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En plus de gérer vos bulletins de paie, vos déclarations sociales et vos congés, PayFit gère aussi vos notes de frais.

Les notes de frais, sans PayFit

Qui n’a jamais vécu l’angoisse d’avancer de l’argent pour son entreprise et de ne pas être remboursé rapidement ? Trop souvent malheureusement, le remboursement d'une simple note de frais se transforme en véritable parcours du combattant :

  • Situation initiale : le formulaire de remboursement est scrupuleusement rempli et déposé sur le bureau de la compta. L’attente commence.
  • Élément perturbateur : la facture justificative se noie dans l’océan des autres factures.
  • Péripéties : après avoir retourné tout le bureau sens dessus dessous, on peut définitivement affirmer que la facture est partie dans les couloirs du temps.
  • Elément de résolution : il n’y en a pas, justificatif disparu = remboursement refusé.
  • Situation finale : agacement et défiance de l’employé envers son employeur !

Les notes de frais, avec PayFit

Avec PayFit l’histoire a une fin bien plus heureuse. Vous méritez mieux, employeur comme employé, c’est pour cela que nous avons conçu une meilleure expérience des notes de frais, en suivant la recette qui fait le succès de PayFit : simplicité, rapidité, transparence.

La gestion des notes de frais est le prolongement naturel de PayFit. Vous permettre d’ajouter vos notes de frais depuis votre espace personnel afin qu’elles soient ensuite automatiquement intégrées à votre bulletin de paie après validation de votre manager, fait parti intégrante de notre mission.

Nous croyons en l’importance de la relation de confiance entre l’employeur et ses employés. Celle-ci s’instaure par de meilleures interactions, sans doute ni attente : l’exactitude des bulletins de paie, le suivi des congés, et dès aujourd’hui, une meilleure expérience des notes de frais. Bref, on vous laisse découvrir cette nouveauté dans la suite de l’article, et on espère qu’elle vous plaira !

Les notes de frais, sur PayFit

La gestion des notes de frais est activable à votre guise, à partir de votre section Eléments de rémunération, sur l’onglet Notes de frais. Il est même possible de sélectionner les employés pour lesquels vous souhaitez activer cette possibilité. Les employés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace Employé sur Notes de frais. Ils peuvent désormais ajouter une photo de leur note de frais pour ne pas avoir à garder les divers justificatifs ! Lors de l’ajout, plusieurs informations sont collectées : nature de la dépense, nom de la dépense, montant, date de la dépense ou encore TVA.

Il est désormais possible de définir un plafond pour les notes de frais de vos employés.

Suite à l’ajout de la dépense, le manager reçoit une notification par mail ; il valide ou refuse celle-ci depuis son espace personnel sur l’onglet Validation. Il peut même ajouter un commentaire s’il le souhaite.

Une fois la dépense validée, la magie PayFit opère : son montant est directement reporté sur le bulletin de paie du mois concerné et vient s’ajouter aux éventuelles autres notes de frais à la ligne "Notes de frais". Le montant total s’additionne au salaire net et le remboursement est effectué en même temps que le virement bancaire du salaire du mois.

Activez les notes de frais pour votre entreprise

L'évolution de la fonctionnalité, avec PayFit

La gestion des notes de frais est une fonctionnalité à part entière proposée par PayFit pour gagner encore plus de temps. Le lancement fréquent de nouvelles fonctionnalités nous permet de faire gagner toujours plus de temps à nos utilisateurs ; et la fonctionnalité “notes de frais” s’inscrit dans cette démarche.

Cette fonctionnalité n’est évidemment pas figée et continuera d’évoluer pour vous offrir une expérience encore meilleure. Nous vous invitons à activer la fonctionnalité dès maintenant pour vos employés. Et si vous n’utilisez pas encore PayFit (😱) , remédiez-y vite en ajoutant votre entreprise.

En savoir plus sur le calcul des congés payés

Auteure

Margaux Lajouanie

Brand director @PayFit

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