Preguntas frecuentes sobre el Registro Retributivo Obligatorio

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Las desigualdades salariales entre hombres y mujeres siguen siendo un hecho en el año 2021. 

Es por eso que cómo impulsar la igualdad de género en la empresa es una de las grandes preocupaciones de empresarios y gobierno, que buscan la implantación de medidas que aminoren estas diferencias.

La última medida impulsada por el gobierno es el Registro Retributivo, obligatorio para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño y actividad. 

La elaboración de este registro y la urgencia de su creación ha despertado muchas dudas entre los responsables de elaborarlo. Por eso, hemos recopilado todas las preguntas que nos han hecho llegar nuestros clientes y los más de 100 asistentes al webinar “todo lo que debes saber sobre el Registro Retributivo Obligatorio” en este artículo. 

Alejandro Garcia Gutierrez, experto laboral, fiscal y en Seguridad Social, responde: 

Preguntas sobre

  • El registro retributivo y quién puede acceder a él
  • Contenido del registro retributivo
  • A quién debemos incluir en el registro retributivo: ¿socios, centros de trabajo y empleados en el extrajero?
  • Brecha salarial en el registro retributivo
  • Vigencia y fechas de presentación del registro retributivo
  • Confidencialidad del registro retributivo
  • Cómo afectan los ERTEs
  • Penalizaciones 

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El registro retributivo y quién puede acceder a él

🔘 ¿Todas las empresas están obligadas a llevar este registro o hay excepciones?

El art. 5.1 del RD 902/2020 dice: “De conformidad con lo establecido en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos”. 

La obligación es extensible a todos los sectores de actividad, con independencia del tamaño de la empresa, tanto empresarios persona física como jurídica. No hay excepciones, salvo que la empresa no tuviera trabajadores en plantilla, en cuyo caso no será necesario disponer de un registro retributivo.

🔘 ¿Cuál es exactamente la diferencia entre Registro Retributivo y Auditoría Retributiva?

La obligación de tener un registro retributivo (registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor) se extiende a todas las empresas sin excepciones, y dentro de este conjunto, aquellas empresas que tengan la obligación de elaborar un plan de igualdad (empresas con más de 50 trabajadores) tienen que incluir en el mismo una auditoria retributiva.

En este caso (empresa que tiene que elaborar el plan de igualdad) la auditoría retributiva implica las siguientes obligaciones para la empresa: 

  • La realización del diagnóstico  de la situación retributiva de la empresa (evaluación de puestos de trabajo e identificación de factores desencadenantes de las diferencias retributivas)
  • El establecimiento de un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas.

🔘 ¿Para quién será accesible el registro retributivo? ¿Directamente para las personas trabajadoras? ¿Existen ciertos límites? ¿Qué hoja del excel del Ministerio podríamos enseñar a nuestros trabajadores?

Conforme establece el art. 28.2 del ET, “las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal de los trabajadores, al registro salarial de la empresa” El RD 902/2020 modula este derecho, que en la práctica se aplicará de forma diferente, en función de que la empresa cuente o no con representación legal de los trabajadores:

  • Empresas sin representación legal de los trabajadores:
    Se habilita el derecho de los trabajadores a acceder al registro retributivo.
    El derecho de información de los trabajadores se limita a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de los hombres y las mujeres de su mismo puesto de trabajo, grupo, categoría o nivel profesional.
  • Empresas con representación legal de los trabajadores:
    Los representantes legales de los trabajadores tienen derecho a conocer el contenido integro del registro retributivo y los trabajadores a través de ellos.
    No está claro si la empresa debe exclusivamente facilitar los datos o entregar una copia de los mismos.
    Este derecho no ampara en ningún caso la solicitud de los valores salariales individualizados.

Contenido del registro retributivo

🔘 ¿Qué debe incluir el registro salarial?

El significado de retributivo es un sinónimo de salarial, es decir, toma como referencia el sueldo que perciben los trabajadores mensualmente.

Este registro debe incluir los siguientes conceptos detallados desagregados por sexos y distribuidos según la clasificación que la empresa tenga establecida (grupos profesionales, categorías profesionales y/o puestos de trabajo iguales o de igual valor).

Deberá calcularse la media y la mediana para cada uno de los siguientes conceptos, por los valores realmente percibidos:

  • Salarios
  • Complementos salariales
  • Percepciones extra-salariales

🔘 Los suplidos de costes de desplazamientos y dietas, ¿quedan incluidos en el registro?

El art. 5.2 del RD 902/2020 indica: El registro retributivo deberá incluir los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales. Por lo tanto, considerando que los gastos de locomoción y las dietas son percepciones extrasalariales, estos conceptos deben considerarse a la hora de elaborar el registro retributivo.

A quién debemos incluir en el registro retributivo: ¿socios, centros de trabajo y empleados en el extrajero?

🔘 ¿Los socios de cooperativas también tienen que estar incluidos en el registro salarial obligatorio? ¿O solo los trabajadores? 

Si los socios de cooperativas están asimilados a trabajadores por cuenta ajena, y las cooperativas están integradas en el Régimen general o en alguno de los Regímenes especiales de la Seguridad Social, en aplicación del art. 2 del RD 902/2020, estos trabajadores quedarán comprendidos en el ámbito de aplicación del citado Real Decreto y la empresa tendrá que elaborar el registro retributivo, incorporándolos junto con el resto de trabajadores

Si por el contrario, los citados socios trabajadores están encuadrados en el Régimen Especial de Autónomos, no tendrán que incorporarse al registro retributivo.

🔘 Si tengo colaboradores en 3 centros de trabajo distinto, con Convenios Colectivos distintos, se debe generar un registro por cada uno de ellos?

La legislación indica que el registro retributivo debe mostrar las retribuciones del conjunto de trabajadores de la empresa sin determinar la posibilidad de establecer subconjuntos (centros de trabajo, áreas, convenios colectivos, etc.), pero, considerando que la estructura retributiva y el importe de los conceptos retributivos puede diferir entre el personal  adscrito a diferentes convenios colectivos, resulta aconsejable plantearse desglosar el registro retributivo en función de los convenios colectivos que resulten de aplicación.

🔘 ¿Esta ley afecta tan sólo a los empleados contratados en España? Qué pasa si tenemos departamentos con empleados en la misma situación pero contratados por dos empresas distintas, una en España y otra, por ejemplo en UK?

El art. 2 del RD 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres indica que “será de aplicación en el ámbito de las relaciones laborales reguladas en el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre” y el Estatuto de los Trabajadores resulta de aplicación a “los trabajadores que voluntariamente presten sus servicios retribuidos por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona, física o jurídica, denominada empleador o empresario” dentro del territorio español, así como al trabajo que presten los trabajadores españoles contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero. Por lo tanto, en el caso de los empleados contratados en UK, si les afecta la legislación laboral británica no habría que incluirlos en el registro salarial.

Brecha salarial en el registro retributivo

🔘 Se especifica que debe justificarse la diferencia si la brecha es superior al 25%. Sin embargo, ¿el colectivo afectado, podría interponer una demanda si esa brecha es inferior?

La obligación de justificar las diferencias salariales entre hombres y mujeres cuando el promedio de un sexo sea superior a los del otro en un porcentaje igual o superior al 25% es una medida impuesta por el art. 28.3 del ET respecto al registro retributivo, pero esta obligación no impide o limita que cualquier persona o colectivo pueda acudir a los tribunales para denunciar un discriminación por razón de sexo en materia retributiva, con independencia de que la diferencia sea inferior, igual o superior al 25%.

🔘 No se considera brecha salarial si las mujeres por el mismo puesto tienen retribuciones mayores que lo hombres? no es discriminación igualmente?

El principio de no discriminación implica que un empresario puede establecer diferencias retributivas entre sus trabajadores, pero estas diferencias no pueden estar basadas en ninguna causa discriminatoria por razón de sexo. Este principio es extensible tanto a hombres como mujeres, y por lo tanto la brecha salarial se pueden producir en ambos direcciones, y en ambos casos no es admisible.

🔘 Hay discriminación también entre personas del mismo sexo. Es decir dos personas que realizan trabajos similares ¿deben tener el mismo sueldo?

El art. 4 del Estatuto de los Trabajadores indica que los trabajadores tienen derecho “A no ser discriminados directa o indirectamente para el empleo, o una vez empleados, por razones de sexo, estado civil, edad dentro de los límites marcados por esta ley, origen racial o étnico, condición social, religión o convicciones, ideas políticas, orientación sexual, afiliación o no a un sindicato, así como por razón de lengua, dentro del Estado español

Por lo tanto, siempre y cuando la empresa no vulnere el contenido previsto en el citado artículo, no tiene por qué abonar la misma retribución a empleados que realizan actividades similares y podrá establecer las diferencias retributivas que considere oportunas, bajo la premisa de la objetividad y soportando su determinación con motivos o fundamentos razonables.

Vigencia y fechas de presentación del registro retributivo

🔘 ¿Cada cuánto hay que renovar el registro salarial?

La normativa establece que dicho registro tiene una validez de un año natural. Por lo que las empresas deben elaborar anualmente un nuevo registro salarial. También, se debe modificar en caso de que concurra una modificación sustancial de los elementos que lo integran.

🔘 Si el registro es a año natural vencido, ¿estamos obligados a tener el registro del 2020 a día de hoy y a partir del 1 de enero del 2022 tendremos que tener registrado el 2021?

El reglamento no concreta el momento de realización del registro retributivo ni la fecha en la que debe estar completado. En el webinar indicaba que en la guía de uso de la herramienta de análisis cuantitativo por sexo, que ha publicado el Ministerio de igualdad, se plantean dos premisas:

  • Se considerarán las retribuciones correspondientes al año natural anterior abonadas hasta el 31 de enero del año siguiente (pagas de beneficios, atrasos, bonus).
  • El tiempo necesario para la realización del informe se estima en 60 días (fecha límite: 1 de abril del año siguiente).

Bajo mi punto de vista, y en ausencia de una concreción legal, los plazos legales que plantea el Ministerio de Igualdad hay que considerarlos como referencias válidas, sin olvidar el sentido común y que cada empresa tiene sus propios condicionantes (por ejemplo, en el caso de una empresa que abona el bonus del 2020 en mayo 2021 quizás tendría sentido retrasar la disponibilidad del registro retributivo del 2020 hasta disponer de ese dato).

Por lo tanto, y en base a los expresado, y sin entrar en más consideraciones, sería recomendable disponer del registro retributivo del año 2020 lo antes posible, teniendo en cuenta que desde el 14 de abril de este año es obligatorio,  y respecto al registro correspondiente al año 2021 no sería necesario en ningún caso tenerlo el 1 de enero del 2022. Habría que valorar cuando tendríamos la información retributiva completa del 2021 para empezar a elaborarlo.

🔘 Teniendo en cuenta que hay que hacer el registro del 01/01/2020 al 31/12/2020 y que la normativa es de abril, ¿hasta qué fecha tenemos este año para presentar el registro este año? ¿Dónde hay que registrar estos datos?

Bajo mi punto de vista, y en ausencia de una concreción legal, sería recomendable disponer del registro retributivo del año 2020 lo antes posible, teniendo en cuenta que desde el 14 de abril de este año es obligatorio.

Respecto al registro de los datos, el Ministerio de Igualdad ha elaborado una guía y una plantilla de registro retributivo en excel para elaborarlo. 

Confidencialidad del registro retributivo

🔘 Si al dividir a los empleados por categorías o puestos, y en esa división hay solo un hombre o mujer, se incumpliría la confidencialidad, porque se vería que ese hombre o mujer cobra más o menos que el resto, ¿cómo se desagrega en ese caso la plantilla?

Considerando que los datos retributivos son datos personales, y que en el registro retributivo no se pueden mostrar datos individualizados (En el registro deben figurar datos disociados y no se debe reflejar información que permita identificar a una persona), en aquellos casos en los que el desglose por puesto de trabajo, grupo, categoría o nivel profesional suponga que se cuenta con una única persona trabajadora no se deberán reflejar los datos de esa persona en el registro retributivo. Esa casilla se debería dejar vacía.

🔘 Según lo que ha explicado anteriormente, por Protección de Datos, una empresa con 10 trabajadores hombres y solo una mujer, cómo presenta el registro si esto facilita la identificación de dicha trabajadora?

En ausencia de respuesta legislativa a este tipo de situaciones, y considerando que en el registro retributivo no se pueden reflejar datos que permitan identificar a una persona, conforme a lo previsto por la normativa en materia de protección de datos de carácter personal; en la situación descrita no sería posible mostrar la información de la trabajadora y el registro retributivo como herramienta de comparación de la retribución de ambos sexos no sería posible.

Cómo afectan los ERTEs

🔘 ¿Cómo afectan los ERTE el registro retributivo?

En el caso de ERTE de suspensión de contrato habría que ajustar el periodo y retribuciones percibidas en el periodo de trabajo para calcularlas en cómputo anual.

En el caso de ERTE de reducción de jornada habría que corregir las retribuciones percibidas en el periodo afectado por el expediente incrementando las retribuciones hasta el 100% de la jornada teórica.

Penalizaciones 

🔘 ¿Qué ocurre si no tengo un registro salarial en mi empresa?

Si este hecho ocurre, la Ley califica este suceso como falta muy grave, recogida en la LISOS. Con lo que comporta una sanción administrativa que oscila entre 6.251 € a los 178.500 €.

PayFit

Alejandro Garcia

Payroll Expert

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