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Die vereinfachte Antwort auf die Frage wäre, weil wir Digitalisierung für uns nutzen können - vor allem als Unternehmen. 

👉🏻 Was damit gemeint ist: 

Das Jahr 2000: ein Fax ist nichts Unübliches, Überweisungen erfolgen am Bankschalter und für die Lohnabrechnung sind Steuerberater:innen zuständig.

Knapp 20 Jahre später, 2021: Wir senden wichtige Dokumente via E-Mail, überweisen Geld online und eine kurze Frage an Kolleg:innen geht dank Desktop Applikationen auch ganz einfach. Nur für die Lohnabrechnung scheinen wir noch nicht im digitalen Möglichkeitsraum angekommen zu sein: Steuerberater:in oder Lohnbüro führen immer noch für Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch. Was bedeutet: keine digitalen Abläufe, manueller Datenaustausch und Excel Listen. 

Gerade für kleinere Unternehmen birgt das Selbermachen der Lohnabrechnung enormes Potenzial. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem Mythos, warum Steuerberater:innen immer die verlässlichste Option für Unternehmen sei und schauen uns an, warum das Selbermachen mit Lohnabrechnungssoftwares immer beliebter wird. 

Warum Steuerberater:innen?

Bevor wir tiefer einsteigen, ist es wichtig zu erwähnen: Wir sind nicht hier, um das Berufsfeld der Steuerberater:innen zu ersetzen oder zu diskreditieren. Ganz im Gegenteil sie können eine clevere Erweiterung im digitalen Lohnabrechnung Orchester bilden. Dazu später mehr. 

💡 Was machen Steuerberater:innen eigentlich?

Der Beruf umfasst verschiedene Fachgebiete, wie beispielsweise Steueroptimierung oder Wirtschaftsprüfung. Jede/r Steuerberater:in ist dabei Spezialist:in in bestimmten Bereichen. Sie übernehmen neben der Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Beratung zur Steueroptimierung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Steuererklärungen, auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Jedoch stellt es nicht das Kerngeschäft der Steuerberater:innen, wie es die Jobbezeichnung erahnen lässt, dar. Man kann soweit gehen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung als eigenständiges Spezialgebiet betrachten, das die entsprechende Ausbildung des Lohnbuchhalters mit sich bringt. Große Unternehmen verfügen beispielsweise in ihrer Personalabteilung über eigene Fachkräfte, um Personalaufgaben wie die Lohnabrechnung intern abzuwickeln. 

Lohnabrechnung klingt erst einmal sehr komplex. Nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen Berührungsängste mit dem Thema haben. Oftmals entscheiden sich kleine und mittelgroße Unternehmen aber auch aus Gewohnheit und vermeintlichem Pragmatismus dafür die Lohnabrechnung im Angebotspaket von Steuerberater:innen in Anspruch zu nehmen. Ohne dabei zu wissen, wie viel diese Leistung am Ende kostet und ob es für das eigene Unternehmen eine effizientere Lösung gibt. Oft wird der Abstimmungsprozess und die Abhängig zur dritten Partei dann erst in der täglichen Arbeit sichtbar. 

Was spricht für eine neue Lösung

“Menschen sind Gewohnheitstiere.”- was sehr vereinfachend klingt, zeigt sich in der Praxis oft deutlich. Oftmals hinterfragen wir Prozesse im Hinblick auf ihre Effizienz weniger, desto länger wir mit ihnen arbeiten. Aber klar: Da eine interne Umstellung von Arbeitsprozessen für Unternehmen immer mit Zeit und Kosten verbunden ist, sollte eine Entscheidung natürlich auch nicht leichtfertig getroffen werden. Das heißt, bevor man sich für eine neue Lösung entscheidet, sollte man sich ausreichend über die Vor- und Nachteile informieren.

Doch was sind die Hauptgründe für den Wechsel von einer Steuerberater:in geführten Lohnabrechnung zu einem spezialisierten Anbieter bzw. Software für Lohnabrechnung?

✅ Echtzeit als Standard 

Was guten Service heute ausmacht, hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten klar verändert. Wo wir noch längere Bearbeitungs- und Antwortzeiten gewohnt waren, befinden wir uns jetzt in einer Zeit, in der wir Aufgaben in wenigen Klicks erledigen können. Eine digitale Welt, in der Prozesse in Echtzeit nicht nur gewünscht, sondern gefordert werden. 

Auslagern bedeutet in der Praxis meistens viel Papierkram, unsichere Excel Tabellen und langatmige Abstimmungswege via E-Mail, Telefon oder sogar Brief. Dadurch wird Lohnabrechnung immer noch mit langen und komplizierten Prozessen verbunden.

Steuerberater:innen führen die Lohnabrechnung überwiegend manuell über herkömmliche Excel Tabellen, veraltete Systeme oder Softwares wie DATEV, die Fachwissen fordern, durch. Kurz Gesagt: es kostet mehr Zeit, Nerven und oftmals mehr Geld als es sollte.  

✅ Mehr Handlungsspielraum

Die Kontoverwaltung ist nicht nur zu einem Modewort geworden, sondern zeigt ganz deutlich was Digitalisierung verbessert: Dienstleister und Verbraucher rücken näher zusammen. Das heißt der Endverbraucher erhält mehr Transparenz und Handlungsspielraum über den bezahlten Service. Das bedeutet dann natürlich auch mehr Flexibilität und Kontrolle. Einfach mal die Arbeitsstunden oder den Boni einer Mitarbeiterin ändern? Was mit Steuerberater:in Mailverkehr bedeutet,  funktioniert mit einer Lohnabrechungssoftware in wenigen Klicks.  

Ein zeitgemäßer Anspruch: Der Dienstleister führt die Lohnabrechnung korrekt jeden Monat durch. Das Produkt ist durchweg gesetzeskonform und gewährt Datensicherheit. Gleichzeitig werden wichtige unternehmerische Faktoren wie eben Handlungsspielraum und Kontrolle mitgedacht.

Die Anfänge der COVID-19-Pandemie zeigten das sehr deutlich. Im Bereich Kurzarbeitergeld mussten Produkte und Dienstleister die gesetzlichen Beschlüssen in Echtzeit abbilden. Für Unternehmen waren dann digitale Echtzeit Änderungen aufgrund des sehr dynamischen Personalmanagement unabdingbar.

✅ Transparenz auf allen Ebenen

Auch Transparenz scheint immer mehr dem Buzzword-Bingo zu verfallen. Dabei kann Transparenz in der Lohnabrechnung sehr viele Bereiche betreffen: Prozesse, Kosten und Daten. Wenn ein Unternehmen Steuerberater:innen für die Lohnabrechnung einsetzt, verliert es oft an Transparenz in diesen Kerngebieten. 

Prozess: Generell ist das manuelle Hin und Her mit Steuerberater:innen für selbst kleinste Änderungen lästig und zeitraubend. Da sich sowohl das Unternehmen selbst, wie auch Mitarbeiterprofile im ständigen Wechsel befinden, sind Änderungen jedoch auf der Tagesordnung. Durch die manuelle Datenübermittlung und -verarbeitung können ebenso Fehler entstehen. Das Feststellen und Beheben dieser Fehler wiederum kann dann kostspielig und zeitintensiv sein. Eigentlich möchten sich Unternehmen aber mit dem Auslagern der Lohnabrechnung absichern, dass alles korrekt erledigt wird.

Kosten: Steuerberater:innen stellen häufig die aufgewendete Zeit in Rechnung, was sich wiederum natürlich auf die Kosten auswirkt. Oftmals ist dies aber schwer nachvollziehbar, weil man am Ende für das Arbeitspaket zahlt. Mehr Preistransparenz erhält man, wenn man bei einen Dienstleister auf Grundlage der Anzahl von Mitarbeiter:innen (mit Grundpreis je nach Funktionen) zahlt. Das bedeutet am Monatsende keine bösen Überraschungen und feste Budgetplanung. 

Daten: Sobald die Daten an den/die Steuerberater:in übermittelt wurden, hat man wenig Einsicht was ab diesem Punkt damit passiert. Sollten Daten bei einer Mitarbeiterin falsch eingetragen sein, kann es zu eigentlich vermeidbaren Fehlern kommen. Für Unternehmen ist es aber nicht möglich einzusehen, an welcher Stelle falsche Daten liegen. Sprich Fehler haben nur ein kleines Zeitfenster, um während des jeweiligen Abrechnungslaufs korrigiert zu werden. 

Auch oft übersehen, ist die Einhaltung der Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO). Demzufolge müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse und der Umgang mit Daten den geltenden Anforderungen entsprechen. Leider sind viele Unternehmen unabsichtlichen Verstößen ausgesetzt, indem vertrauliche Informationen per E-Mail an Steuerberater:innen weitergeben werden und man nicht weiß, wie diese dann verwaltet und verarbeitet werden. Auf der sicheren Seite wäre man mit dem selbst Eintragen und Ändern in datenschutzkonforme Benutzerkonten von Lohnabrechnungssoftwares. Doch auch hier lohnt sich bei der Auswahl des Dienstleisters ein Augenmerk auf Datenschutz zu legen.

🚀 Mit PayFit Lohnabrechnung einfach selber machen 

Acht von zehn Unternehmen, die zu PayFit wechseln, geben an mit ihrer vorherigen Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Steuerberater:in oder Lohnbüro nicht zufrieden gewesen zu sein. 

Von PayFit profitieren all Ihre Mitarbeiter:innen: Sie können verschiedene Zugänge an Administratoren und Manager:innen, vergeben, um Personalaufgaben unkompliziert abzuwickeln. Wichtig ist uns eine Software, die intuitiv zu bedienen ist- auch ohne Fachwissen. Änderungen wie Arbeitsstunden oder Boni sind jederzeit und von überall aus machbar.  Und auch Mitarbeiter:innen haben Zugang zum eigenen Mitarbeiterbereich, in dem Lohnzettel eingesehen werden oder auch Abwesenheiten oder Auslagen beantragt werden können. 

So wollen wir vor allem kleinen und mittleren Unternehmen helfen, interne Prozesse unkompliziert zu digitalisieren. Wir sind dabei immer an Ihrer Seite: In einem personalisierten Training richten wir gemeinsamen mit Ihnen Ihr Konto ein und zeigen Ihnen alles Wichtige. Sollten Sie dann doch mal eine Frage zur Abrechnung oder anderen Funktionen haben, stehen Ihnen PayFit Experten persönlich zur Verfügung. 

Mit unserer einfachen Lösung die Lohnabrechnung selbst zu machen und dabei nicht alleine zu sein, lösen wir den Mythos "Lohnabrechnung ist kompliziert und nervig" auf. Wir reduzieren Komplexität der Lohn - und Gehaltsabrechnung und damit verbundenen Personalaufgaben auf eine Weise, die unserem digitalen Zeitalter entspricht. Dabei bieten wir Ihnen was Sie brauchen: Service, Komfort, Handlungsspielraum und Sicherheit.

PayFit und Steuerberater:innen - ein starkes Team 

Wie wir bereits erwähnt haben, auch wir sind von den unternehmerischen Vorteilen von Steuerberater:innen überzeugt. Sich für PayFit zu entscheiden, ist keine Entscheidung gegen Ihre/n Steuerberater:in. Deshalb Sie für Ihr PayFit Konto verschiedene Zugänge, die Sie vergeben können: für Administratoren, Manager:innen, aber auch für den/die Steuerberater:in. 

Die Administratorrolle ist dabei quasi die höchste Zugriffsebene und ermöglicht es die Rollen und Rechte anderer Nutzer:innen im Adminbereich zu verwalten. Die Rolle von Steuerberater:in (oder Buchhalter:in) ermöglicht nur den Zugriff auf benötigte Dokumente, Berichte und Informationen des Unternehmens. Dadurch ermöglichen Sie Ihrem/r Steuerberater:in sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. So können Sie Hand in Hand mit Ihrem Steuerberater und PayFit Lohnabrechnung so einfach wie möglich machen. 

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie PayFit zur Verbesserung der Gehaltsabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens beitragen kann? Buchen Sie eine Demo bei einem unserer Produktexperten.

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

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