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Desde siempre la buena gestión del efectivo 💰 de una empresa ha sido un ventaja competitiva. Ahora más que nunca, las empresas deben tener un poco más de cuidado con la forma en la que gestionan su dinero.

En este artículo, veremos la importancia de una buena administración de efectivo y cómo las empresas pueden beneficiarse. ¡Sigue leyendo! 👇🏼

¿Por qué la gestión del efectivo es tan importante en las empresas?

El término "administración del efectivo" es un término amplio que se refiere al desembolso, cobro y cantidad del efectivo dentro de una empresa.

El trabajo de un CFO o un responsable de finanzas es asegurar que los niveles de capital de una empresa sean apropiados para la compañía realizando estrategias de inversión a corto plazo y evitando de insolvencia y quiebra.

La gestión del efectivo para las pymes

Para las nuevas empresas y las PYME, la gestión de efectivo adquiere una importancia aún mayor. El movimiento de dinero puede ser difícil para algunas empresas, incluso cuando hay una base de clientes sólida y confiable. Si la situación financiera y contable de una nueva empresa no tiene una buena base,  es probable que exista riesgo de que se estanquen rápidamente si el efectivo del que disponen no se gestiona correctamente.

La mala gestión del flujo de caja puede tener graves consecuencias financieras y también puede significar que las empresas no tengan margen suficiente para actuar en situaciones imprevisible.

La gestión del efectivo en tiempos de coronavirus

La crisis del coronavirus es un excelente ejemplo de una situación sin precedentes que ha pillado por sorpresa a muchas empresas.

Bien sabemos que un suministro constante de trabajo permite que las empresas ingresen progresivamente dinero y sean capaces de asegurar un flujo regular de efectivo dentro de la empresa.

Sin embargo, a causa del cierre repentino de la mayoría de las actividades económicas, muchas empresas se han encontrado en una situación en la que el efectivo necesario para las empresas no se ha podido ingresar .

Las empresas más grandes y con reservas también se han visto afectadas; sin embargo, los problemas son mucho mayores entre las empresas más pequeñas y más jóvenes que dependen en gran medida de recibir un suministro regular de efectivo.

Si bien el Gobierno ha implementado medidas de choque económico financieras, sin los fondos necesarios, un gran número de empresas han tenido que negociar con los acreedores para evitar su cierre.

La crisis del coronavirus puso de manifiesto, en la forma más severa, la importancia de una gestión eficiente del efectivo de una empresa.

De repente, las empresas que parecían relativamente seguras y estaban en el proceso de disfrutar de un crecimiento incremental enfrentaron una situación en la que buscaban obtener fondos de otros lugares.

Desafortunadamente, muchos han descubierto que es complicado pedir dinero prestado cuando no hay mucha evidencia de fondos preexistentes.

¿Cómo pueden las empresas mejorar la gestión del efectivo?

Todos se esfuerzan por cumplir con los requisitos básicos de una empresa: conseguir buena cantidad de efectivo y reducir los costes. A la luz de los últimos acontecimientos, muchas empresas están comenzando a darse cuenta de la importancia de consolidar sus finanzas.

1. Gestionar rápidamente las facturas de efectivo

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.

Una factura que muestre claramente la cantidad adeudada, la fecha de vencimiento, a quién se debe el pago y los métodos de pago aceptados puede ayudar a garantizar que el dinero se reciba a tiempo y de la manera correcta.

Los clientes pueden ser una pesadilla, y los inescrupulosos buscarán cualquier excusa para evitar hacer pagos de manera inmediata.

Como resultado, las empresas deben ser lo suficientemente rápidas como para pedir a sus clientes los pagos pendientes. Para hacer esto, es necesaria una gestión transparente y que esté diseñada para garantizar que el cobro de pagos pendientes no se convierta en una tarea larga y engorrosa para los departamentos contables.

Las cosas pueden comenzar fácilmente con recordatorios amigables a los clientes que le recuerden que tienen un pago vencido. Intentar no llegar nunca al punto de enviar avisos o una carta de reclamación ya que puede agravar el problema.

2. Controles internos para una buena gestión del efectivo

El efectivo es el activo que tiene la mayor posibilidad de "desaparecer", lo que significa que las empresas deben organizar controles internos sólidos para ir revisando el efectivo de la empresa y los usos que se les da.

Para minimizar los problemas y evitar errores, los managers de finanzas deben limitar el acceso a los sistemas financieros internos. Y definir un plan transparente para gestionar con éxito los flujos de caja.

En las empresas más pequeñas, esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, ninguna empresa debe permitir que una sola persona tenga control sobre todo el efectivo y sus usos en una empresa.

3. Mantente al tanto de las tendencias de gestión del efectivo

Existen varias herramientas que pueden ayudar a las empresas a administrar su efectivo; una de las mejores son las fuentes de ayuda que suelen ser de un banco externo.

Muchos bancos ofrecen herramientas de gestión de efectivo que pueden ayudar a las empresas a unificar todas sus cuentas y proporcionar una visión versátil e integral de todas las operaciones diarias.

Si bien puede parecer obvio, los bancos están en mejores condiciones para ofrecer servicios financieros y asesoramiento a las empresas que buscan mejorar su flujo de caja, por lo que cualquier manager de finanzas puede enterarse de cuáles son y serán las tendencias de gestión de efectivo para las empresas.

No sólo es una buena práctica para mantener la imagen de la empresa, sino que también puede ayudar a garantizar mejores oportunidades de financiación en el futuro

¿Cuáles son los principales desafíos asociados con la gestión del efectivo?

Existen cuatro desafíos principales asociados con la administración de efectivo:

El momento de la cobranza

Uno de los principales desafíos con el efectivo es que no siempre es fácil realizar un seguimiento en relación con las diferencias de tiempo causadas por la contabilidad de acumulación.

La contabilidad de acumulación es cuando ocurre una transacción en lugar de cuando se ha realizado el pago.

La contabilidad de acumulación es un método popular para muchas empresas, ya que permite una representación más precisa de las ganancias reales en comparación con el efectivo. También proporciona las bases para métodos de pronóstico más directos y puede ayudar a las empresas a realizar los gastos fiscales por adelantado.

Sin embargo, la contabilidad de acumulación puede causar importantes incertidumbres de efectivo. Debido a que las transacciones se registran antes de que ocurran, en lugar de cuando se intercambia dinero, las ganancias son solo una estimación de lo que pueden ser. Esto podría generar problemas más adelante en la cadena, ya que las facturas pueden no coincidir con los eventos que ocurrieron.

Liquidez para las operaciones diarias

 Las empresas a menudo son juzgadas por sus activos físicos.

El efectivo es el elemento vital de cualquier negocio, particularmente para las PYME y las nuevas empresas, y los managers de finanzas deben asegurarse de que los activos líquidos estén disponibles y sean de fácil acceso cuando es necesario.

Las empresas que luchan por cumplir con sus obligaciones puede que tengan que reorganizar la estrategia financiera y la liquidez de la que disponen para hacer las operaciones diarias.

Por ejemplo, si pagar los salarios de los empleados es una lucha cada mes, entonces quizás la empresa está gastando más de lo que puede en otras cosas menos importantes.

Controlar los gastos generales es una forma de reducir el gasto y puede ayudar a garantizar que se ahorre efectivo.Muchas empresas tendrán activos que no son de gran utilidad. Es necesario identificarlos y encontrar una forma de reducir su impacto en nuestras cuentas ya que puede ayudar a mejorar la liquidez dentro de una empresa.

Garantizar eficiencia

 Muchas empresas pierden dinero debido a inversiones y operaciones ineficientes.

Hay muchas partes interesadas dentro de una empresa que dependen de los presupuestos de la empresa para desempeñar sus funciones en el día a día. Depende de los diferentes departamentos mantener las conversaciones adecuadas con los miembros del equipo de finanzas para decidir cuánto se debe asignar dónde y cuándo.

Al asignar presupuestos o validar una compra significativa, un gerente de finanzas siempre debe preguntarse "¿Cuáles son los posibles ROI en esto?" y "¿Cómo se beneficiará el negocio?".

Esto es particularmente importante en startups y pymes donde las cadenas de cartera tienden a mantenerse un poco más apretadas. Comprender por qué una parte interesada necesita una cierta cantidad y cómo se beneficiará el negocio en su conjunto puede permitir a los responsables de finanzas tomar decisiones más racionales.

Al hacer estas preguntas, los responsables financieros pueden arriesgarse a alienar a sus colegas. Sin embargo, con problemas financieros, el dinero siempre se detiene dentro del departamento de finanzas.

Es su responsabilidad asegurarse de que el dinero de la empresa se utilice de la mejor manera posible y que cualquier gasto proporcione un beneficio apreciable para el negocio.

Conformidad

El cumplimiento es vital en todas las funciones, pero sobretodo en el departamento de finanzas.

Los diferentes países pueden tener diferentes obligaciones financieras, por lo que corresponde a los responsables financieros establecer controles internos que garanticen el cumplimiento dentro de cada país.

Sin controles internos organizados, las empresas pueden realizar fraude, sufrir pérdidas, o incluso hacer frente a posibles demandas.

Al establecer controles internos estrictos, los responsables de finanzas pueden ayudar a garantizar que se cumplan las regulaciones en todo momento.

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Júlia Larrosa

Júlia Larrosa

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