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¿Te parece que la gestión de la nómina es una tarea particularmente engorrosa y que consume mucho tiempo en tu vida diaria?

Tener en cuenta las ausencias, días festivos, los bonos, los ticket restaurante de todos tus trabajadores o luego tener que editar todas las nóminas con esta información para finalmente proceder con las transferencia de los salarios... puede llegar a ser una tarea confusa.

Tantos son los procesos que incluye la generación y la gestión de la nómina que se ha tenido que buscar una solución para automatizar estas tareas, por ejemplo, un software.

Un software que, a ser posible, no solo incluya nóminas y todo lo relacionado con su edición, sino también las declaraciones sociales y una visión más global de los RRHH. Y aquí es cuando llega el principal beneficio de un software de nóminas: poder dedicar tu tiempo a tu equipo y a tareas de más valor añadido.

Pero...¿cómo elegir el mejor software de nómina?

El propósito de este artículo es ofrecerte una guía completa para que puedas hacer una elección final de tu software de nómina. Y para ello, respondemos las dudas principales que te puedan surgir:

    ¿Qué soluciones de gestión de nómina están disponibles en 2020?

    ¿Sientes que el simple hecho de elegir el software de nómina adecuado para tus necesidades es un proceso tan complejo como el de administrar la nómina en sí?

    No te preocupes, te guiaremos para tomar esta decisión. El primer paso en tu elección es una pregunta muy simple: ¿deseas externalizar o internalizar la nómina?

    Las diferencias entre estas opciones pueden no ser obvias. Veamos la diferencia 👇

    Externalizar la gestión de nóminas: la gestoría tradicional

    La subcontratación de tu nómina implica recurrir a un proveedor de servicios fuera de la empresa, generalmente una gestoría tradicional que se encarga de estas cosas. Ellos se encargarán de las diferentes acciones relacionadas con tu nómina: realizar las nóminas como tal, establecer las retenciones del IRPF y de la Seguridad Social y las declaraciones sociales de cada año, pero también gestionar la llegada de un nuevo empleado, su salida de la empresa, las posibles modificaciones de su contrato, etc.

    Ya sean los RRHH, CFO o CEO, el responsable de llevar las tareas administrativas y financieras de la empresa, tendrán una relación muy estrecha con la gestoría tradicional que os lleve todo el tema laboral.

    💡 De media, las empresas que han externalizado sus tareas administrativas con una gestoría tradicional hablan con ellos de 1 a 5 días por mes para realizar intercambios de información o para resolver dudas y errores.

    💡 Además, el coste de generar una nómina es de alrededor de 29 euros. A esta cantidad se agregan los honorarios que le debes pagar a la gestoría por su gestión.

    ⚠️ El coste de una gestoría tradicional es relativamente alto, y a menudo hay muchos cambios. Además, los cambios que se tengan que aplicar a las nóminas solo se pueden hacer hasta una determinada fecha del mes. Y normalmente, no son actualizaciones en tiempo real por lo que cualquier modificación se debe notificar a la gestoría para que apliquen los debidos cambios.

    Internalizar la gestión de la nómina: un recurso humano o digital

    Un equipo dedicado a la gestión de nóminas

    Este método de gestión de la nómina te va a permitir, a nivel interno de la empresa, mantener el control de las nóminas y de todos los cambios a realizar. La función de este profesional será recopilar información sobre la nómina, elaborar todos los recibos de pago de los empleados y presentar declaraciones de impuestos sociales o anuales.

    ⚠️ Todas estas acciones, llevadas a cabo sin software de automatización de nómina, monopolizan una cantidad significativa de tu vida diaria. Esto implica el dominio de las regulaciones y la información relacionada con la gestión de la nómina, lo que puede implicar:

    👉 O bien contratar formación continua para las personas que no seán 100% especialistas en nóminas ni temas laborales;

    👉 O contratar un perfil experimentado, especialista en gestión de nóminas, que rara vez suele ser una prioridad en las PYMES.

    Un software de nóminas

    La administración de la nómina a través de un software especializado te permitirá, por un lado, tener una visibilidad clara de tu nómina y de la de todos los trabajadores de la empresa y, por otro lado, automatizar una serie de procesos.

    Un software de nóminas online centraliza toda la información de la empresa y de sus empleados. Por lo tanto, te permitirá, con sólo unos pocos clics, completar el recibo de la nómina, administrar contribuciones y tener control sobre todas las solicitudes (ausencias, vacaciones...) que realizan los empleados.

    Otra de las principales características es la usabilidad de esta herramienta. Un software de nóminas es fácil de usar ya que es una solución digital que no requiere de una amplia formación y además puede ser accesible para diferentes perfiles dentro de una empresa.

    Para dominar un software de nóminas como el de PayFit necesitarás simplemente un par de horas. Un software de nóminas que va a permitir a todos los miembros de la empresa centrarse en las tareas de valor añadido que realmente importan para el desarrollo de la empresa y tener, a su misma vez, toda la vida laboral de la empresa y de los trabajadores centralizada en una plataforma online de fácil acceso.

    "Además de facilitar las tareas administrativos dentro del marco legal que nos corresponde, ahora tengo una mejor accesibilidad y comprensión de lo que sucede en mi empresa y en mi relación con la administración pública".

    Jacquelin Becheau la Fonta, CEO y Co-founder, PayLead, 18 empleados

    ¿Por qué internalizar tus nóminas con un software de nóminas es la mejor opción?

    Proximidad, coste y automatización: el software de nómina online ayuda a mantener el control de todas tus nómina, mientras ahorras mucho tiempo.

    La herramienta de nóminas te permite, en un tiempo récord y a un coste menor, administrar todas tus nómina en línea de la A a la Z y tener acceso a una gran cantidad de información.

    Con el software de nóminas, puedes modificar tus recibos de sueldo (ausencias, vacaciones, cupones de restaurantes, bonus, actividad parcial, etc.) hasta el último minuto y con unos pocos clics.

    Esta es la solución más adecuada para las PYMES ya que no requiere la contratación de un experto en nómina.

    “Antes de usar PayFit, pasamos mucho tiempo enviando la información correcta a gestoría. Ahora es simple, el software está preparado para varias tareas: nóminas, informes de gastos, gestión del tiempo de trabajo... Todo está integrado directamente en la nómina, sin errores ".

    Alexandre Paepegaey, CEO, Privateaser, 110 empleados

    Los aspectos que se valoran en un software de nómina para este 2020

    La complejidad de la nómina es elevada. La mayoría de gente no comprende sus nóminas a final de mes: si se les ha aplicado el bonus mensual, si se les han reembolsado sus gastos profesionales, por que retienen esto en IRPF o en Seguridad Social...

    Un software de nóminas permite detallar de manera automática cada una de las variables que forman parte de la nómina y modificarlas y reportarlas siempre que sea necesario.

    Es esencial comprender qué módulos y funcionalidades forman cada software de nóminas, y cuáles son las características esenciales que necesitas tú para poder gestionar la vida laboral de la empresa en la que trabajas. Más adelante veremos cuáles son las características esenciales de un software para la gestión de las nóminas pero las claras tendencias para este 2020 son:

    La desmaterialización para la gestión de la nómina


    Cuando hablamos sobre la desmaterialización nos referimos a que pasamos de crear nóminas y gestionar trámites administrativos a automatizar la generación de las nóminas para cada mes y a olvidarnos de los intercambios con las organizaciones públicas sobre los diferentes informes y archivos a presentar. Esta desmaterialización para la gestión de la nómina incluye algunas ventajas:

    - reducción de errores en la creación de nóminas;

    - la trazabilidad de los intercambios con las administraciones públicas;

    - acceso a los documentos en cualquier lugar y momento.

    Por lo tanto, es importante que la herramienta de gestión de nóminas que vayas a usar ofrezca esta desmaterialización y quede todo registrado de manera digital.

    "Ahora, tengo una herramienta única en la que puedo introducir todos mis datos administrativos: puedo gestionar mi nómina, a los empleados y al tiempo que dedicamos a nuestros proyectos desde donde sea ".

    Elsa Darquier, directora de recursos humanos, Big Mamma, 500 empleados

    El SaaS


    SaaS, o Software as a Service: las herramientas de gestión de nómina se caracterizan por un modelo de negocio diferente del software con licencia. Los SaaS son un servicio que ofreces para otras empresas. Los usuarios (administradores y empleados) acceden a este servicio simplemente a través de un navegador web seguro y los detalles de inicio de sesión de cada persona, sin tener que descargar ningún software. Por lo tanto, es posible que se conecten donde y cuando lo deseen, sin necesariamente usar su computadora profesional.

    "PayFit es de fácil acceso, puedo usarlo en cualquier lugar donde tengamos conexión a Internet y sin tener que tener ningún conocimiento previo de la legislación laboral o la nómina"

    Mélissa Di Mascio, RRH, Erys Group, 277 empleados

    ¿Qué tipo de software de nóminas necesito para mi empresa?

    El software de nómina es una herramienta informática que automatiza la nómina. Algunas plataformas también ofrecen administrar todos los procesos relacionados con los recursos humanos: establecer ausencias y vacaciones, monitorear el tiempo de trabajo, informes de gastos, etc. Si te preguntas que tipo de software necesitas para satisfacer tus necesidades, puedes encontrar aquí la solución. Hemos destacado las características de un software de nóminas gratuito, básico y avanzado para que puedas saber qué puedes hacer con cada uno de ellos y si satisface tus necesidades.

    Software gratuito

    De manera general, un software gratuito no va a satisfacer las necesidades que tienes como pyme para gestionar los recursos humanos y las nóminas de toda la empresa.

    Un buen software de nómina online es una herramienta rica y compleja (desde un punto de vista técnico) que tiene como objetivo proporcionar una respuesta simple a sus múltiples necesidades. La solución de nómina debe ofrecer, por un lado, una calidad óptima (robustez, flexibilidad, facilidad de manejo, etc.); Por otro lado, una amplia gama de funciones, para simplificar tantas tareas como sea posible.

    Para satisfacer todas sus necesidades, es necesario un desarrollo de calidad. Cuanto menos costoso es el software, menos sólida es su técnica. Por lo tanto, es más probable que el software gratuito cometa errores y para solucionarlos, acabes invirtiendo en desarrollo y reparación de los problemas técnicos.

    Software básico

    Su satisfacción con un software de nómina dependerá de la necesidad de soporte que necesites. Tener el apoyo diario de un experto capacitado es esencial, pero rara vez es una característica en un software de nómina básico. También hay que tener en cuenta que la confidencialidad y la seguridad de los datos son fundamentales: una solución básica no necesariamente garantizará estos aspectos. Las funciones principales que realiza un software de nóminas estándar son:

    1. Edición y verificación de las nóminas.

    2. Automatización y generación de nóminas.

    3. Gestión de trámites administrativos e informes.

    4. Generación de documentos contables.

    Software avanzado

    Un software avanzado te ofrecerá una experiencia mucho más completa, desde lo que es un onboarding para aprender a utilizar la herramienta hasta el soporte diario por expertos laborales. Además, el software en sí resulta ser técnicamente mucho más potente y satisface muchos aspectos laborales.

    1. Soporte para declaraciones sociales

    2. Seguimiento de la jornada laboral, control horario.

    3. Solicitud y gestión de ausencias y vacaciones de los empleados.

    4. Exportar datos e informes importantes.

    5. Agregar informes de gastos: algunos softwares, como PayFit, automatizan este proceso.

    6. Guardar documentos confidenciales en el espacio del administrador y tener una visión global sobre estos aspectos de manera transparente.

    7. Desmaterialización de documentos administrativos para empleados y empresas.

    “Mi característica favorita es la gestión de las declaraciones sociales, en cada acción que realizamos vemos actualizada la nómina. Por ejemplo, cada vez que tenemos que añadir un bonus mensual o bien cuando se ingresa una baja por enfermedad..."

    Alexandre Paepegaey, CEO, Privateaser, 110 empleados

    Los 3 módulos principales de software avanzado: el ejemplo de PayFit

    Los módulos de un software de nóminas avanzado permiten optimizar el tiempo que dedicas a cada tarea de recursos humanos. Te ayudan a realizar la gestión de nóminas, gestionar la vida laboral de los empleados de tu empresa y ofrecerte soporte en cada acción que realizas.

    Módulo # 1 - La gestión de nóminas: acciones concretas de la herramienta

    Creación, gestión y modificación de nóminas de manera simple y flexible.

    1. Generación automática de las nóminas

    Cada mes, el software PayFit publica automáticamente las nóminas en la fecha que elijas tú e informa a tus empleados por correo electrónico. Para la transferencia del salario, todo lo que vas a tener que hacer es enviar el archivo de transferencia SEPA generado automáticamente a tu banco.

    2. Monitoreo legal y actualización del convenio colectivo

    En PayFit, un equipo de abogados especializados en derecho laboral se dedican al monitoreo diario legal y contractual. Por lo tanto, garantizamos que se tengan en cuenta todos los temas laborales en la contratación y en el uso de PayFit.

    3. Documentos para tu contabilidad

    En la solución de nómina en línea, puedes acceder a toda la información de contabilidad y nóminas de cada mes desde que empezaste a usar la herramienta. Las declaraciones sociales, los detalles de las contribuciones y los detalles de las reducciones también están disponibles en tu espacio de empresa.

    4. Control total sobre las nóminas

    Además de los expertos en nómina que trabajan en PayFit para dar apoyo a los clientes cada mes, ofrecemos un centro de ayuda al que puedes acceder directamente desde la plataforma para que puedas aprender a utilizar la herramienta y a gestionar las nóminas de tus empleados.

    5. Actualización de las nóminas en tiempo real

    Cuando agregas una variable en la nómina de alguno de tus empleados, estas se editan y se actualizan automáticamente. Por lo tanto, puedes encontrar un resumen mensual de la remuneración de tus empleados: salarios brutos y netos, bonuses, ticket restaurante, informes de gastos, etc.

    "PayFit nos permite tener una visión clara de los costes asociados con los salarios y hacer proyecciones más precisas y realistas".

    Gilles Bertaux, CEO, Livestorm, 30 empleados

    Módulo # 2 -HRIS: la importancia de tener un software interno de recursos humanos completo y flexible

    Un HRIS de calidad tiene muchos beneficios:

    1. Fluidez en los intercambios de informaciones gracias al espacio de empleado

    Al proporcionar un espacio personal a cada uno de los empleados que forman parte de la empresa, los empleados ganan autonomía y pueden centralizar toda su información laboral. También pueden hacer todas sus solicitudes: ausencias, vacaciones, el reembolso de gastos... siempre desde el mismo espacio.

    2. Simplificación de la gestión de permisos y ausencias

    El software de nómina online desarrollado por PayFit centraliza todos los detalles relacionados con permisos y ausencias y los refleja en la nómina. Los cálculos, que se realizan automáticamente de acuerdo con el convenio colectivo de la empresa, se reflejan a la nómina que vas a recibir a final de mes. ¡Esto permite simplificar la gestión de permisos, ausencias y otras variables que aparecen en la nómina!

    "Los empleados hacen sus solicitudes y los managers las validan. Es una gestión fácil que nos permite hacer un seguimiento directo".

    Mathilde Andrade, directora ejecutiva adjunta, Cartesia Education, 125 empleados

    3. Centralización de la gestión de informes de gastos

    Los informes de gastos pueden llegar a ser una pesadilla para los empleados. Gracias al software PayFit, los empleados pueden administrar ellos mismos sus gastos profesionales. Los empleados añaden sus gastos en su espacio de empleado , la herramienta completa parte de la información y ¡listo! El manager puede validarlos desde su propio espacio, e incluso establecer límites a los diferentes tipos de gasto de manera que los empleados no podrán cargar más cantidad de los establecido y sabrán cuanto pueden gastar según el tipo de gasto.

    4. Gestión del tiempo de trabajo de los empleados

    Si necesitas hacer un control horario en tu empresa, ¡esta herramienta es para ti! Puedes habilitar la opción que tus empleados fichen desde la propia plataforma y establezcan su tiempo de trabajo para cada uno de los proyectos en los que trabajan. De esta manera, es fácil hacer un seguimiento de cuanto tiempo dedica cada trabajador a cada proyecto en marcha.

    5. Creación de organigramas y delegación de derechos de validación y visualización

    PayFit no es solo una herramienta para la generación de nóminas, también es posible asignar derechos de validación a los managers para que puedan validar las diferentes solicitudes de los trabajadores. Una característica muy importante es que gracias a PayFit también podemos visualizar el organigrama de la empresa desde nuestro espacio personal y tener una visión global de la empresa.

    6. Incorporación de nuevos talentos

    Gracias al software de recursos humanos de PayFit, podrás definir una lista de tareas predefinidas para facilitar la llegada de cada nuevo empleado, y solicitarles los documentos administrativos necesarios utilizando el cuestionario de incorporación, que los guiará después de la llegada.

    Asegurar que las nóminas están libres de errores es, por supuesto, una de las principales preocupaciones de los CFO, RRHH o CEO. Una nómina incompleta o atrasada es motivo de insatisfacción para los empleados, y la simple gestión de las nóminas ocupa una cantidad importante de tiempo para los responsables de gestionarlas. Por eso, apostar por la digitalización de los recursos humanos e integrar una dimensión más global en una herramienta de gestión de nóminas puede ser la solución a muchas de tus preocupaciones

    ¿Sabías qué?

    Un software online como PayFit, ha desarrollado características relacionadas con el crecimiento y la productividad de los empleados y sus managers, así como también un módulo dedicado a la incorporación de nuevos empleados.

    Lista de control a la llegada, documentos a entregar, material a recolectar, compañeros a los que conocer, talla a especificar para recibir su sudadera con los colores de la empresa…

    Centralizamos dentro de un software una fase vital para los nuevos talentos que llegan a nuestro equipo.

    Módulo # 3 - Soporte: todo lo que necesitas saber con nuestros expertos en laboral

    El servicio de soporte que puede ofrecer un servicio como el que es un software de nóminas tiene que ser significativo pero sobretodo ser fácilmente accesible. Si el software de nóminas que vas a usar es de calidad y te ahorra mucho tiempo, no solo es porque gestiona las nóminas con eficiencia sino porque también tiene en cuenta los aspectos más generales de los RRHH y ofrece, en segundo lugar, calidad en el soporte. Lo que satisface las necesidades específicas de tu empresa y tus trabajadores. Por eso, es fundamental conocer la riqueza del software de nóminas en términos de soporte de calidad, más allá de la automatización y la digitalización que nos permite ahorrar tiempo.

    El aspecto educativo del software de nómina es un punto que no debe pasarse por alto. El experto en nómina será el encargado de apoyarte en tus acciones; pero la herramienta de nómina tiene que saber cómo guiarte para que puedas tener una experiencia de usuario de calidad. Por tanto, es importante elegir una herramienta fluida:

    compuesta por una interfaz clara;

    con indicaciones y mensajes intuitivos en la plataforma;

    con una demostración y un onboarding para enseñarte la plataforma incluso antes de que decidas.

    Gracias al soporte que ofrecemos a nuestros clientes, hemos podido entender que la solución de un software de nóminas ha generado un antes y un después en la vida de muchos de nuestros clientes.

    Te contamos 3 datos que hemos extraído de nuestro estudio con más de 700 profesionales de RRHH de toda Europa 👇

    “Con PayFit tengo un experto en laboral que me da soporte y en solo 3 días al mes puedo realizar las nóminas para los equipos de todos los países en los que operamos. Anteriormente, cuando tenía contratada una gestoría tradicional, pasaba al menos una semana hablando e intercambiando emails con la persona encargada. He ahorrado mucho tiempo y eso que la plantilla ha seguido creciendo ".

    Baptiste Laugeois, gerente de nómina y HRIS, MisterFly, 400 empleados

    ⚠️ Recuerda: ¿Subcontratar el servicio de gestión de nómina, utilizar otro software de nóminas o PayFit? Veamos la comparación

    Hemos recopilado todas las características específicas de cada forma de gestionar la nómina. Experiencia, tiempo invertido, precio, compromiso, centralización de datos ... ¿qué necesitas saber?

    Software de nóminas: ¿a quién beneficia?

    Las ventajas que presenta un software de nóminas son numerosas y satisfacen las necesidades de distintas partes de la empresa interesadas.

    💡 ¿Cuáles son los beneficios generales del software de nómina?

    Un software de nóminas facilita la satisfacción de las necesidades de empresas y empleados. Genera y automatiza las nóminas, gestiona declaraciones sociales y cuenta con otros procesos de recursos humanos globales (ausencias y vacaciones, control horario, reembolso de gastos profesionales, proceso de incorporación, etc.).

    Pero entremos en detalle, un software de nóminas beneficia a todas las partes interesadas:

    CEO

    En busca de productividad y rentabilidad, la persona CEO agradecerá beneficiarse de:

    un precio atractivo;

    una herramienta confiable y segura;

    una solución que se puede adaptar al tamaño de su negocio.

    RRHH

    El equipo de RR.HH. buscará mejorar su día a día utilizando una herramienta de este tipo. Para ellos, los principales beneficios serán:

    acceso al software de manera instantánea;

    confianza y fiabilidad;

    apoyo durante sus solicitudes;

    incorporación fácil e intuitiva de nuevos trabajadores;

    centralización de información;

    ahorro de tiempo mensual;

    centrarse en tareas de alto valor añadido;

    "PayFit es moderno, intuitivo y completo. Nuestro equipo de administración y todos nuestros empleados lo aprecian: la herramienta permite desarrollar los recursos humanos de manera rápida y eficiente, a un precio muy razonable".

    Pierre Banzet, fundador de Transchain, 15 empleados

    Managers

    El manager de cada equipo buscará una mejor visibilidad para administrar su equipo. Por tanto, el software le permitirá:

    una descripción general de la actividad de su equipo;

    fácil validación de las solicitudes realizadas por los empleados (informes de gastos, vacaciones, ausencias);

    una alerta en caso de fechas límite.

    Empleados

    En busca de la sencillez para su vida diaria, el empleado se beneficiará de:

    un espacio dedicado para enviar solicitudes sobre temas de recursos humanos (las nóminas, las ausencias, las vacaciones...);

    un seguimiento de su contrato, el reembolso de sus informes de gastos, la validación de sus solicitudes, el control horario...;

    una visibilidad global acerca de su información de RRHH (newsletters, contratos, organigrama).

    Plateforma PayFit - espacio empleado

    ¿Cómo elegir tu software de nóminas?

    En los últimos años, optimizar el tiempo de los RRHH ha sido una prioridad para poder dedicarse a las tareas de más valor añadido y la digitalización es la clave para hacerlo.

    Una solución de gestión de nómina online de calidad debe poder gestionar la edición de nóminas de forma diligente y eficiente, al tiempo que responde a los problemas sociales que marcan la vida de tu empresa y tus empleados. Tiene que ser capaz de abordar todos los temas que giran entorno a la nómina: declaraciones sociales, permisos o incluso informes de gastos.

    Para elegir el software de nóminas que mejor se adapte a tus necesidades, es importante evaluar las expectativas que puedes tener, ya seas CEO, CFO o responsable de RRHH. Hay que ir más allá de tus necesidades actuales, tendrás que considerar también la escalabilidad de la solución de nómina que estás buscando.

    💡¿Podrá, esta herramienta, evolucionar contigo y responder a necesidades en constante cambio?

    Tomemos, por ejemplo, los requisitos de nómina durante el Covid-19: en este contexto, es fundamental tener acceso a nuevas funcionalidades, como el uso de actividad parcial o el aplazamiento de cotizaciones sociales.

    Software de nóminas según el tamaño de tu empresa

    Las empresas, según su tamaño, podrán ver las funciones que ofrece el software para tomar una decisión en función de su actividad económica.

    Gráficos, informes de gastos, reparto de beneficios, flujos de trabajo ... Una startup o micro empresa no tendrá las mismas necesidades en cuanto a nómina y HRIS que una pyme o una empresa grande; de la misma manera que una empresa dedicada a la restauración no tendrá las mismas necesidades que una empresa cuyo convenio colectivo es SYNTEC.

    Algunos softwares de nómina online, como PayFit, han creado una interfaz que satisface las diversas necesidades de cada empresa y abarca distintos convenios colectivos.

    Otros softwares se adaptan a un tamaño de empresa determinado y a convenios específicos por lo que la tecnología de estos softwares no es suficientemente flexible como para abarcar empresas de diferentes tamaños y especifidades.

    🎯 En junio de 2020, PayFit ya cubre más de 95 convenios colectivos. ¡Cada año se integran nuevas convenciones!

    Hoy en día la digitalización es una ventaja clara y se ha demostrado: las empresas digitalizadas son las que menos han sufrido con la pandemia

    Javier Puebla, Talentoo, CEO & Founder

    El software de nóminas para microempresas

    ¿Eres el director de una microempresa? ¡En junio de 2020, PayFit desarrolló la oferta Starter destinada a todas las VSE (very small enterprises) que buscan una solución de nómina adecuada! Con esta oferta, estas empresas se benefician de:

    - Tarifa preferencial: acceso a toda la plataforma PayFit por 29€ por cada código de cuenta de cotización y 9€ por cada nómina generada;

    - Soporte personalizado: talleres y asesoramiento sobre temas de nómina y recursos humanos;

    - Ahorro de tiempo: concéntrate, desde el inicio de tu aventura, en lanzar tu actividad;

    - Apoyo a los empleados en todos los aspectos de su vida empresarial: contratación, remuneración, declaraciones sociales, licencias, informes de gastos.

    Los 10 requisitos clave para elegir bien tu software de nóminas

    Hay que tener en cuenta varios requisitos en su gestión de nómina. Hemos identificado las características esenciales para poderte guiar en tu elección:

    1. Fiabilidad, ya que la principal característica del software de nómina se mide por su capacidad para mantenerse en línea con los aspectos legales y reglamentarios de la legislación laboral española. Esto permitirá que las nóminas y las declaraciones sociales no presenten errores.

    2. Escalabilidad, para que la herramienta pueda crecer con tu negocio y se adapte a la legislación. Es muy probable que el tamaño de tu empresa cambie, por lo que será necesario asegurarse de que el software pueda respaldar este crecimiento y la fuerza laboral en el entorno cambiante. Asimismo, el mundo de la nómina y el trabajo social está en constante cambio, y tu solución para la gestión de nóminas debe poder reflejar estos cambios. Por tanto, debe ofrecer un seguimiento constante de la legislación social para realizar actualizaciones tan pronto como entre en vigor una nueva norma legal o contractual.

    ¿Sabías qué?

    Algunos softwares de nóminas han desarrollado nóminas con códigos QR, para verificar la autenticidad de estas. Por medio de un simple escaneo, los destinatarios de las nóminas pueden tener acceso al documento original. Estos documentos no solo se desmaterializan y se almacenan en un lugar seguro (en el espacio de empleado del empleado), sino que también brindan doble seguridad para quienes acceden a ellos.

    3. Automatización, para que la solución de efecto por sí sola siempre que se realiza alguna acción en alguna variable que pueda afectar a la nómina. Este es el caso de PayFit, que, como se ha mencionado anteriormente, crea las nóminas en tiempo real. Los equipos encargados de desarrollar la solución de nóminas tienen en cuenta toda la legislación laboral española y los convenios colectivos y las han incorporado a la herramienta. El software también automatiza la creación y presentación de sus declaraciones sociales. ¿En juego? ¡Ahorro de tiempo considerable y precisión garantizada de tus declaraciones!

    4. Sencillez, una interfaz intuitiva y clara tiene que ser la clave para elegir tu herramienta de nóminas. De hecho, un buen software de nómina tiene que ofrecer una experiencia de usuario rica y fluida. Tanto el administrador como el empleado deben poder acceder a la plataforma. De manera rápida, el administrador tiene que saber dónde se encuentra toda la información que está buscando; y en unos pocos clics, poder hacer sus nóminas o gestionar la vida laboral de todo el equipo.

    5. Funcionalidades HRIS, para que el administrador que no solo se encarga de la nómina, sino también de la gestión de bajas y ausencias, jornadas laborales e incluso informes de gastos… pueda gestionar, desde el mismo software, todos los proceso relacionado a los recursos humanos.

    6. Rapidez y robustez técnica, para limitar el encuentro de problemas técnicos. Un HRIS admite un conjunto de procesos muy completo, lo que permite que el equipo de recursos humanos o de finanzas ahorre tiempo y, por lo tanto, pueda concentrarse en tareas de valor añadido. Tu herramienta tiene que proporcionarte autonomía para introducir nuevos datos o para apoyarte durante el crecimiento de los equipos que forman parte de la empresa sin cometer errores.

    "Elegimos PayFit por la simplicidad de la herramienta y su robustez técnica".

    Olivier Fournier, Director de RR.HH., Fundación Agir Against Exclusion, 70 empleados

    7. La exportación de datos, como el recibo de las nóminas, las declaraciones sociales, dotación de personal, jornada laboral o incluso vacaciones. Si la solución de nómina online centraliza toda su información, en algunos casos puede ser necesario exportar datos relevantes para otras partes interesadas en el negocio, trabajar sin conexión o compartir informes. La mejor solución de nómina es aquella que te va a permitir acceder y exportar estos informes con un solo clic.

    8. El aspecto "SaaS", para beneficiarse del servicio de manera online. Es importante que la empresa no requiera de una aplicación o de un desarrollo específico para poder usar la herramienta de nóminas, ya que esto significaría un aumento de coste, tener un software de nóminas contratado como servicio te da mucha más autonomía y menos preocupación.

    9. Soporte específico, ya que los expertos en nómina te permiten controlar todo desde la propia plataforma y ahorrar un tiempo considerable, además de ofrecerte un onboarding inicial para que puedas entender de manera rápida cómo funciona la plataforma.

    10. Seguridad de los datos, para garantizar la confidencialidad de la información de todos tus empleados. El software Saas, por ejemplo, almacena los datos en un servidor externo.

    ¿Por qué la protección de datos es primordial hoy en día?

    Como todos sabemos, la información sobre las nóminas y sobre las personas que las reciben es altamente confidencial. Dado que el uso de software de nómina implica que los datos están almacenados fuera de la empresa, hay que tener en cuenta tres puntos de atención para ayudarte a elegir bien cuál va a ser tu solución de nóminas:

    - asegúrate de que el cifrado que usa el software sea seguro;

    - asegúrate de que los servidores en los que se almacenen los datos estén a la vanguardia de la seguridad y cumplan con la legislación europea;

    - asegúrate de realizar una copia de seguridad de las copias.

    Antes de firmar ninguna contratación de un software online de nóminas te recomendamos que hables con tu equipo técnico y legal para que todo este en orden cuando llegue el momento de la firma.

    Configurar un software de nómina: los 7 pasos

    Hemos elaborado una guía de 7 pasos para que finalmente puedas elegir e implementar el mejor software de nóminas para tu empresa:

    1. Identifica tus necesidades

    Primero, tendrás que enumerar las características que son esenciales para ti. Estudia minuciosamente cómo una solución de nóminas y recursos humanos puede ayudarte en tu día a día. ¿En qué tareas necesitas más ayuda? Haz una lista con tus necesidades y descubre que softwares pueden cubrirlas.

    2. Haz un benchmark

    Posteriormente, puedes realizar una comparación de las herramientas existentes y clasificarlas según las funcionalidades que son esenciales para ti. Pregúntate si las soluciones de nómina en cuestión satisfacen las necesidades que te has marcado y si son empresas confiables con buenas referencias por parte de los clientes que utilizan su servicio.

    3. Establece un presupuesto y evaluar los costes

    Una vez te has establecido unos puntos de referencia, podrás elegir una solución u otra en función de tu presupuesto. No te olvides de comprobar que todo lo que necesitas queda cubierto con la mensualidad y que no existen costes ocultos ni un período de compromiso especialmente largo.

    4. Evalua las prioridades de todas las partes interesadas

    Considera la posibilidad de crear un grupo de trabajo que incluya a todas las partes interesadas en el software de nóminas. CEO, Managers, RRHH, CFO: ¿cuáles son sus expectativas? ¿Cuáles son los principales retos que se encuentran en la empresa respecto las nóminas y los RRHH?¿Qué les gustaría automatizar sobre sus procesos de recursos humanos?

    Hacer esto te permitirá comprender las necesidades en términos de visibilidad de equipo, así como las necesidades de los trabajadores. Además, no olvides pedir tu opinión a los técnicos y responsables legales para los temas de seguridad y confidencialidad.

    5. Organiza la documentación y los roles a las partes interesadas

    La adopción de un software de nómina tan completo, no ocurre automáticamente. Es importante estructurar las necesidades, recopilar los documentos necesarios, asignar roles a las partes interesadas, planificar el despliegue y enseñar a todas y cada una de las personas que van a usar la herramienta.

    6. Determina las fechas de migración

    Recuerda tenerlo todo organizado y listo para empezar a usar tu nuevo programa de nóminas. ¿Qué información necesitarás? ¿Cuánto durará el onboarding para entender bien como funciona la plataforma? ¿Cuándo estará instalada la herramienta en la empresa? La propia empresa que te ofrece el servicio te brindará toda esta información y te va a enseñar como hacerlo, simplemente tendrás que establecer el cómo y el cuándo quieres empezar con ello.

    7. Haz balance de la implementación

    ¿Se ha implementado correctamente el software de nómina en su empresa? ¡Seguro que sí! Reunirse con las partes interesadas (managers de equipos, RRHH, empleados...) para reunir feedback sobre la plataforma y la generación de las primeras nóminas puede ser positivo para descubrir si esta solución ha sabido responder a tus necesidades. ¿Qué podría haberse optimizado? ¿Qué fue un éxito? No dudes en dar tu opinión para que el software pueda mejorarse y adaptarse rapidamente a tus necesidades como empresa.

    Escalabilidad del software de nómina y soporte: las claves del éxito

    Descubramos porque la escalabilidad de un software de nóminas puede ser la clave del éxito para tu software de nóminas.

    Escalabilidad de la herramienta

    Las herramientas que no son escalables, es decir, que no pueden apoyar el crecimiento de tu empresa o adaptarse a los cambios del entorno, provocan muchos errores y consecuentemente, insatisfacción, tanto para los administradores como para los empleados. Por eso tu herramienta debe evolucionar contigo, y eso depende de varios elementos:

    En primer lugar, de la calidad del servicio de soporte que te acompaña a diario en tus trámites administrativos.

    En segundo lugar, de la dimensión educativa dada a la herramienta para darte autonomía a ti y responder a tus necesidades.

    Entonces, cuando hablamos de escalabilidad nos referimos a una herramienta que tenga una dimensión HRIS que sea potente y completa.

    Además de la capacidad de la herramienta de nómina para evolucionar y crecer contigo hay que tener en cuenta la fiablidad y el apoyo que transmite la solución que has elegido. Si hoy tienes 5 trabajadores pero tu objetivo es crecer y aumentar la plantilla hasta 60 trabajadores, la herramienta tiene que ponerte fácil la gestión laboral de la empresa en cada momento.

    Por lo tanto, hay que intentar contratar un software innovador, en busca de las últimas tecnologías, eficiente en términos de seguimiento y adaptado al tamaño de tu negocio.

    Soporte durante tu uso

    A la hora de elegir tu herramienta de gestión de nóminas, es fundamental darle mucha importancia al soporte que se te asignará. Si contratas el servicio de una herramienta de gestión de nómina eficaz, esperas que sea fácil de usar y que no tengas la necesidad de contar con un experto en nóminas para poder utilizarla. Pero aun así, creemos que es fundamental que toda tu experiencia como cliente vaya de la mano de los expertos laborales de la empresa que te ofrece el servicio. Por eso, una buena solución de nóminas no solo tiene que brindarte la plataforma sino también apoyo y conocimiento por parte de expertos para cualquier duda o sugerencia.

    ¿Y en PayFit?

    En PayFit, por ejemplo, ofrecemos a todos nuestros clientes el apoyo diario de uno de nuestros expertos en nóminas, para responder cualquier pregunta que puedan tener y ayudarlos con cambios importantes en su negocio que impacten en sus necesidades sobre las nóminas y sobre la gestión de los recursos humanos en su empresa.

    Además, una parte del equipo de PayFit se dedica a publicar contenido (webinars, preguntas y respuestas, artículos, libros blancos) de manera diaria para poder ayudar y resolver dudas a clientes, especialmente en períodos de innovación social (retención de impuestos, recursos alternativos sobre la actividad parcial debido a Covid-19, etc.)

    Recuerda

    Un software de nómina es:

    - utilizable para otras personas que no son expertas en nóminas;

    - la solución más barata y completa;

    - sin compromiso (con PayFit).

    Un software de nómina te ofrece:

    - ahorro de tiempo ;

    - ahorro de costes;

    - centrarse en tareas de alto valor añadido;

    - fluidez en los intercambios de información;

    - visibilidad centralizada de todos los datos de la empresa;

    - fiabilidad y seguridad de los datos;

    - apoyo y calidad;

    - desarrollo de todas las partes que forman la empresa.

    Un software de nómina debe ser:

    - de confianza;

    - escalable;

    - automatizado;

    - fácil de usar ;

    - todo en uno (HRIS);

    - rápido y robusto;

    - capaz de exportar;

    - en SaaS;

    - con soporte especializado;

    - seguro.

    Un software de nómina ofrece:

    - funciones de nómina;

    - funcionalidades HRIS;

    - apoyo por parte de expertos en nóminas.

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