Trámites para hacer el primer contrato de trabajo

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¡Enhorabuena! Ha llegado un gran momento para tu empresa. Tras las entrevistas a los diferentes candidatos ya has tomado una decisión. Ahora tienes que preparar todos los trámites necesarios para recibir a tu primer empleado y elaborar el primer contrato de trabajo. Si ya tienes empleados, habrás llevado a cabo los siguientes pasos. Si es tu primera vez, no te preocupes, a continuación te explicamos todo, ¡no hay tiempo que perder!

Primer paso a la hora de realizar el primer contrato de trabajo: obtener el CCC

Lo primero que tendrás que hacer es solicitar tu inscripción a la Tresoreria General de la Seguridad Social (TGSS). De esta forma obtendrás el CCC - Código de Cuenta de Cotización Principal

Para solicitarlo deberás desplazarte a la Administración más cercana a tu actividad. Puedes encontrar aquí el listado de Administraciones de la Tesorería General. Si tu empresa ejerce en varias comunidades, deberás pedir CCC secundarios por Comunidad Autónoma a través de este formulario.

Sistemas Especiales de Cotización con CCC específicos

Asimismo, puede que tus trabajadores formen parte del Sistema Especial de cotización* en cuyo caso también habrá que pedir un CCC específico.

  • Trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública, 
  • Trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baile y de fiesta y discotecas, cosecheros exportadores que manipulen y empaqueten tomate fresco,
  • Servicios extraordinarios de hostelería,
  • Industria resinera, frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales, y agrario.

Si nunca has contratado trabajadores, lo primero que tendrás que hacer, antes de incorporarlos, es solicitar la inscripción como empresario en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente, considerando los siguientes aspectos:

1. La inscripción se realiza mediante la presentación del modelo TA.6, acompañado de la siguiente documentación:

  • Si es empresario individual:
    Documento identificativo del titular de la empresa
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    Declaración de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (Modelo 840) si correspondiera.
  • Si se trata de una sociedad:
    Documento identificativo del titular de la empresa
    Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036).
    Declaración de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (Modelo 840) si correspondiera.
    Escritura de Constitución de la Sociedad
    Fotocopia del DNI de quien firma la solicitud de inscripción.
    Escritura de poderes del firmante.
  • En el momento de efectuar la solicitud de inscripción, se debe hacer constar la entidad gestora y/o la mutua colaboradora con la Seguridad Social por las que optas para:
    La protección de las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
    La cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.
  • Tendrás que presentar una solicitud de inscripción distinta en cada una de las provincias en las que vaya a ejercer una actividad incorporando a trabajadores. El modelo para realizar segundas y posteriores inscripciones es el impreso TA.7 (formulario)

2. La solicitud de inscripción se puede presentar en la administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. También se podrá presentar en los registros de otras Direcciones provinciales y Administraciones o Dependencias de la TGSS, en las oficinas de correos o a través de la sede electrónica de la Seguridad Social

3. Plazo: La solicitud de inscripción tiene que ser previa al inicio de la actividad.

4. Efectuada la inscripción, la TGSS te asigna un CCC (Código Cuenta de Cotización) para la identificación y el control del cumplimiento de tus obligaciones con la Seguridad Social. 

Si lo deseas, PayFit puede ayudarte con la obtención del Certificado Digital, asesorarte sobre el Convenio Colectivo de tu empresa, crear tu CCC y crear automáticamente tus contratos de trabajo, con un precio muy ventajoso respecto a otras opciones. ¡Pídenos más información!

Segundo paso para el contrato de trabajo del primer empleado: Seguridad Social

Una vez que hayas obtenido tu CCC, deberás dar de alta a tu empleado en la Seguridad Social. Las altas son el acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica con la Seguridad Social. Con el alta de un empleado, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y genera derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador. Tendrás que realizar este trámite antes de la incorporación del empleado, pero máximo 60 días antes.

¿Cómo afiliar a un empleado a la Seguridad Social?

Si es la primera vez que trabajan, y por lo tanto van a desarrollar una actividad que implique su inclusión en el sistema de Seguridad Social, tendrás que proceder a su afiliación, teniendo en consideración los siguientes aspectos:

  • La afiliación es obligatoria para todas las personas incluidas en el Sistema de Seguridad Social, única y vitalicia.
  • La solicitud de afiliación se formula mediante la presentación del modelo TA.1, en la administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa o a través de la sede electrónica de la Seguridad Social. En ambos casos antes del inicio de la actividad, y aportando como documentación una copia del DNI o NIE del afectado/a.
  • Tramitada la solicitud, la TGSS asignará un Número de Seguridad Social que identificará al trabajador en sus relaciones con el citado organismo.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

Efectuados los trámites descritos en los apartados anteriores, ya estás en disposición de dar de alta en Seguridad Social a los trabajadores que comenzarán a trabajar en tu empresa, teniendo en cuenta:

  • Mediante el alta se produce la inclusión del trabajador en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente desde el inicio de la actividad. Con el alta en Seguridad Social, tanto la empresa como el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y  se genera el derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias), conforme a la situación laboral del trabajador. 
  • En el Régimen General de la Seguridad Social, el alta en Seguridad Social se efectúa mediante la presentación del modelo Modelo TA.2/S (Solicitud de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada)
  • Para completar la solicitud de alta necesitarás los siguientes datos:
    Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
    CCC del empresario.
    Régimen de Seguridad Social.
    Apellidos y nombre del trabajador.
    Número de Seguridad Social del trabajador (Si no conoces el nº de seguridad social del trabajador podrás obtenerlo a través de la opción Consultar el NAF por IPF (NIF o NIE) del Sistema RED.
    DNI 
    Domicilio del trabajador.
    Fecha de inicio de la actividad.
    Grupo de cotización. 
    Tipo de contrato y coeficiente de jornada en el caso de contratos a tiempo parcial.
    Clave de Ocupación, si fuera necesario.
    La solicitud  de alta debe formularse con anterioridad al inicio de la actividad del trabajador, en el plazo máximo de 60 días naturales anteriores al previsto para la iniciación, surtiendo efectos desde el día de inicio de la actividad.
  • La presentación de la solicitud de alta debe efectuarse a través del Sistema RED. El “Sistema Red” es una plataforma desarrollada para facilitar las comunicaciones entre la Seguridad Social y las empresas o autónomos.

Tercer paso: alta de los contratos de trabajo

Una vez que decides incorporar a tu primer trabajador, y de forma acompasada con los trámites de Seguridad Social, debes poner a su disposición el contrato de trabajo.

Cómo hacer un contrato de trabajo

El contrato de trabajo presenta la siguientes características:

  • Es un acuerdo mediante el cual la empresa y el trabajador pactan las condiciones de la relación laboral por cuenta ajena que les une (jornada, horario, duración, lugar de trabajo, retribución, etc.).
  • El contrato de trabajo debe celebrarse de palabra o por escrito. Tendrá que celebrarse por escrito en los siguientes casos:
    Contratos en Prácticas.
    Contrato de Formación y aprendizaje.
    Contrato para la realización de una obra o servicio determinado.
    Contrato a tiempo parcial, fijo discontinuo y de relevo.
    Contratos realizados a trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.
    Contratos de duración determinada, cuya duración sea superior a cuatro semanas.
  • En el momento de ofrecer un contrato de trabajo, debemos tener en cuenta que solo lo pueden firmar:
    Los mayores de edad (18 años).
    Los menores de 18 años legalmente emancipados.
    Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorización de los padres o de quien los tenga a su cargo. Si viven de forma independiente, con el consentimiento expreso o tácito de sus padres o tutores.
    Los extranjeros de acuerdo con la legislación que les sea aplicable.
    El contrato de trabajo puede concertarse por tiempo indefinido o por una duración determinada, conforme a las alternativas que proporciona la legislación vigente. Ver Guía de contratos del SEPE.
    La página oficial del SEPE también proporciona los modelos de contratos en formato .pdf así como los anexos y prórrogas. Hoy en día, crear un contrato de trabajo ha pasado a ser algo prácticamente automatizado, puedes solicitar una demo con PayFit para saber cómo creamos los primeros contratos desde la propia plataforma.
  • En el contrato de trabajo se deben concretar los siguientes aspectos:
    La identidad de las partes del contrato de trabajo.
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  • Una vez que se produzca la firma del contrato de trabajo por ambas partes, es necesario registrarlo en el SEPE mediante Contrat@. Para hacerlo de manera online, puedes realizar una Solicitud de Autorización.

Cuarto paso: un buen onboarding tras la firma del contrato de trabajo

El primer día en un nuevo trabajo puede ser una experiencia abrumadora, llena de nervios y de incluso incertidumbre. Es por eso que la incorporación debe verse como un paso clave en la incorporación de nuevos empleados. Su objetivo es facilitar y agilizar esta experiencia.

El 90% de los empleados toman la decisión de comprometerse a largo plazo con su nuevo negocio durante los primeros 6 meses. Por tanto, es fundamental acogerlos e integrarlos garantizando el cumplimiento de su contrato de trabajo para conseguir el éxito y la retención de este nuevo empleado a largo plazo. 

Anticípate a las tareas administrativas: utiliza software de recursos humanos como PayFit para recopilar documentos personales directamente desde una interfaz sencilla.

El 76% de los empleados piensa que la formación es el factor más importante en su primera semana. No se trata aquí de una formación propiamente dicha, sino de una incursión en la empresa para tener las claves necesarios para integrar al nuevo empleado al 100%. 

Para firmar un contrato de trabajo con tu primer empleado, te recomendamos seguir algunas de estas prácticas y compartimos contigo una checklist para que puedas evaluar el onboarding de tus nuevos empleados ,tras la firma del contrato de trabajo, a los que garantizar una gran experiencia de empleado.

  1. Presenta a los diferentes equipos
  2. Da importancia a la historia y la cultura de empresa
  3. Presentación de su marca
  4. Gestión del tiempo

PayFit

👉 Descubre aquí la Checklist para realizar una contratación y onboarding de éxito

¡Sigue con la cuarta etapa del proceso de contratación!

Genera las primeras nóminas tras contratar a tus primeros empleados

En esta última parte del proceso de contratar a tu primer empleado nos centramos en la generación de la primera nómina y la realización del pago de manera eficiente ya que representa una parte muy importante para el empleado.

Lucía Castro

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