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Stellen wir uns die bürokratische Seite der Personalarbeit klischeehaft vor, kommen eventuell solche Bilder in den Kopf: Verträge, Details zu Gehaltsverhandlungen, Mitarbeiterdaten und vieles mehr – all das wird meist in Papierform in einem Ordner festgehalten.

Urlaubsanträge werden handschriftlich ausgefüllt, Änderungen mit Rotstift erledigt und das Ganze kommt dann in diesen Ordner...

...und wir könnten noch ewig so weitermachen. Die Frage ist nur: ist diese Arbeitsweise effizient?

Wir finden: Nein. Denn Personalverantwortliche sollten ihre Zeit besser nutzen, als im Kampf gegen Papierkram (was ja auch nicht so gut für die Umwelt ist 😉).

Generell wissen wir es ja alle: Die Digitalisierung ist als Megatrend bekannt. Eine Befragung von Ernst & Young von 2018 zeigt, dass digitale Technologien bei drei von fünf Firmen im Mittelstand bereits wichtiger Bestandteil des Geschäftsmodells sind.

Gerade der Mittelstand hat sich hier in den letzten Jahren stark entwickelt. Laut Digitalisierungsindex liegt das vor allem daran, dass Unternehmen sehen, dass sich digitales Engagement für sie auszahlt.

Halten wir also ganz generell einmal fest: Digitalisieren lohnt sich.

Aber wie digitalisiert ist denn Human Resources?

Auch wenn der ein oder andere Personaler hin und wieder in Nostalgie verfällt, eines ist klar: Die Digitalisierung krempelt auch die HR-Abteilungen ordentlich um. Und dabei sprechen wir nicht nur von der Digitalisierung in Hinsicht auf Dokumente wie Arbeitsverträge oder Krankmeldungen, es geht vor allem um die Vereinfachung von Personalprozessen.

Dennoch: bei unternehmensweiter digitaler Dokumentenverwaltung liegen Großunternehmen vorne. Bei 81% ist Zettelwirtschaft out. Im Gegensatz dazu arbeiten nur 11% des Mittelstands komplett mit digitalen Dokumenten. Und warum? Ein grundsätzliches Problembewusstsein für den Megatrend Digitalisierung ist also vorhanden, in den Unternehmen existieren allerdings kaum konkrete Vorstellungen zur Umsetzung, so Deloitte.

Digitalisierung in der Startup-Szene

Beim Blick auf die Startup-Szene wird schnell klar – hier ist die Digitalisierung allgegenwärtig, allein schon aufgrund der häufig gegebenen Möglichkeiten zum zeit- und ortsunabhängigen arbeiten. Das funktioniert aber auch nur, wenn Daten online gesammelt werden, denn nur so ist der schnelle und flexible Austausch möglich.

Das gilt auch für Bewerberdaten: "Die heftig umworbenen Digital Natives achten sehr genau darauf, wie sich ein Unternehmen im Bewerbungsprozess präsentiert", erklärt Dr. Jörg Gnamm, Co-Autor einer aktuellen HR-Studie. "Digitale Personalprozesse sind deshalb die beste Visitenkarte." Die Personalabteilungen vieler Startups scheinen das verstanden zu haben.

Wenn wir auf die Funktionsbereiche von Unternehmen schauen, in denen Digitalisierung besonders bedeutend ist, ist HR in der Studie auf dem vorletzten Platz gelandet. Das tut weh und wird nur noch „übertroffen“ vom Thema Strategieentwicklung. Wir halten fest: Da ist noch ordentlich Luft nach oben!

Deloitte sieht für Human Resources sogar die Chance eine digitale Organisation zu werden. So kann dank entsprechender HR-Tools aus einseitiger Mitarbeiterdokumentation sogar ein interaktives Mitarbeitererlebnis werden. 😊

Und die administrative Seite der Personalarbeit wird auch attraktiver - einfach weil die Tools so schön sind, sich intuitiv bedienen lassen und Spaß machen.

Welche Tools existieren da draußen?

Für das HR-Management gibt es mittlerweile allerlei Tools, die das Leben erleichtern sollen. So können Arbeitnehmer beispielsweise ihren eigenen Urlaub verwalten. Ein solches Tool bedeutet, dass die Zettelwirtschaft aus der Urlaubsplanung verbannt wird und die Anträge nur noch online erfolgen.

Das ist vor allem deshalb gut, weil wir aus eigener Urlaubspraxis wissen: Der Urlaub wird hin und wieder doch noch einmal verschoben. Ist er einmal genehmigt, dann passt es doch nicht mehr mit dem Urlaub der Frau oder des unmittelbaren Kollegen zusammen. Mit entsprechenden Tools kann das einfach online geregelt werden und sogar umständliche E-Mail-Verläufe der Vergangenheit angehören.

Schlaue HR-Tools können neben Urlaubszeiten außerdem verschiedene Arten von Abwesenheiten und die Arbeitszeiten der Arbeitskräfte erfassen. Und wenn wir konkreter werden: Über ein HR-Tool können beispielsweise auch Auslagenrückerstattungen digital abgewickelt werden. Oder – und da wird es schon wirklich ziemlich cool – Lohnabrechnungen komplett digital erstellt werden!

Für Mitarbeiter bedeutet das: kein Warten auf Briefe vom Arbeitgeber, kein versehentliches Öffnen der Lohnabrechnung des Kollegen und auch: Weniger Papierverschwendung zugunsten der Umwelt.

Für Personalverantwortliche bringen solche Tools außerdem extreme Zeitersparnis in Hinblick auf die Kommunikation zur monatlichen Lohnabrechnung – Lohnabrechnungsexperten hinter den Tools sei Dank!

Abgesehen davon, dass sich ziemlich viel automatisch über ein Tool abwickeln lässt und somit Schnittstellen vereinfacht werden, werden auch Fehlerquellen massiv reduziert.

Für Kollegen und Mitarbeiter heißt das vor allem eins: Sie sparen Zeit und Nerven und haben einen Kopf für die wirklich wichtigen Dinge im Arbeitsalltag.

Warum digitalisieren wir nicht gleich das ganze Recruiting?

Es ist auch möglich, dass ein ganzes Team aktiv über Teilnehmer bei Bewerbungsgesprächen abstimmt – und zwar komplett digital. Das kann vor allem dann eine Option sein, wenn Ihr Team sich in Recruiting-Prozessen außen vor fühlt und sie es in Bewerbungsprozessen ins Boot holen möchten.

All’ diese neuen digitalen Möglichkeiten im Human Ressource Management führen auch dazu, dass das Gesamtkonzept von HR strategischer wird als je zuvor. Denn Übersichten über alle Gehälter, Abwesenheiten oder den Urlaub aller Mitarbeiter sind teilweise in die Tools integriert.

Wie wählt man nun das richtige HR-Tool?

Gute Frage! Dort draußen wimmelt es gerade nur so von HR-Digitalisierungstools. Es sind so viele, dass man kaum eine Idee hat, welche davon einem wirklich nutzen und man sich schnell überfordert fühlt. Die alten Aktenordner wünschen wir uns dennoch nicht zurück. 😉

Unsere Head of People bei PayFit sagte dazu vor kurzem:

"Ich glaube, dass es derzeit einen Overload gibt, dass alles digitalisiert werden muss. Manchmal hat man das Gefühl, dass es einen nur noch mehr von der eigentlichen Arbeit abhält, weil es tausend Tools gibt, in die man irgendetwas eintragen muss, um den Überblick zu behalten."

Samira Helbig, Head of People PayFit GmbH

Den Überblick zu behalten ist eine Challenge, der wir uns stellen müssen, denn wir dürfen nicht vergessen: In ein paar Jahren werden die Hälfte der Arbeitskräfte Millenials sein. Und die wollen keine komplizierten Arbeitsprozesse, sondern intuitive Lösungen.

Darauf müssen sich Unternehmen, die am Markt bestehen wollen, vorbereiten.

Es heiß also: Let’s get digital!

Beim Erfolg kommt es auf die richtige Toolauswahl an. Und darauf, dass die Menschen in den entsprechenden Bereichen geschult sind, diese zu nutzen. Denn nichts ist destruktiver als so viele Tools, dass man hinterher eigentlich mehr Arbeit hat als vorher. Und im schlechtesten Fall sind diese dann nicht einmal vernetzt. PayFit bietet eine große Bandbreite an Funktionen und die persönliche Unterstützung von Lohnexperten. Denn erfolgreiche Digitalisierung geht nur, wenn Mitarbeiter auch wissen, wie sie ein Tool richtig benutzen können. Aber keine Sorge: wir legen extrem viel Wert auf intuitive Benutzbarkeit und holen Sie ab. Versprochen! 😊

Carina Schumacher Autorin bei PayFit

Carina Schumacher

Content Manager

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