Krankmeldung von Mitarbeitern: Was muss ich als Arbeitgeber wissen?

Aktualisiert am
  • Mein Mitarbeiter ist krank – worauf Arbeitgeber nun achten müssen
  • Krankheitsdauer und ärztliche Attests
  • Regelungen zur Entgeltfortzahlung
  • Sonderfall: Abwesenheit aufgrund von Quarantäne und Entgeltfortzahlung
  • Sonderfall: Handlungen im Fall von COVID-19
  • Kündigung im Krankheitsfall
  • Gesundung im Krankheitsfall: wann muss der Arbeitnehmer zur Arbeit erscheinen?
  • Selbstverschuldete Erkrankung und die Schuld Dritter
  • Sonderfall: Kind krank
  • Kommunikation: Regelungen in Unternehmen
  • Was muss von Arbeitnehmerseite beachtet werden?

Wer krank ist, sollte nicht arbeiten. Aber welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen gibt es und wie handhabe ich Krankmeldungen als Arbeitgeber?

Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Krankmeldung von Mitarbeitern. Diese gelten immer, auch im Fall der aktuellen Entwicklungen bezüglich COVID-19.

Mein Mitarbeiter ist krank – worauf Arbeitgeber nun achten müssen

Nicht nur für einen Angestellten ist es oftmals ärgerlich, wenn die eigene Gesundheit nicht mitspielt – auch für den Arbeitgeber hat es diverse Auswirkungen. Doch worauf muss besonders Acht gegeben werden?

Wann und wie sollte sich der Arbeitnehmer krank melden?

Wenn Arbeitnehmer krank sind, lässt sich dies meist nicht ändern. Wichtig ist in diesem Fall, dass der Arbeitgeber unvermittelt informiert wird.

Ihr Mitarbeiter ist gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen als Arbeitgeber mitzuteilen, wenn er arbeitsunfähig ist. Das sollte möglichst schon vor Arbeitsbeginn erfolgen. Zudem sollte der Arbeitgeber darüber informiert werden, wie lange man voraussichtlich nicht arbeitsfähig ist. Es gibt keine gesetzliche Grundlage darüber, in welcher Form eine Krankmeldung zu erfolgen hat. In jedem Unternehmen kann dies also individuell geregelt sein.

Verankert ist das im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) im Paragraphen 5. Dort heißt es: „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“

Wird eine Erkrankung nicht schnellstmöglich mitgeteilt, kann der Arbeitgeber dem Angestellten zum Beispiel eine Abmahnung erteilen.

Einige Firmen setzen eine Krankmeldung per Telefon voraus, in anderen Firmen kann man sich auch per E-Mail oder gar per WhatsApp melden, wenn man nicht arbeitsfähig ist.

Krankheitsdauer und ärztliche Attests

Wann muss der Arbeitnehmer zum Arzt?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Arztes wird in Deutschland generell ab dem dritten Krankheitstag erforderlich und muss am vierten Tag beim Arbeitgeber vorliegen. Wer also nur zwei Tage krank ist, braucht in den meisten Fällen keinen Arzt aufsuchen.

💡Hinweis: Jedes Unternehmen kann hier andere Regelungen durchsetzen. Ist im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten, dass ab dem ersten Krankheitstag ein Attest vorzulegen ist, muss der Arbeitnehmer dann auch zum Arzt und sich krankschreiben lassen.

In den meisten Arbeitsverträgen ist klar angegeben, wann der Arbeitgeber ein Attest vom Arzt erwartet.

Wie muss das Attest beim Arbeitgeber eingereicht werden?

Es gibt keine Vorgaben, auf welche Weise man eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) beim Arbeitgeber einzureichen hat. Wichtig ist lediglich, dass diese dem Arbeitgeber innerhalb der entsprechenden Fristen – bei einer Erkrankung von mehr als drei Tagen spätestens am vierten Krankheitstag – beim Arbeitgeber eingeht.

Sicherlich kann man die AU vorab per WhatsApp an den Chef schicken, das Original muss aber ebenfalls vorliegen. Dafür eignet sich der Postweg. Eine persönliche Abgabe ist natürlich auch möglich, insofern der Arbeitnehmer nicht hoch ansteckend ist (gerade in Coronazeiten ein wichtiger Faktor).

Muss der Arbeitnehmer die Diagnose mitteilen, wenn er krank ist?

Nein, ein Angestellter muss nicht mitteilen, woran er erkrankt ist. Das ist – außer bei meldepflichtigen Erkrankungen – seine Privatsache. Wichtig ist allerdings, dass er dem Arbeitgeber mitteilt, wie lange er ungefähr krank ist.

Regelungen zur Entgeltfortzahlung

Die Lohnfortzahlung muss bei einer langwierigen Erkrankung für volle sechs Wochen erfolgen. Innerhalb dieser Zeit steht dem Angestellten sein volles Gehalt zu.

Im Anschluss erfolgt die Lohnfortzahlung durch die Krankenkasse des Arbeitnehmers.

⚠️ Eine Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber besteht jedoch bei neu aufgenommenen Beschäftigungen erst nach 4 Wochen.

Auch im Fall einer Infektion mit COVID-19 gilt diese Regelung.

Sonderfall: Abwesenheit aufgrund von Quarantäne und Entgeltfortzahlung

Eine Besonderheit bei der Entgeltfortzahlung betrifft die Quarantäne:

Sollten Sie als Arbeitgeber im Arbeits- oder Tarifvertrag den §616 BGB (und damit die Entgeltfortzahlungs-Verpflichtung) ausgeschlossen haben, erhält der Arbeitnehmer Leistungen nach dem Infektionsschutzgesetz (§§ 56 und 57).

Der Arbeitgeber fungiert hier als Auszahlungsstelle und bekommt den Betrag nach Antrag (zzgl. der SV-Abgaben) vom zuständigen Gesundheitsamt erstattet. Weitere Informationen zur Quarantäne haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Sonderfall: Handlungen im Fall von COVID-19

Im Jahr 2020 wird es vermehrt zu Krankmeldungen und auch entsprechenden Maßnahmen kommen: Denn das Coronavirus hat uns fest im Griff.

Für den Fall einer Erkrankung oder eines Verdachtsfalls in Ihrem Kollegenkreis gibt es drastische Auswirkungen. Sollte sich ein Mitarbeiter mit COVID-19 infiziert haben, muss dieser in sofortige Isolation. Das bedeutet meistens: Zuhause bleiben.

Der Arbeitgeber muss sofort benachrichtigt werden und die Kollegen informiert werden, denn es besteht eine Meldepflicht. Außerdem stellt der Hausarzt in der Regel eine Krankschreibung aus und das Gesundheitsamt verhängt eine Quarantäne. Alle Regelungen im Fall einer Quarantäne finden Sie in unserem Blogartikel.

Es muss herausgefunden werden, welche Kollegen, Kunden, Mandanten oder Patienten Kontakt zum Angestellten hatten. Diese Personen sollten sich ebenfalls testen lassen oder selbst isolieren.

Anschließend müssen Sie als Arbeitgeber entscheiden, wie Kollegen vor einer weiteren Ausbreitung des Virus geschützt werden – beispielsweise durch Arbeit im Homeoffice, bezahlte Freistellung oder auch die Schließung des Betriebs.

Kündigung im Krankheitsfall

Eine Kündigung aufgrund häufiger Krankmeldung ist möglich. Sie können einen Mitarbeiter entlassen, wenn dieser zu oft krank ist und nicht zur Arbeit erscheint. Eine Erkrankung geht nicht mit Kündigungsschutz einher, auch wenn dies oft angenommen wird.

Eine ordentliche Kündigung ist daher auch bei (mehrfacher) Erkrankung möglich.

Vor allem bei Mitarbeitern, die mehr als sechs Wochen im Jahr krank sind, kann auch die Krankheit selbst ein Kündigungsgrund sein, wenn in Zukunft keine Besserung in Sicht ist.

Gesundung im Krankheitsfall: wann muss der Arbeitnehmer zur Arbeit erscheinen?

Auf einem ärztlichen Attest ist zumeist die voraussichtliche Krankheitsdauer vermerkt. Das Wort „voraussichtlich“ ist dabei relevant. Denn: Ist der Arbeitnehmer schon früher wieder fit, muss er auch wieder arbeiten. Das Attest dient lediglich als ungefähre Orientierung, am Ende entscheiden allerdings die Tatsachen.

💡 Heißt konkret: Wer bis Freitag krankgeschrieben wurde, am Donnerstag aber wieder gesund ist, muss auch am Donnerstag und Freitag wieder arbeiten. Der Nachteil liegt hier allerdings beim Arbeitgeber. Denn oftmals ist es nicht nachzuweisen, dass ein Mitarbeiter schon früher wieder vollständig genesen ist.

Selbstverschuldete Erkrankung und die Schuld Dritter

Wurde der Mitarbeiter durch eigenes Verschulden krank – zum Beispiel durch gefährlichen Extremsport 🧗‍♀️– kann es sein, dass der Anspruch auf Lohnfortzahlung erlischt. Viele Unternehmen haben für derartige Situationen einen Rechtsbeistand und können sich entsprechend beraten lassen.

Eine zusätzliche Regelung gibt es, wenn der Angestellte durch Dritte verletzt oder arbeitsunfähig wurde. Dann kann die Lohnfortzahlung auf den Dritten übertragen werden. Dieser muss dann außerdem auch den Arbeitsausfall ausgleichen.

Sonderfall: Kind krank

Sollte das Kind eines Ihrer Mitarbeiter erkranken oder, wie aktuell, die Betreuung durch die Schulen oder KiTas nicht gegeben sein, muss der Arbeitnehmer selbst für die Betreuung des Kindes sorgen. Die elterliche Fürsorgepflicht hat somit auch Vorrang vor dem Arbeitsverhältnis.

Nach Paragraf 45 SGB V muss ein Attest vom Kinderarzt vorliegen und das Kind jünger als zwölf Jahre sein, damit das Fernbleiben von der Arbeit gestattet ist. Generell gilt:

- Bei verheirateten Paaren: Pro Elternteil und pro Kind besteht ein Anspruch auf zehn Kinderkrankentage im Jahr.

- Bei Alleinerziehenden: Einzelpersonen stehen 20 Tage pro Kind zu, bei mehr als zwei Kindern liegt die Obergrenze bei insgesamt 50 Tagen.

- Bei unheilbarer Krankheit des Kindes: Hier haben beide Elternteile unbegrenzten Anspruch auf unbezahlten Urlaub.

Bei einer Krankheit des Kindes, welche nichts mit den aktuellen Corona-Fällen zu tun hat, greifen die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber ist generell nicht zu einer Entgeltfortzahlung für den Fall “Kind krank” verpflichtet.

Bei der Entgelfortzahlung im Corona-Fall gilt:

Generell ist der Arbeitgeber hier zur Entgeltfortzahlung verpflichtet – es kann aber auch sein, dass in den Arbeitsverträgen der Paragraf 616 BGB ausgeschlossen ist. Dieser regelt die Entgeltfortzahlung bei vorübergehender Verhinderung, also auch der Quarantäne.

In diesem Fall greift jedoch wieder der Paragraf 45 SGB V, in dem der Anspruch auf Kinderkrankengeld verankert ist.

Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer trotzdem das Kind betreuen und der Arbeit fern bleiben kann. Das Kinderkrankengeld beträgt in der Regel 70 Prozent des Bruttoverdienstes, maximal aber 90 Prozent des Nettoverdienstes. Für den Bezug muss der Arbeitnehmer das Attest des Kinderarztes bei der Krankenkasse und beim Arbeitgeber vorlegen.

Generell ist es in diesem Punkt wichtig, in den direkten Austausch mit Ihren Mitarbeitern zu gehen. Auch wenn es die Möglichkeit für Home Office in Ihrem Unternehmen geht, ist die gleichzeitige Betreuung und konzentriertes Arbeiten häufig nur eingeschränkt möglich.

Fragen Sie direkt, welche Möglichkeiten der Mitarbeiter braucht, um beides unter einen Hut zu kriegen (flexiblere Arbeitszeiten, andere Priorisierung der Aufgaben etc.).

Kommunikation: Regelungen in Unternehmen

Wie bereits erwähnt, ist eine konsistente und offene Kommunikation zu Krankmeldungen, Attesten und den Regelungen bei Krankheit des Kindes essentiell für die gelungene Zusammenarbeit.

💡Daher unsere Tipps:

1. Halten Sie in den Arbeitsverträgen fest, wie im Krankheitsfall von Mitarbeitern zu handeln ist.

2. Integrieren Sie konkrete Richtlinien für den Krankheitsfall außerdem in das Onboarding neuer Mitarbeiter: So sind diese von Anfang an gut abgeholt.

3. Inhaltlich sollten diese Richtlinien unter anderem folgendes klären:

- Bei wem melde ich mich krank? Muss ich es irgendwo eintragen, der HR-Abteilung Bescheid geben?

- Wie soll die Krankmeldung erfolgen (telefonisch, E-Mails, Slack etc.)?

- Bis wann muss ich mich morgens krankmelden?

4. Legen Sie die schriftlichen Richtlinien so ab, dass sie für alle zugänglich und leicht zu finden sind. Ein Aushang ist eine Möglichkeit, noch wichtiger ist allerdings die digitale Speicherung der Informationen.

5. Achten Sie darauf, dass die Regelungen eingehalten werden und sensibilisieren Sie Ihre Kollegen dafür – im Falle der Nichteinhaltung sollten auch entsprechende Konsequenzen gezogen werden (Achtung: legen Sie auch diese vorher fest).

6. Achten Sie auch darauf, dass Mitarbeiter, die krank sind und dennoch zur Arbeit erscheinen, wieder nach Hause gehen. Ihre Kollegen sind zwar alle erwachsen und sollten es selbst einschätzen können: Dennoch besteht die Gefahr, dass sie andere Kollegen anstecken oder die Krankheit “verschleppen” und somit länger ausfallen, als nötig.

Was muss von Arbeitnehmerseite beachtet werden?

Der Arbeitnehmer sollte alle Richtlinien, die das Unternehmen vorgibt, einhalten und sich im Zweifelsfall lieber einmal zu viel an den Manager oder die HR-Abteilung wenden.

Ebenso wichtig sind teaminterne Absprache zur Krankmeldung: Sage ich meinem gesamten Team Bescheid, wie gehe ich mit Terminen um, kann jemand meine Arbeit übernehmen? So sind Ihre Kollegen meistens noch im Betrieb und müssen Ihre Aufgaben erledigen. Es kann daher ratsam sein, sich schnellstmöglich um eine Vertretung zu kümmern, falls es dringende Aufgaben gibt, die zu erledigen sind.

Den Kollegen oder die Kollegin kann man beispielsweise kurz anrufen und darum bitten, sich um entsprechende Anliegen zu kümmern. Heutzutage, wo WhatsApp-Gruppen mit Kollegen keine Seltenheit sind, ist diese Art der Absprache eine praktische Alternative.

Wenn allerdings festgehalten ist, welche Regelungen es für Ihr Unternehmen gibt und die Dokumentation sogar digital erfolgen kann, sind schonmal die größten Hürden genommen. In diesem Sinne: Gute Besserung! 😊

Wir haben weitere Artikel zum Thema COVID-19 verfasst und möchten Arbeitgebern so gut es geht zur Seite stehen:

Kurzarbeit in Zeiten von Corona – was Sie nun wissen müssen

Corona: Abwesenheit durch Quarantäne und Auswirkungen auf das Entgelt

Corona: die wichtigsten Informationen für Arbeitgeber

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