Work from Anywhere: Unsere Antwort auf den Wandel der Arbeitswelt

2020 hat viele Unternehmen und deren interne Organisation vor neue Herausforderungen gestellt. Auch bei PayFit haben sich die Arbeitsbedingungen verändert und unsere Anpassungsfähigkeit wurde auf den Prüfstand gestellt.

 

Obwohl die letzten Monate also nicht immer einfach waren, konnten wir auch viele neue Erfahrungen sammeln und diese in eine verbesserte und flexiblere Arbeitsorganisation umwandeln. Welche Fragen wir uns dabei gestellt haben, welche Learnings wir aus dem Lockdown mitnehmen konnten und wie wir “Work from Anywhere” bei PayFit umsetzen, haben wir im Folgenden kurz zusammengefasst. 

PayFit

Agile Arbeitsweisen als Startvorteil

 

Als Erstes ist es wahrscheinlich wichtig, kurz unsere Ausgangssituation zu erklären. PayFit wurde 2016 in Paris gegründet, um Lohnabrechnung und HR zu digitalisieren. In unserem deutschen Büro in Berlin Kreuzberg arbeiten 45 PayFiterInnen. Neben dem Hauptsitz in Paris gibt es auch Büros in London und Barcelona. Obwohl wir also quasi schon immer über mehrere Standorte verteilt sind, waren (und sind) wir kein “Remote First” Start-up. Das Büro war als Arbeitsort, aber auch als sozialer Treffpunkt ein wesentlicher Teil der Unternehmenskultur. 

Allerdings war uns Flexibilität für unsere Mitarbeiter schon immer von Bedeutung. Es gab von Anfang an die Option einmal pro Woche aus dem Home-Office zu arbeiten oder im Rahmen von Kernarbeitszeiten auch selbst zu bestimmen, wann der Arbeitstag startet beziehungsweise endet. 

Ein weiterer Vorteil für uns - unser digitales Produkt und unsere agile Arbeitsweise. Aufgrund verschiedener internationaler Standorte war unsere Kommunikation bereits vor Corona überwiegend digitalisiert (wir nutzen Slack und Zoom) und auch Dokumentation von Wissen und Prozessen wurde schon immer dezentral über Notion geregelt. 

Der Lockdown im März 2020 war aber auch für uns erstmal eine Umstellung. Noch vor offiziellen Anweisungen von Behörden beschlossen wir alle internationalen und so auch das deutsche Büro zu schließen. Die Gesundheit unserer Teams stand für uns an oberster Stelle. Alle PayFiterInnen arbeiteten ab sofort zu 100% im Home-Office. 

PayFit

Learnings aus dem Lockdown 

Wir hatten tatsächlich kaum Zeit für eine langsame Eingewöhnungsphase im Lockdown, denn aufgrund der corona-bedingten Änderungen am Arbeitsmarkt hat sich für unser Team der Arbeitsaufwand im März und April signifikant erhöht. Doch die Produktivität der MitarbeiterInnen hat dadurch nicht gelitten. Ganz im Gegenteil - dank digitaler Arbeitsweisen und Kommunikation sowie einem starken Fokus auf wenige, relevante Projekte hat sich der Output der Teams eher gesteigert. So konnten wir beispielsweise Gesetzesänderungen in der Software selbst schnell anpassen und ein komplett neues Feature für Kurzarbeitergeldberechnung in Rekordzeit umsetzen. Mit einem klaren gemeinsamen Ziel (unseren Kunden in der Corona-Zeit so gut wie irgendwie möglich zur Seite zu stehen) und regelmäßiger, transparenter Kommunikation konnte also selbst der Lockdown unserer Produktivität nichts anhaben. 

Während der Monate im Lockdown konnten wir klar sehen, dass unsere Teams auch außerhalb einer eher konventionellen Büroumgebung effektiv und produktiv arbeiten können.

Firmin Zocchetto, Co-Founder und CEO 

Und noch etwas ist uns aufgefallen - unsere MitarbeiterInnen waren im Home-Office großteils sehr zufrieden. Hauptsächlich aufgrund größerer Freiheiten und mehr Selbstbestimmung bei der Wahl von Arbeitsort sowie Arbeitszeiten. PayFiterInnen konnten ein Arbeitsumfeld wählen und gestalten, indem sie sich am produktivsten fühlen. Und damit auch am zufriedensten.  

Bei den ganzen positiven Auswirkungen ist es aber auch wichtig nicht zu vergessen, dass vor allem 100% Home Office nicht für alle funktioniert. Die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen sind schlicht zu divers dafür. Wir hatten unter anderem auch KollegInnen, die berichteten, sich sozial isoliert zu fühlen. Das Team immer ausschließlich über den Bildschirm zu sehen und nicht mal eben schnell gemeinsamen Mittagessen gehen zu können, war für viele schwierig. 

Als wir uns konkretere Gedanke zu einem neuen Arbeitskonzept bei PayFit machten, war es für uns entscheidend, auch diese Aspekte nicht außen vor zu lassen. 

PayFit

Unser Ansatz: Work from Anywhere

Basierend auf den Learnings im Lockdown haben unsere drei Gründer viel über die zukünftige Gestaltung des Arbeitsumfeldes bei PayFit nachgedacht und das gesamte Unternehmen dazu eingeladen, sich an der Diskussion zu beteiligen. Wir haben also eine interne Umfrage gestartet und die Ergebnisse waren recht eindeutig: 

💡 91% der PayFiterInnen wären mit einer flexibleren Remote-Policy zufriedener.

💡 79% der PayFiterInnen fühlen sich mit mehr Flexibilität produktiver.

💡 78% der PayFiterInnen können sich vorstellen, außerhalb des Arbeitsortes zu leben. 

Wir wollten einen Schritt weiter gehen, indem wir den Mitarbeitenden dauerhaft die Wahl lassen zu entscheiden, wie sie arbeiten wollen.

Firmin Zocchetto, Co-Founder und CEO 

Und damit hatten wir eigentlich alle Informationen, die wir brauchten. Im Lockdown haben wir bewiesen, dass wir auch remote und flexibel unsere Leistung bringen können. Durch einzelne Gespräche mit MitarbeiterInnen und den Daten aus der Umfrage war jetzt also auch klar, dass mehr Flexibilität auch wirklich gewünscht ist. Es war Zeit für ein neues Konzept.

Was ist Work from Anywhere? 

Kurz - unsere MitarbeiterInnen können sich aussuchen, von wo und wann sie arbeiten. 

Durch Work from Anywhere steht es unseren MitarbeiterInnen frei, jederzeit ins Büro zu kommen. Das Büro ist dabei ein Arbeitsort wie jeder andere. PayFiterInnen können sich aber auch dafür entscheiden, außerhalb unserer Standorte zu wohnen und zu arbeiten. Zudem gibt es die Möglichkeit, für eine gewisse Zeit im Jahr ins Ausland zu gehen. Mehr Freiraum in der Wahl des Arbeitsortes brachte ebenfalls mehr Flexibilität im Bezug auf Arbeitszeiten. In der Gesamtheit war es uns jedoch wichtig, klare Grundregeln mit allen MitarbeiterInnen zu teilen. 

Natürlich kommen hier erst mal viele Fragen auf. Kann ich auch mal um 7 Uhr starten und dafür um 16 Uhr Schluss machen? Wie soll das Onboarding für neue MitarbeiterInnen aussehen? Genau dafür ist es wichtig, Grundregeln festzulegen. Diese haben wir in unserem Work from Anywhere Playbook festgehalten. Das soll zu einem die Zusammenarbeit stärken, zum anderen auch klare Erwartungen setzen. 

Wichtig hierbei ist, dass dieses Regelwerk (Playbook) noch lange nicht “fertig” ist. Wir lernen immer noch ständig dazu und erweitern unsere Richtlinien mit neuen Beispielen. 

Hier ein kleiner Einblick in unser “Work from Anywhere Playbook”:

🤔 Frage: Von wo kann ich arbeiten? 

👉 Eine professionelle Arbeitsumgebung ist Grundvoraussetzung.

👉 Produktives Arbeiten muss gewährleistet sein. 

👉 Arbeiten aus einem anderen Land ist begrenzt und nur in Absprache mit dem Manager möglich. 

🤔 Frage: Wie kann ich mir meine Arbeitszeit einteilen?

👉 Customer First: Teams mit direktem Kundenkontakt haben geregelte Arbeitszeiten, um bestmöglichen Service für unsere Kunden zu gewährleisten. 

👉 Team First: Wir wollen weiterhin produktiv zusammenarbeiten können. Daher werden Kernzeiten innerhalb der Teams anhand gemeinsamer Bedürfnisse definiert. Verfügbarkeit für Meetings muss zu diesen Zeiten gegeben sein. 

PayFit

Work from Anywhere in der Praxis - was wir bis jetzt gelernt haben

Uns ist bewusst, dass eine solche Neuerung des Arbeitsmodells gewisse Risiken birgt. So kann es sein, dass sich nicht alle Mitarbeitende mit dieser Arbeitsweise identifizieren können.

Daher war es uns besonders wichtig, vorab und in der Phase der Einführung die bestehende und sehr geschätzte Unternehmenskultur durch interne Strukturen und Teamrituale weiter zu stärken. Wie oben erwähnt arbeiten wir zwar bereits mit digitalen Kommunikationstools, wir wollen aber auch den sozialen Austausch digital besser fördern. Durch regelmäßige digitale E-Coffees kommen zum Beispiel MitarbeiterInnen teamübergreifend für eine kurze Pause zusammen. Auch durch online Events für das Team haben wir erste Schritte gemacht. Uns ist aber bewusst, dass wir hier noch viel lernen können und den direkten Kontakt mit KollegInnen auch nie komplett ersetzen werden können. 

Daher kam auch die Grundentscheidung, dass unsere Büroräume bleiben. Auch wenn wir uns für mehr Flexibilität entschieden haben, sind unsere Büroräume ein Teil des Work from Anywhere Gedankens. Sie bieten Platz für fokussiertes Arbeiten sowie sozialen Austausch. Das Büro ist ein Arbeitsort wie jeder andere, es gibt also eine Balance zwischen Büroalltag und individuellen Bedürfnissen.

Realistischerweise werden wir uns allerdings nur noch sehr selten alle zur gleichen Zeit im Büro aufhalten. Über die Sommermonate, als unser Büro geöffnet war, haben wir das bereits gemerkt. In Deutschland haben wir daher beschlossen, unsere Büroräume zu verkleinern. Wir sitzen zwar immer noch in unserem ursprünglichen Zuhause, dem Umspannwerk in Kreuzberg, seit 1. Oktober allerdings in kleineren Räumlichkeiten. Die Berliner Zeitung hat dazu übrigens einen kurzen Artikel verfasst.  

Als Unternehmer haben wir die Aufgabe, neue Modelle zu schaffen, insbesondere in Krisenzeiten. Wir müssen solche Momente als Chance für Beschleunigung und Innovation betrachten und nicht nur als Hindernisse auf unserem Weg.

Firmin Zocchetto, Co-Founder und CEO 

Wir wollen die neue Flexibilität nicht nur in unsere eigene Unternehmens DNA einweben, sondern vor allem unseren MitarbeiterInnen diese neue Facette unserer Philosophie so verständlich wie möglich gestalten. Deshalb ist es für uns im HR-Team wichtig, dass wir als PayFit Team organisch in diese neuen Strukturen wachsen. Hierzu gehört vor allem, die Stimmungen in den Teams einzufangen und auf diese proaktiv einzugehen. 

Unser Fazit bisher: die ersten Schritte sind wir bereits gegangen, aber nun geht es darum erste Erfahrungswerte zu sammeln, schauen was funktioniert schon sehr gut und wo wir gegebenenfalls noch mal Dinge verändern müssen. Klar ist aber, wir wollen nicht nur über flexiblere Arbeitsplätze reden, sondern diese auch aktiv mitgestalten. Dabei stehen wir wie gesagt gerade am Anfang, aber wir eins merken wir jetzt schon - der Mut lohnt sich!

PayFit

Samira Helbig

Head of People

Das könnte Ihnen auch gefallen

Flexibilität wird zum Grundbedürfnis: Mobilität in der neuen Arbeitswelt

Remote, flexible Arbeitsplätze, Reisen – Mobilität ist in der heutigen Zeit bedeutender denn je. Damit einher geht die Flexibilität: Wir zeigen eine Alternative zu fixen Monatsabos und Co.!

Digitale HR-Prozesse - von der Stellenausschreibung zum zufriedenen Teammitglied

Bei den 100 wichtigsten Tagen der Stellenbesetzung kommt es darauf an, die richtige Kommunikation zu nutzen und die richtigen Partner an Bord zu haben. Von der Candidate Experience in digitalen Zeiten.

Wie digital ist Ihr HR-Management?

Wie kann die digitale Transformation Ihres Arbeitsalltags gelingen? Lesen Sie, wie Sie sich die Digitalisierung zu Nutze machen können und welche Tools Ihnen mehr Flexibilität bieten.

Ich möchte Neuigkeiten zu HR, Lohnabrechnung und Digitalisierung erhalten.
PayFit