Cómo realizar una buena gestión de datos financieros en una startup

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Una buena gestión de datos puede ayudar a una empresa a optimizar sus procesos y mejorar su planificación a largo plazo. Pero, ¿cómo pueden los responsables de finanzas en las nuevas empresas medir el rendimiento de la empresa a través de los datos y qué herramientas existen para ayudarlos?

La pandemia de coronavirus ha afectado a la gran mayoría de los sectores en toda Europa; desde viajes y turismo hasta eventos y hospitalidad, en lo que sea, el coronavirus ha dejado su huella.

Para los responsables de finanzas, detectar cuáles son los principales costos dentro de una empresa, así como las áreas en las que se puede ahorrar dinero, ha sido la prioridad número uno en los últimos meses.

Lamentablemente, una de las consecuencias del coronavirus ha sido la cantidad de personas suspendidas y posteriormente despedidas. 

Este tipo de decisiones nunca son fáciles; sin embargo, desde el punto de vista estadístico y de datos, el cálculo numérico y la comprensión de métricas puede ser la clave para ayudar a los tomadores de decisiones a tomar decisiones sensatas para el negocio y gestionar bien el efectivo de tu empresa.

¿Por qué es importante tener una buena gestión de los datos financieros?

Todas las empresas necesitan tener buenos datos financieros. No importa si tienes una gran multinacional o una pequeña tienda de la esquina. Los datos financieros siempre son importantes.

Las organizaciones más grandes y más establecidas pueden tener sistemas más sofisticados pero las empresas más pequeñas, incluidas las nuevas empresas o las startups pueden tener dificultades para implementar procesos financieros sólidos, particularmente si hay poco o ningún conocimiento previo sobre el tema.

No tener datos financieros precisos puede poner a las startups en una posición de riesgo. Cuando se busca capital y atraer inversores, una de las primeras cosas que  estos analizarán es si una empresa puede proporcionar o no datos financieros confiables.

Muchas empresas buscan garantizar una recopilación de datos precisa a través de procesos que permitan el acceso a datos financieros en tiempo real.

Los datos financieros precisos también pueden ayudar a las empresas a gestionar mejor su capital de trabajo. Toda empresa tiene ingresos y gastos, pero la visibilidad de ambos a veces no siempre puede ser tan actualizada como se requiere.

Si bien a menudo se dice que el efectivo es el rey, en tiempos de dificultades financieras, como estos, el capital de trabajo se convierte en reina.

Al construir los procesos que permiten el acceso a datos financieros confiables, las empresas pueden monitorear y mantenerse al tanto de su situación de capital de trabajo.

La gestión de los principales datos financieros

Las empresas en diferentes etapas de su desarrollo se centrarán en diferentes métricas.

En finanzas, como es el caso con la mayoría de las funciones comerciales, los diferentes equipos tendrán diferentes objetivos y OKR.

Para las empresas más pequeñas al comienzo de su viaje, los ingresos, el margen bruto y la quema de efectivo son las tres áreas en las que es probable que se concentren la mayoría de los gerentes de finanzas.

Los ingresos

La forma en que se miden los ingresos depende del modelo de negocio de una empresa. Es probable que las tiendas y los minoristas en línea midan los ingresos por sí mismos, mientras que los servicios de suscripción como Netflix o Huel tienen más probabilidades de medir sus ingresos recurrentes mensuales (MRR).

Comprender las complejidades de los ingresos según tu modelo de negocio es vital para ayudar a los departamentos de finanzas a identificar las razones detrás de cualquier fluctuación en los ingresos.

El margen bruto

Comprender qué factores afectan el margen bruto de una empresa es esencial para cualquier negocio.

El error común que cometen muchos fundadores de startups es subestimar la importancia del margen bruto en sus negocios. La mayoría de los CEOs de la mayoría de empresas optan por enfocarse en lograr un alto ingreso neto de inmediato, pero hay que tener en cuenta que estas no son necesariamente las métricas más importantes para monitorear los datos y obtener resultados realmente confiables.

Los márgenes brutos no son fáciles de mejorar, lo que significa que las empresas deben hacerlo desde el principio.

El burn rate

Las startups rara vez se configuran y comienzan a obtener ganancias de inmediato; el burn rate permite hacer la ratio entre el efectivo que sale y los ingresos que entran. 

Cuando se dice que se necesita hacer quemadura de efectivo se hace referencia a eliminar algunas de las salidas del efectivo porque la ratio resulta ser muy negativa para la empresa.

PayFit

La gestión de datos financieros y proyectos a largo plazo

Tener buenos datos financieros es esencial para garantizar la estabilidad a largo plazo de una empresa.
Comprender el orígen y el por qué de cualquier ingreso y beneficio puede ayudar a los gerentes de finanzas a predecir con mayor precisión la trayectoria y los next steps de una startup y construir un plan de negocios realista y preciso.

Ya sea un enfoque de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo, todos los responsables de finanzas necesitarán los datos financieros internos correctos para garantizar que el progreso de la compañía esté en línea con lo que inicialmente se predijo.

Analizar esto semanalmente, mensualmente, estacionalmente y anualmente, puede ayudar a comprender las tendencias en los datos y modelar o remodelar con precisión cualquier pronóstico.

Los puntos débiles de la gestión de datos financieros

Como era de esperar, uno de los principales puntos débiles en la gestión de datos es recopilar los datos correctos y relevantes en sí.

La gestión de datos no es fácil; sin embargo, como hemos discutido a lo largo de este artículo, recopilar los buenos datos y hacer un buen análisis es crucial para garantizar que una empresa pueda crecer y desarrollarse.

Un administrador financiero eficiente podrá generar informes semanalmente para ayudar a los diferentes departamentos a tomar las decisiones correctas basadas en datos.

Si bien los responsables de finanzas pueden ser expertos en números que tienen estadísticas y hechos para respaldar sus puntos de vista, muchas otras áreas en los negocios confían más en la intuición y en un buen presentimiento a la antigua.

Lograr que estas personas comprendan la importancia de los datos y lo que los datos muestran es esencial para permitir que las empresas adopten un enfoque más pragmático e impulsado por los datos.

Herramientas útiles para la gestión de datos.

 Hay varias herramientas útiles disponibles para los responsables de finanzas. Ya sea TableauMicrostrategy o Qlik, existen muchas herramientas que pueden ayudar a las empresas a administrar y analizar sus datos.

Otro buen ejemplo es Looker.

Looker es una plataforma de inteligencia de negocios y análisis de big data que puede ayudar a las empresas a explorar, analizar y compartir análisis de negocios en tiempo real fácilmente.

A través de su software, los usuarios pueden obtener información en tiempo real sobre sus operaciones a través del análisis de datos.

¿Cómo puede PayFit ayudar con la gestión de datos?💙

Como software de nómina, PayFit puede ayudar a los responsables financieros a tener un control más precisos del efectivo que sale de la empresa para los trabajadores. 

Además, el ahorro de tiempo en estos momentos es algo que se necesita para poder dedicarse a lo que realmente importa y ser mucho más productivos. Si quieres saber más, te recomendamos solicitar una demo con nuestros expertos.

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Lucía Castro

Lucía Castro

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