit in unserem Arbeitsvertrag verfasst. Wie gehen wir korrekt vor, wenn wir Kurzarbeit anmelden möchten?

    Wenn Sie als Arbeitgeber Kurzarbeit anordnen möchten, ist grundsätzlich zu prüfen, ob ein Tarifvertrag vorliegt, in dem das Thema KUG behandelt wird oder ob in den Arbeitsverträgen eine Kurzarbeiterklausel aufgenommen wurde.

    Ist dies nicht der Fall, müssen Sie grundsätzlich mit den Arbeitnehmern eine Vereinbarung über Kurzarbeit treffen. Ausreichend ist hier ein Anhang zum Arbeitsvertrag, eine Zustimmung seitens der Arbeitnehmer ist allerdings notwendig. Sollte der Arbeitnehmer nicht zustimmen, ist eine “Änderungskündigung” möglich.

    Sollten Sie einen Betriebsrat haben, muss hier außerdem eine Betriebsvereinbarung zum Thema Kurzarbeit abgeschlossen werden. Das Arbeitsamt prüft diese Vereinbarung.

    3. Kann KUG beantragt werden, bevor eine Vereinbarung vorliegt?

    Nein, die Vereinbarung ist dem Antrag beizufügen. Wenn die Vereinbarung nicht getroffen ist und nicht beiliegt, wird der Antrag nicht bearbeitet.

    4. Müssen beim Antrag auf SV- Stundung alle Hilfen, inklusive Kurzarbeitergeld, erfüllt sein oder reicht ein Faktor aus, um Anspruch auf zinslose Stundung zu bekommen?

    Der GkV-Spitzenverband hat die Krankenkassenmitglieder angehalten, wenn die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge momentan nicht möglich ist, eine Stundung zu ermöglichen.

    Jede Krankenkasse hat allerdings eigene Regelungen, es ist schon vorgekommen, dass ohne KUG diese Stundung der Beiträge genehmigt wurde, manche Krankenkassen bestehen auf die vorherige Beantragung von KUG.

    Auf die reduzierten Sozialabgaben könnte somit eine Stundung genehmigt werden, bis das Geld der Agentur für Arbeit gezahlt wurde.

    PayFit empfiehlt hier, auch ohne die Beantragung von KUG eine Stundung zu beantragen, die im Normalfall auch gewährt werden sollte.

    5. Kann die Anzeige über Arbeitsausfall online/per email zur Agentur für Arbeit geschickt werden?

    Ja, das ist möglich. Sie können sich bei der Agentur für Arbeit auf einem Portal online registrieren und den Antrag elektronisch stellen.

    Viele Agenturen für Arbeit haben auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt, den Antrag können Sie somit ausgefüllt und unterschrieben als E-Mail-Anhang versenden. Der Postweg dauert meistens länger und auch bei der Agentur für Arbeit sind wahrscheinlich aufgrund der aktuellen Situation viele im Home Office und nicht vor Ort im Amt.

    6. Wie lange sollte es dauern, bevor die Agentur für Arbeit die Kurzarbeit bestätigt?

    Die Agenturen für Arbeit sind momentan sehr überlastet, daher können wir diese Frage nicht genau beantworten.

    PayFit bietet seinen Kunden aktuell an, normal oder mit reduzierten Stunden abzurechnen. Sobald die Bewilligung da ist, korrigieren wir die Abrechnung.

    Der Leistungsantrag wird von PayFit erstellt und in der App abgelegt. Der Kunde muss ein paar Informationen ergänzen, den Leistungsantrag unterschreiben und dann an die Agentur für Arbeit schicken (zusammen mit einer Anlage, die wir ihm auch in der App unter "wichtige Dokumente" ablegen.) PayFit stellt den Leistungsantrag allerdings nicht ohne die vorliegende Bewilligung bereit. Somit ist eine Erstattung erst nach der Bewilligung möglich.

    Wenn Sie über PayFit vor der Bewilligung bereits KUG abrechnen müssen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

    7. Kann man den Leistungsantrag direkt aus Payfit ausfüllen und verschicken?

    Wir stellen Ihnen den ausgefüllten Leistungsantrag zur Verfügung. Sie müssen ein paar “Kreuzchen” setzen, den Antrag unterschreiben und ihn bei der Agentur für Arbeit einreichen.

    8. Wenn wir mehrere Standorte haben, müssen wir hier an jedem Standort einen Antrag auf Kurzarbeit stellen?

    Es kommt auf die Betriebsnummer an. Sollten alle Standorte eigenständige Betriebsnummern haben, müssten Sie für jeden Standort einen Antrag stellen.

    Halten Sie hier am besten Rücksprache mit der Agentur für Arbeit.

    9. Welche Kostenpositionen werden für den Arbeitgeber nicht erstattet, wenn für den Arbeitnehmer Kurzarbeit angemeldet wurde?

    Rückwirkend seit 01.03. gilt: sollten Sie 100% Kurzarbeit machen, haben Sie keine Kosten. Das KUG wird erstattet, die Beitragsanteile zur Sozialversicherung werden erstattet und auf KUG werden keine Umlagen oder ähnliches fällig.

    10. Was passiert mit steuerfreien Sachbezügen oder Essenszuschüssen während der Kurzarbeit?

    Wenn Sie Ihren Arbeitnehmer diese Bezüge weiterhin gewähren möchten, können Sie das tun. Diese bleiben steuerfrei, werden weiterhin abgerechnet und fallen nicht unter das KUG.

    11. Abwesenheit - was ist, wenn der Betrieb geschlossen ist?

    Sie können für alle Mitarbeiter KUG beantragen, hier handelt es sich dann allerdings nicht um eine Abwesenheit, sondern ganz normal um Kurzarbeit.

    Höhe und Berechnung von Kurzarbeitergeld

    12. Um wieviel Prozent kann der Arbeitgeber die Arbeitszeit bei Kurzarbeit maximal reduzieren?

    Sie müssen mindestens 10% Reduzierung der Arbeitszeit bei Kurzarbeit bei mindestens 10% der Belegschaft nachweisen.

    Sie können die Arbeitszeit auch auf Null reduzieren, das ist dann sogenanntes KUG 100. Die Mitarbeiter arbeiten somit gar nicht, bekommen aber für den vollen Ausfall Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit in Höhe von 60% (oder 67%).

    Update 30. April: Erhöhung des Kurzarbeitergeldes

    Um die Lohneinbußen durch den geringeren Arbeitsumfang zu mildern hat die Koalition Ende April eine Erhöhung des Kurzarbeitergeldes (KUG) beschlossen. Anstatt der bislang nur 60% (67% für Unterhaltspflichtige) sollen nun bis zu 87% Lohnausgleich möglich sein.

    Der neue Koalitionsbeschluss sieht vor, dass Arbeitnehmer, deren Arbeitszeit um 50% oder mehr verkürzt wurde, ab dem 4. Monat 70% (77% für Unterhaltspflichtige) und ab dem 7. Monat 80% (87% für Unterhaltspflichtige) Lohnausgleich seitens der Bundesagentur für Arbeit erhalten sollen. Diese Neuregelung gilt bis 31.12.2020.

    13. Gibt es eine Höchstgrenze beim Kurzarbeitergeld?

    Ja, das Kurzarbeitergeld ist auf die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze begrenzt. Es beträgt also maximal 2.891,65 € (WEST) bzw. 2.748,64 € (OST).

    14. Aufstockung des Kurzarbeitergeldes durch den Arbeitgeber – was muss man beachten?

    Insofern es nicht in Tarifverträgen festgehalten ist, können Sie als Arbeitgeber selbst entscheiden, ob Sie das Netto beispielsweise auf 80% oder auch 100% des bisherigen Nettoverdienstes aufstocken.

    💡 Zu beachten: KUG ist steuerfrei, der Zuschuss wiederum ist lohnsteuerpflichtig. Bei einer Überschreitung von 80% wird der übersteigende Zuschuss sozialversicherungspflichtig. Rechnen Sie also: was kann ich mir erlauben, wann wird es unwirtschaftlich?

    15. Der Arbeitnehmer hat 20% Arbeitsausfall. Wie berechnet sich das KUG?

    Nehmen wir an, der Mitarbeiter hat 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Aufgrund von Kurzarbeit fallen 20%, also 8 Stunden pro Woche, aus. Für die verbleibenden 32 Stunden pro Woche bezahlen Sie weiter den Lohn, für die 8 Stunden Ausfall bekommt der Arbeitnehmer 60 bzw. 67 % Kurzarbeitergeld. Dies wird durch Sie als Arbeitgeber ausgezahlt und von der Agentur für Arbeit erstattet.

    16. Ich würde gerne bei uns das Kurzarbeitergeld auf 100% aufstocken, damit den Mitarbeitern kein Schaden entsteht. Spricht etwas gegen ein solches Vorgehen? Was muss ich beachten?

    Es kursieren Informationen, dass der Arbeitgeber nur auf 90 Prozent aufstocken kann. Wir haben, um für unsere Kunden Klarheit zu schaffen, mit dem “Bundesministerium für Arbeit und Soziales” Kontakt aufgenommen. Nach deren offizieller Auskunft ist es möglich, und sogar wünschenswert, dass der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld auf 100 % des ursprünglichen Nettolohns aufstockt. Natürlich besteht dadurch der Anspruch auf Kurzarbeitergeld weiter.

    Sollte hier eine Änderung kommen, lesen Sie es auf unserem Blog.

    17. Könnten nur einzelne Abteilungen von einer Firma in Kurzarbeit gehen, oder müsste die ganze Firma in Kurzarbeit gehen?

    Es können auch nur bestimmte Abteilungen und Betriebsteile in Kurzarbeit gehen. Der Rest der Belegschaft kann regulär weiterarbeiten.

    18. Kann ich KUG auch für einzelne Mitarbeiter in Teams beantragen?

    Grundsätzlich ja. Sollte beispielsweise Mitarbeiter A 100% arbeiten und Mitarbeiter B 50%, bekommt Mitarbeiter B KUG iHv 50% und Mitarbeiter A das reguläre Entgelt.

    19. Kann die Arbeitszeit bei Kurzarbeit von Monat zu Monat verändert werden? Also Mitarbeiter A nimmt beispielsweise im April 50% KUG aber im Mai schon wieder 70% oder geht auf 0% runter?

    Ja, Sie können für jeden Monat variabel das KUG anpassen. Sie können beispielsweise für den April 100% beantragen und sobald Sie merken, dass die Auftragslage sich verbessert, für den kommenden Monat auf 75, 80, 50 % reduzieren. Auch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter können Sie variieren.

    20. Zur Anzahl der Beschäftigten, um auf die 10% zu kommen, werden die Minijobber und kurzfristig Beschäftigte mit eingerechnet, richtig?

    Informationen hierzu erhalten Sie auf der Anzeige über den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit.

    21. Ein Mitarbeiter soll für den April eine vereinbarte Lohnerhöhung bekommen. Für diesen Mitarbeiter haben wir KUG beantragt. Wie ist hier die Regelung?

    KUG erstattet grundsätzlich den Arbeitsausfall. Haben Sie eine Lohnerhöhung mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart, wird das KUG mit dem neuen Stundenlohn bzw. Gehalt abgerechnet.

    22. Es war geplant eine neue Mitarbeiterin zum 01.04. einzustellen - kann ich dies noch machen und für sie dann direkt mit 0 Stunden Kurzarbeit anmelden?

    Grundsätzlich besteht nur für Arbeitnehmer Anspruch auf Kurzarbeitergeld, wenn diese bereits vor der Anmeldung der Kurzarbeit in ihrem Unternehmen beschäftigt waren.

    Nur bei “zwingenden Gründen” ist es möglich, auch für neu eingestellte Mitarbeiter Kurzarbeitergeld beantragen zu können. Wir empfehlen bei solchen Fällen den direkten Kontakt zur Agentur für Arbeit.

    Anstellungsformen und Antrag auf Kurzarbeit

    23. Kann für Freiberufler im Unternehmen KUG beantragt werden?

    Nein, da es sich bei einem Freiberufler in ihrem Unternehmen nicht um einen Arbeitnehmer, sondern um einen Unternehmer handelt, kann für ihn kein Kurzarbeitergeld beantragt werden.

    24. Wie ist es mit unseren Praktikanten?

    Wenn der Praktikant nicht arbeitslosenversicherungspflichtig beschäftigt ist, bleibt dem Arbeitgeber nur die Möglichkeiten, nach Absprache die Stunden zu reduzieren oder ihn voll weiter zu beschäftigen und zu bezahlen.

    25. Können wir für Minijobber auch Kurzarbeit beantragen?

    Nein, Minijobber haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Grundsätzlich haben nur Personen Anspruch, die auch in der Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig beschäftigt sind, also keine Minijobber, keine Werkstudenten und keine weiter beschäftigten Rentner.

    26. Was ist wenn Provision ein ständiger Teil des Gehalts ist? Wie wird Kurzarbeitergeld hier berechnet? Mit Provision oder ohne?

    Wenn für einen Mitarbeiter, der auf Provisionsbasis beschäftigt ist und laufend Provision erhält, KUG beantragt wird, ist die Provision für KUG zu berücksichtigen. Bei diesen Arbeitnehmern wird der Durchschnitt der letzten drei Monate als laufendes Entgelt angenommen. So errechnet sich der Durchschnitt pro Stunde und das KUG wird entsprechend anteilig erstattet.

    27. Wie sieht es mit Midijobs aus?

    Midijobber sind sozialversicherungspflichtig beschäftigt, auch für sie kann KUG beantragt werden.

    28. Können auch angestellte Geschäftsführer in Kurzarbeit geschickt werden? Muss hierzu zwingend der Arbeitsvertrag per Gesellschafterbeschluss geändert/ergänzt werden (wenn es bisher keine KUG Regelung gibt)?

    Sozialversicherungspflichtige Geschäftsführer können prinzipiell in Kurzarbeit gehen. Es stellt sich natürlich die Frage, ob ein Geschäftsführer in der momentanen Situation wirklich weniger arbeitet... :-)

    Auch für ihn ist eine Vereinbarung über Kurzarbeit zu erstellen, oder der Arbeitsvertrag entsprechend anzupassen.

    29. Welche Leistungen erhält ein Azubi bei angeordneter Kurzarbeit?

    Es müssen zunächst Wege gefunden werden, den Azubi weiterhin zu beschäftigen. Bei angeordneter Kurzarbeit muss der Azubi noch 4 weitere Wochen sein volles Gehalt bekommen.

    Auszubildende bekommen ab einer gewissen Zeit KUG, allerdings gestaltet sich die Beantragung und Bewilligung etwas komplizierter.

    Nutzung von Urlaubstagen und Überstunden bei Kurzarbeit

    30. Freie Urlaubstage von Mitarbeitern sind noch vorhanden, aber es gibt vermutlich nicht mehr die Möglichkeit, diese auszuzahlen. Kann ich trotzdem KUG beantragen?

    Urlaubstage und Überstunden müssen vor Antrag auf Kurzarbeitergeld verwendet werden. Überstunden sind komplett “aufzubrauchen”, auch bei z.B. “nur” 5 Stunden. Das bedeutet, dass alle Überstunden, die der Mitarbeiter bisher geleistet hat, mit dem regulären Entgelt bezahlt werden müssen. Anschließend kann KUG für diesen Mitarbeiter beantragt werden.

    Wenn ein Mitarbeiter, wie im Beispiel, für den April noch 5 Überstunden hat, können Sie generell KUG für diesen Mitarbeiter für April beantragen. Die 5 Stunden werden dementsprechend berücksichtigt, anschließend greift das KUG.

    31. Wie verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer, der bereits in Kurzarbeit ist, Urlaub nimmt? Bekommt er dann die volle Lohnfortzahlung für die Urlaubstage oder greift hier auch das KUG?

    Der Urlaub, der in den KUG-Zeitraum fällt, muss voll vom Arbeitgeber übernommen werden.

    32. Was passiert mit dem Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr?

    Der Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr muss vor Beantragung von KUG nicht verwendet werden.

    💡Auch während KUG “erarbeitet” sich der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erholungsurlaub.

    Informationen für Eltern

    33. Kann für Arbeitnehmer in Elternzeit Plus (Teilzeit) auch KUG beantragt werden?

    Grundsätzliches: Sollte Ihr Arbeitnehmer vor der Elternzeit Kurzarbeitergeld beziehen, hat das keine Auswirkungen auf das Elterngeld.

    Sollte Ihr Arbeitnehmer sich bereits in Elternzeit befinden und im Rahmen des Elterngeldes in Teilzeit bei Ihnen weiterarbeiten, kann der Anteil der Stunden, die der Arbeitnehmer für das Unternehmen tätig ist, gekürzt werden und Kurzarbeitergeld ausgezahlt werden.

    34. Wenn aufgrund der Kinderbetreuung die Arbeitszeit (im Homeoffice) auf 50% reduziert wird - gibt es für solche Fälle Unterstützung vom Staat?

    Momentan besteht hier kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer Einbußen in Kauf nehmen muss.

    💡 Hier wird allerdings momentan eine Änderung des Infektionsschutzgesetzes diskutiert. Hierdurch kann es in Zukunft, auch für die Vergangenheit, noch zu einer Erstattung des Entgeltausfalls kommen.

    In einem ausführlichen Webinar haben wir wichtige Informationen rund um die Auswirkungen von Corona auf die Arbeitswelt für Sie zusammengefasst. Außerdem wurden knapp 70 Fragen von unserem Lohnabrechnungsexperten Robin Schmidt beantwortet. Die Aufzeichnung finden Sie unter folgendem Link.

    Sie sind bereits PayFit-Kunde und haben Fragen zu Kurzarbeit? Kontaktieren Sie uns gern über unser Help Center.

    Robin Schmidt

    Lohnabrechnungsexperte

    Tags