Lohnabrechnung: Was Sie für den Jahreswechsel 2020-2021 wissen müssen

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Alle Änderungen im Überblick

  • 1. Das wichtigste zuerst: Schicken Sie Ihre Jahresmeldungen
  • 2. Die Bezugsgrößen steigen
  • 3. Änderungen durch das Jahressteuergesetz

Der Jahreswechsel und seine Gesetzesänderungen beeinflussen wie jedes Jahr Ihre Lohnabrechnungen und Planung für das anstehende Jahr. Auch für das kommende Jahr 2021 begegnen wir etlichen Anpassungen und Änderungen: Beispielsweise steigt der Mindestlohn gleich zweimal und der lang diskutierte Solidaritätszuschlag entfällt für fast 90% der ArbeitnehmerInnen.  

Machen Sie sich also mit den wichtigsten Neuregelungen vertraut, damit keine unschönen Überraschungen im neuen Jahr auf Sie warten. 

Die wichtigsten Änderungen für 2021 im Bereich Lohnsteuer und Sozialversicherung haben wir für Sie zusammengefasst.

Jahreswechsel für PayFit KundInnen:

Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite: Alle Änderungen der Berechnungsgrößen für den Jahreswechsel werden automatisch für Sie in der PayFit Software übernommen und wir schicken dann Ihre Meldungen. Sie müssen sich also um nichts kümmern. Ausnahmen sind lediglich mitarbeiterspezifische Werte wie beispielsweise der erhöhte Mindestlohn (siehe 2.4) oder die Mindestausbildungsvergütung (siehe 2.5). Diese müssen unter Gehalt der jeweiligen MitarbeiterInnen einfach im Account eingetragen werden, den Rest übernimmt dann wieder PayFit. 

In Ihrem Account finden sie auch noch einmal zu allen Punkten, an die sie in Ihrem speziellen Falle denken und aktiv werden müssen, eine individualisierte Check-liste. 

1. Das wichtigste zuerst: Schicken Sie Ihre Jahresmeldungen

Nach Ablauf eines Jahres müssen Sie als ArbeitgeberIn für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung und die Unfallversicherung pro MitarbeiterIn mit der folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung jeweils eine Jahresmeldung erstellen. Diese muss bis spätestens 15. Februar des Folgejahres an die zuständigen Stellen übermitteln werden.

Die Jahresmeldung entfällt jedoch größtenteils für eine/n MitarbeiterIn, wenn bis zum Jahreswechsel eine Unterbrechung oder eine Abmeldung erfolgt ist. Die Abmeldung bzw. Unterbrechung hat zur Folge, dass die Info über das Entgelt bereits den Kassen vorliegt. Lediglich die Jahresmeldung für die Unfallversicherung muss erstellt werden. Grund ist, dass ein Unternehmen verpflichtet ist, für jeden Beschäftigten, der versicherungspflichtig in der gesetzlichen Unfallversicherung ist und mindestens einen Tag in 2020 beschäftigt war, eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 92 einzureichen.

Wichtig für PayFit-KundInnen: 

Sollten Sie bis einschließlich Dezember diesen Jahres Ihre Lohnabrechnungen mit PayFit durchführen, übernimmt PayFit die Jahresmeldungen für Sie. Sollten Sie allerdings erst ab Januar nächsten Jahres Ihre Lohnabrechnung über PayFit abwickeln, ist Ihr vorheriger Dienstleister in der Pflicht. 

Für die im ersten Absatz erwähnte Jahresmeldung an die Unfallversicherung: Damit PayFit diese Meldung für Sie verschicken kann, geben Sie bitte an, ob es Beschäftigte gibt, die in diesem Jahr mindestens einen Tag bei Ihnen beschäftigt waren und vor Abrechnungsstart mit PayFit ausgeschieden sind.

2. Die Bezugsgrößen steigen

Es zeichnet sich der Trend ab, dass fast alle gesetzlichen Rechengrößen im kommenden Jahr steigen. Ausgenommen sind Sozialversicherungsbeiträge: Durch das Konjukturprogramm "Sozialgarantie 2021" werden die Sozialversicherungsbeiträge bis 2021 bei maximal 40% stabilisiert. Die Anpassung der restlichen gesetzlichen Rechengrößen an die neuen Werte für 2021 erfolgt dann wie gehabt. 

Dazu zählen folgende Größen: 

2.1 Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen 

Unter Beitragsbemessungsgrenzen versteht man grundsätzlich Einkommensobergrenzen. Bis zu diesen Grenzen sind ArbeitgeberInnen verpflichtet, das Bruttoentgelt ihrer MitarbeiterInnen zur Berechnung der Versicherungsbeiträge heranzuziehen. Sprich, der Wert, der über der Beitragsbemessungsgrenze liegt, ist nicht mehr beitragspflichtig. 

Ab 01.01.2021 steigen diese und für MitarbeiterInnen, aber ArbeitgeberInnen entsteht eine höhere Beitragsbelastung.

Das bedeutet in Zahlen:

  • die Beitragsbemessungsgrenze der Kranken- und Pflegeversicherung steigt von 4.687,50 € auf 4.837,50 €. 
  • die Beitragsbemessungsgrenzen West und Ost in der Renten- und Arbeitslosenversicherung steigen von 6.900 € auf 7.100 € (West) bzw. von 6.450,00€ auf 6.700 € (Ost). 

Vermeiden Sie Nachzahlungen:

Denn bei Nichtbeachten der angestiegenen Beitragsbemessungsgrenzen werden für MitarbeiterInnen zu geringe Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge abgeführt. Dies kann dann in der nächsten Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen führen. 

2.2 Die Jahresarbeitsentgeltgrenzen steigen

Die derzeitigen Jahresarbeitsentgeltgrenzen (JAE) sind notwendig, um die Versicherungspflicht der MitarbeiterInnen sowie ArbeitgeberInnen zu prüfen. Auch diese steigen 2021.

Folgende zwei Jahresarbeitsentgeltgrenzen erhöhen sich:

  1. Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze (gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten) steigt von 62.550 € auf 64.360 €.
  2. Die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze (für ArbeitnehmerInnen, die wegen Überschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze am 31.12.2002 privat krankenversichert wurden) steigt von 56.250 € auf 58.050 €.

Dies bedeutet, das Entgelt ist entscheidend: 

Zum Jahreswechsel ab dem 1.1.2021 sind MitarbeiterInnen in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungsfrei, wenn das Jahresentgelt in 2019 die Jahresarbeitsentgeltgrenzen von 2020 überschritten hat und ihr geschätztes Jahresarbeitsentgelt 2021 die erhöhten Jahresarbeitsentgeltgrenzen 2021 ebenfalls überschreitet.

Bitte beachten: 

Wenn das Jahreseinkommen für das Jahr 2021 geltende Jahresarbeitsentgeltgrenzen nicht mehr überschreitet, ist der/die MitarbeiterIn wieder versicherungspflichtig. Eine unwiderrufliche Befreiung der Versicherungspflicht ist natürlich auf Antrag des Mitarbeitenden weiterhin möglich. 

Vermeiden Sie Nachzahlungen

Es ist wichtig, dass Sie die Jahresentgeltgrenzen im Auge behalten, damit es nicht zu kostspieliger Verwirrung kommt. Wenn MitarbeiterInnen die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten, werden sie in der Krankenversicherung versicherungsfrei. Sie werden jedoch unmittelbar wieder versicherungspflichtig, wenn ihr Entgelt die aktuelle Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschreitet. Das kann oftmals passieren, wenn wie jetzt zum 01.01.2021 die Jahresarbeitsentgeltgrenze steigt. 

2.3 Ermittlung der Lohnsteuer

Zur Ermittlung der Lohnsteuer müssen Anpassungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie das Entfallen des Solidaritätszuschlags ab einem bestimmten Jahreseinkommen beachtet werden. 

Das bedeutet: 

  • Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung steigt für das Jahr 2021 von 1,1% auf 1,3%.
  • Der Solidaritätszuschlag wird ab 2021 nicht mehr erhoben, wenn das Jahreseinkommen unter 73.000 €  als alleinstehende und 151.000 € als verheiratete Person liegt. 

2.4 Der Mindestlohn steigt gleich zweimal in 2021

Eine gute Nachricht für alle Lohnempfänger: Die Mindestlohnkommission hat beschlossen, den derzeitigen Wert von 9,30€ brutto pro Zeitstunde bis zum 1. Juli 2022 in mehreren Schritten auf 10,45 €  zu erhöhen. 

Das bedeutet für 2021:

Der Mindestlohn steigt in diesem Jahr zweimal: zum 01.01.2021 auf 9,50 € und zum 01.07.2021 auf 9,60 €

Bitte beachten:

Die Ausnahmen zum gesetzlichen Mindestlohn bleiben weiterhin bestehen. Das heißt, ausgenommen sind Auszubildende, PraktikantInnen in einem Schul- oder Hochschulpraktikum und Langzeitarbeitslose, die sich in den ersten sechs Monaten ihrer neuen Arbeit befinden. 

2.5 Eine Mindestausbildungsvergütung wird eingeführt

Auszubildende bekommen 2021 mehr Entlohnung. Ab dem 01.01.2021 gilt für Auszubildende im 1. Lehrjahr in tariflich nicht gebundenen Betrieben ein Mindestlohn von 550 € statt 515€. Dieser steigt im 2. Lehrjahr um 18%, im 3. Lehrjahr auf 35% und im 4. Lehrjahr auf 40%.

2.6 Anpassungen der Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkünfte

Grundlegend werden Sachbezüge bei ArbeitnehmerInnen und Auszubildende neben den Sozialversicherungsbeiträgen aus dem Arbeitsentgelt berechnet. Auch hier tut sich 2021 etwas: Wenn Sie für das kommende Jahr als ArbeitgeberIn Zusatzleistungen für Ihre MitarbeiterInnen einplanen, müssen Sie die ab 01.01.2021 in Kraft tretenden Sachbezugswerte für die Ermittlung der Lohnsteuer und  Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge nutzen. 

Hier finden Sie die genauen Pauschalen (Werte von 2020 in Klammern):

PayFit

Bitte beachten:

Sie müssen bereits ab dem ersten Abrechnungszeitraum mit den neuen amtlichen Sachbezugswerten rechnen, auch wenn im Arbeitsvertrag des Mitarbeitenden unterschiedliche Werte stehen oder ein Tarifvertrag eine andere Größe vorsieht. Denn sollte Ihr Unternehmen mit den alten bzw. falschen Werten abrechnen, ist das ermittelte steuer- und beitragspflichtige Entgelt der/s MitarbeiterIn nicht korrekt.

Gut zu wissen:

Erhält Ihr/e MitarbeiterIn für die Verpflegung/Unterkunft statt des Sachbezugs eine Barvergütung, muss der Betrag als Arbeitsentgelt berechnet werden. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn der Barbetrag höher als der Sachbezugswert ist. Ist der Barbetrag geringer oder nur vorübergehend statt des Sachbezugs angesetzt, rechnen Sie weiter mit den amtlichen Sachbezugswerten.

2.7 Anpassungen im Meldeverfahren

Alle Sozialversicherungs- und Steuermeldungen werden an die Anforderungen des gesetzlichen Meldewesens für 2020 im kommenden Jahr angepasst. Dazu gehören:

  • DEÜV : die Abschaffung von Mehrfachbeschäftigungkennzeichen
  • Fehlende Jahresmeldungen: ab 01.01.2021 können Krankenkassen die Jahresmeldungen elektronisch anfordern (gilt nicht für geringfügig Beschäftigte). 
  • Die elektronische Bestätigung der Krankenkassenmitgliedschaft ersetzt die Mitgliedsbescheinigung in Papier (Achtung, auch hier: gilt nicht für geringfügig Beschäftigte)
  • Das A1-Verfahren wird auf BeamtInnen, Mitarbeitende im öffentlichen Dienst & “gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigte” ArbeitnehmerInnen erweitert 

2.8 Der Umlagesatz Insolvenzgeld steigt

Der Umlagesatz für das Insolvenzgeld steigt für 2021 von 0,06 % auf 0,12 %

3. Änderungen durch das Jahressteuergesetz

 Anfang September 2020 hat die Bundesregierung den Entwurf für das Jahressteuergesetz beschlossen. Im Bereich der Lohnsteuer sind dabei folgende Änderungen geplant:

3.1 Arbeitgeberzuschüsse zum Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld

Derzeit sind, um die wirtschaftlichen Folgen des Coronavirus abzufangen, Arbeitgeberzuschüsse zum Kurzarbeitergeld und zum Saison-Kurzarbeitergeld bis zu 80% des Unterschiedsbetrages zwischen dem Soll- und Istentgelt (§ 3 Nr. 28a EStG). Diese Regelung war bisher auf 12 Monate befristet.  

Durch die beschlossene Verlängerung können Betriebe, die bereits Kurzarbeit eingeführt haben oder diese bis 31.12.2020 beantragen, auf die staatlichen Zuschüsse bis zu insgesamt 24 Monate zurückgreifen, bis aber maximal zum 31.12.2020. 

Das bedeutet zusammenfassend weiterhin: 

  • bei kinderlosen MitarbeiterInnen beläuft das Kurzarbeitergeld sich auf 60% des eigentlichen Nettolohns (mit Kinder auf 67%)
  • bei 50% (oder mehr) Kurzarbeit steigt der Prozentsatz für ein/e MitarbeiterIn wie folgt: 
  • ab dem 4. Monat auf 70% (mit Kind/Kindern auf 77%)
  • ab dem 7. Monat auf 80% (mit Kind/Kindern 87%)

Gut zu wissen:

Da aufgrund von Covid-19 in der ersten Jahreshälfte viele Kitas und Schulen schließen mussten, war es Eltern nur eingeschränkt möglich, ihrer Arbeit nachzugehen. Um abhängig vom Infektionsgeschehen auf mögliche Einschränkungen in diesem Bereich besser reagieren zu können, wurde Folgendes festgelegt:  Eltern von Kindern unter 12 Jahren verfügen ab sofort bis zu 20 Wochen Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn die Betreuung der eigenen Kinder fehlt. Die Regelung schließt zur Unterstützung auch ältere behinderte Kinder mit ein. Die beschäftigten Eltern erhalten für den jeweiligen Zeitraum 67% ihres Verdienstausfalls mit einem Höchstsatz von 2.016 €. Dieser Betrag wird von ArbeitgeberInnen ausgezahlt, welche in Vorleistung gehen. Der Erstattungsantrag muss dann bei der zuständigen Landesbehörde gestellt werden.  

3.2 Einführung der Mobilitätsprämie

Als Ergänzung zur Entfernungspauschale wird ab 2021 die Mobilitätsprämie eingeführt. Das heißt, Pendler, die aufgrund ihres geringen Einkommens keine (Lohn-)Steuern zahlen, können zu der erhöhten Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer eine sogenannte Mobilitätsprämie auswählen.

Die Entfernungspauschale wird in diesem Zuge angehoben: Ab dem 21. Kilometer wird sie befristet vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2026 von 0,03 € auf 0,35 € erhöht. Dadurch erhöht sich der pauschal zu versteuernde Anteil bei der Fahrtkostenerstattung und 0,03 % bei Firmenwägen. 

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

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