Cómo calcular los días de vacaciones en una empresa

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¿Hay alguna palabra más bonita que "vacaciones"? Nosotros decimos no. No obstante, gestionar las vacaciones y cuadrar con los compañeros puede convertirse en un gran reto si no se hace de la forma adecuada: hay que tener buena organización y además, realizar un buen cómputo de los días que son vacaciones que corresponden a cada trabajador según el convenio y el contrato de trabajo de cada empleado.

Normalmente se dice que las vacaciones son un tipo de permiso retribuido y representan el derecho que tiene todo trabajador a disfrutar de un tiempo de descanso que debe ser remunerado por el empleador.  Sin embargo, eso no es cierto ya que las vacaciones son un descanso retribuido. Y de hecho, cuando estás de vacaciones no puede solaparse con los permisos retribuidos.

En este artículo te lo contamos todo sobre el derecho de disfrutar de las vacaciones y entramos en detalle en la mejor manera de gestionar los días de vacaciones de todos tus empleados realizando el cálculo de las vacaciones de manera correcta. 

  • Cálculo de los días de vacaciones en una empresa
  • ¿Cómo se pagan los días de vacaciones en una empresa?
  • Cómo cuadrar las vacaciones de tus empleados
  • Vacaciones y ERTEs
  • Por qué usar un software para la gestión de vacaciones

Cálculo de los días de vacaciones en una empresa

Para calcular las vacaciones hay que tener en cuenta el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, el cual regula los días de vacaciones y establece las siguientes normas:

  1. Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.
  2. Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.
  3. Los empleados dispondrán de un periodo de al menos 30 días de vacaciones en una empresa por año trabajado.
  4. Las vacaciones en una empresa no disfrutadas sólo podrán pagarse en dinero cuando se resuelve el contrato de trabajo (por la circunstancia que sea, baja laboral, despido, fin de contrato, jubilación, paso a incapacidad permanente, etc.)

¿Cómo calcular los días de vacaciones en una empresa?

Cuando se dice que al menos existen 30 días de vacaciones por año trabajado, nos referimos a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos.

Si queremos saber cuántos días de vacaciones tenemos por mes trabajado, simplemente hay que realizar un cálculo muy sencillo:

  1. Vacaciones según días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
  2. Vacaciones de días laborales: 22 días laborables al mes/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes

Este es el mínimo legal que en ningún caso pueden obviar las empresas, sino que únicamente podrá ser modificado para introducir mejoras para el trabajador.

¿Cómo se pagan los días de vacaciones en una empresa?

Las vacaciones siempre tienen que ser pagadas y disfrutadas, lo que no se puede hacer es sustituir el disfrute por una compensación económica.

Las vacaciones son remuneradas y su retribución es parte del salario. Tu recibes tu salario en 12 mensualidades, una de ellas es el mes de vacaciones.

Además, las vacaciones no son acumulables de año en año. Pero existen algunas excepciones: se permite acumularlas por ejemplo en una situación de baja por incapacidad temporal de larga duración, nacimiento y cuidado del menor o similares.

 

Cómo cuadrar las vacaciones de tus empleados

Todo el mundo quiere y debe irse de vacaciones, pero es sabido que en determinados meses del año, la demanda de vacaciones es mayor: navidades, Semana Santa, verano... Uno de los mayores retos de los responsables de equipos y de RRHH en estas temporadas es cómo cuadrar las vacaciones para todo el mundo esté satisfecho con sus días.

No obstante, en muchos convenios vienen reglas específicas sobre cómo fijar vacaciones como por ejemplo: “las vacaciones tienen que llevarse a cabo entre el 1 de junio al 30 de septiembre”.

Aquí nuestros 4 consejos clave para cuadrar las vacaciones de tus empleados sin complicaciones:

  • Antelación: Cuánto antes sepas que días estarán fuera tus empleados, antes podrás empezar a planificar como cubrirle y tener una previsión del año.
  • Orden de prioridad: Establecer un orden de prioridad puede ser la mejor manera de establecer un método fijo que se cumpla cada año y evitar los malentendidos. Aunque lo habitual es hacerlo por antigüedad, nuestros expertos de RRHH recomiendas adaptar el sistema de a las necesidades de la plantilla, por ejemplo: si la mayoría de la plantilla son jóvenes sin hijos, no tiene sentido que la prioridad sea por paternidad.
  • Transparencia: La transparencia es la mejor forma de evitar preguntas como "¿Cuántos días me quedan de vacaciones? ¿La segunda semana de agosto ya está pillada?" Se transparente y pon siempre a la mano de tus empleados su recuento de vacaciones o un calendario donde aparezcan las vacaciones solicitadas por sus compañeros.
  • Digitalización: La palabra “excel” ha hecho temblar a muchos responsables de RRHH durante muchos años. Por suerte, ahora existen software de SIRH como PayFit que ayudan con la organización de las vacaciones y otros asuntos de gestión del personal.

Vacaciones y ERTEs

El mundo está volviendo a la normalidad, pero por desgracia muchos empleados todavía sufren las consecuencias de la pandemia, y los ERTEs son un buen ejemplo de ello. ¿Y qué pasa con las vacaciones de las personas que han sido afectadas por un ERTE?

El estar afectado por un ERTE puede repercutir en la paga extra y el número de días de vacaciones los que se tiene derecho durante el año y a la cuantía de la retribución que perciben los trabajadores, dependiendo de si las medidas aplicadas son de suspensión de contrato o reducción de jornada. 

Consulta todo lo que debes saber en el siguiente artículo:

ERTEs: vacaciones y paga extra

ERTES: Pagas extra y vacaciones

El haber estado afectado por un ERTE durante el 2020 y 2021 puede impactar tanto sobre la cuantía de la citada paga extra de verano, como sobre el número de días de vacaciones. Te lo contamos todo sobre el ERTE, vacaciones y pagas extra.

Por qué usar un software para la gestión de vacaciones

Existen diferentes herramientas destinadas al departamento de recursos humanos que facilitan una serie de tareas, entre ellas, destacan las herramientas de gestión de vacaciones.

Es hora de dejar atrás las hojas de cálculo tradicionales ya que pueden presentar muchos errores ya que no tienen en cuenta muchos aspectos en el cómputo de las vacaciones: se necesita una actualización constante, no se refleja en la nómina mensualmente, no hace que se envíen correos recordatorios a los empleados...

PayFit tiene en cuenta todo tipo de ausencias según cada convenio colectivo. La herramienta de gestión de vacaciones que ofrecemos en PayFit involucra a trabajadores y a managers por lo que podrás tener una visión global del calendario vacacional de toda la empresa.

Cada empleado puede realizar las solicitudes de vacaciones y ausencias desde su espacio empleado. Y lo más importante, te aporta muchos beneficios:

1 La importancia de la visión global en el cálculo de las vacaciones

PayFit y su módulo de vacaciones están adaptados para gestionar todo tipo de ausencias y las vacaciones de los empleados. El software muestra quién ha solicitado vacaciones y  en qué días. Los RRHH pueden estar al tanto de quién está y quién no para poder tener una visión global del personal de la empresa.

2 Optimizar el tiempo en la gestión de vacaciones

El objetivo del software de gestión de vacaciones es optimizar el tiempo. Hasta ahora, este tipo de tareas se realizaban con excel y se necesitaba actualización constante. Con PayFit, si un empleado se ausenta queda reflejado en el recuento de horas trabajadas. El administrador únicamente tendrá que aceptar o rechazar las solicitudes de vacaciones que mandan los empleados.

3 Organización de todos los días de vacaciones de los empleados

Como hemos comentado esta es una de las funciones más tediosas para el departamento de recursos humanos y una de las más importantes para gestionar este año 2021. El software actúa como una herramienta organizativa y puede gestionar todo tipo de ausencias para que después, el cómputo total se vea reflejado en la nómina. ¡En efecto! También podrás solicitar las bajas laborales desde la misma aplicación.

En definitiva, puede que las vacaciones para este 2021 no sean como siempre, ¡pero siguen siendo vacaciones! Aprovéchalas de la mano del mejor software de gestión de vacaciones.

Júlia Larrosa

PayFit

Júlia Larrosa

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