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En juin, PayFit a publié une étude sur les nouveaux défis RH du Next 40 et du CAC 40 suite au Covid-19. Diane Rivière, Culture and People Lead chez Alan, témoigne de la mise en place du télétravail chez Alan pendant la crise sanitaire et suite au déconfinement.

Avez-vous été surpris par la crise sanitaire chez Alan ?

Oui bien sûr, il y a tellement de choses qu’on ne savait pas, ce serait présomptueux de dire qu’on n’a pas été surpris. On a aussi été pris de court par l'accélération de la mise en place du confinement. Beaucoup de personnes contestent les mesures prises trop tard, et en même temps, on s’est mis dans un niveau de contraintes incroyablement élevé, culturellement ça aurait été difficile de l’imposer plus tôt. 

En tant qu’entreprise, très tôt nous avons travaillé sur les différents scénarios pour savoir de quelle manière la crise allait s’orienter, comment adapter nos plans d’action, vis-à vis-de nos membres, de nos clients, prospects et candidats. Au début, comme pour tout le monde, on était très incertain sur la durée du confinement, puis nous avons travaillé sur la manière dont on allait sortir de ce confinement et à quel rythme. Travailler très tôt sur ces scénarios nous a permis de décider d'étendre le télétravail à toute l’entreprise sans limite post-crise, sur la base du volontariat. 

Comment avez-vous réagi chez Alan ?

Le fonctionnement d’Alan est nativement agile et flexible face aux événements. Très rapidement, on a pris des décisions sur le support pendant la crise, sur les modalités de prise en charge du salaire de nos salariés qui ont dû adapter leur temps de travail a la garde de leurs enfants. La mise en route de tout cela, alors que tout le monde était confiné, s’est faite assez facilement car on a une culture de l’écrit, un processus de décision qui repose peu sur l’échange oral et les réunions en physique, mais qui est structuré autour de l’écrit. Je pense que cela a été précieux pour préserver une continuité opérationnelle quasi à la normale.. Nous avons aussi immédiatement adapté nos processus de recrutement et d'intégration 100% à distance sans que cela ne ralentisse notre plan de croissance.

Comment la mise en place du télétravail s'est-elle passée ?

Le télétravail était déjà une modalité chez Alan. Chacun profitait en moyenne d’une journée par semaine, le concept des “remote workers” existait déjà, bien que considéré comme un statut à part. Dès que la demande se présentait, on avait déjà mis en place tout ce qui était nécessaire pour que ça fonctionne. C’est cette modalité que l’on généralise aujourd’hui, pour que chacun décide de travailler principalement chez lui ou au bureau. La personne en télétravail ne doit pas se sentir en décalage avec le reste de l’équipe : quelque soit le choix de la personne, son expérience doit être la plus fluide possible. 

Vous devenez donc de manière permanente une entreprise “travaillez d’où vous vous voudrez” ? 

C’est en effet une décision permanente. On change grâce à l’expérience d’avoir été tous en télétravail, pour favoriser le “freedom first”, et bien sûr on conserve des locaux. D’ailleurs, on va regarder comment créer des espaces physiques qui sont adaptés à ce choix, à cette orientation. C’est un autre regard sur le lieu physique du bureau. 

Par rapport à la culture d’entreprise : on va continuer les “all hands” a distance, et on n’a pas forcément prévu d’imposer d’être physiquement au bureau au-delà de 2 fois par an pour toute l’entreprise, mais chaque équipe va choisir ses modalités de regroupement physique. On est encore en train d’élaborer là-dessus. Tout est possible à distance. On ne pense pas rendre obligatoire le fait de se rencontrer physiquement en imposant une fréquence car ce serait contradictoire avec notre décision. 

La crise permet à chacun de se remettre en question pour saisir les opportunités qu’elle présente : une opportunité qui a accéléré notre choix d’être une entreprise “travaillez d’où vous voudrez”. Diane Rivière, Culture and People Lead chez Alan

Comment avez-vous communiqué auprès de vos employés ?

Dans les modalités de communication, comme d’habitude, on est resté sur une communication écrite via Slack, qui est notre outil principal. Dans la nature des messages, on a changé la tonalité de notre communication : nous avons été attentifs à envoyer des messages d’empathie et à rassurer les collaborateurs sur l’avenir de l’entreprise. Il a été important de normaliser, de reconnaître qu’on a eu besoin de se concentrer sur sa santé, sa famille et donc d'être moins disponible pour son travail pour adresser le sentiment de culpabilité potentiel. Cela permet de recréer un sentiment d’appartenance sociale, “oui je comprends ce que tu vis et on est solidaire dans cette situation”. 

Ensuite, nous avons envoyé beaucoup de connaissances sur comment bien fonctionner en télétravail, on a partagé beaucoup de conseils pratiques, des témoignages et d’expériences : c’était très précieux. On a aussi transposé des moments de reconnexion informels, des team coffee virtuels, des drinks par petits groupes, et même des sessions de coachings de sport à distance, pour préserver un temps social. 

On a aussi aidé nos coachs - notre organisation repose sur la “distributed ownership” : on n’est pas dans un fonctionnement managérial - chaque coach a un rôle d’attention pour que son coaché se sente bien pour mener ses missions. On a donc défini des modalités pour être dans une relation de coaching plus attentionnée.

Globalement, cette crise a-t-elle pour votre entreprise un impact positif ?

Comme toute crise, en premier lieu on la subit, ensuite ça dépend de chacun de se remettre en question pour saisir les opportunités qu’elle présente : une opportunité qui a accéléré notre choix d’être une entreprise “travaillez d’où vous voudrez”. Cela nous ouvre beaucoup d’opportunités en recrutement qu’on n’avait pas pu saisir en étant centré sur un bureau à Paris. 

Au niveau business, la crise a été un accélérateur pour un certain nombre de services que l’on voulait développer, et qui sont complémentaires à ce que nous offrons aujourd’hui. La crise a mis dans une relation encore plus forte nos équipes et les membres Alan, elle a renforcé notre capacité à nous tester pour aller vers des prestations nouvelles, avec par exemple le développement d’un service de médical chat pour orienter le patient avant d’être en consultation ou la distribution de masques à toutes nos entreprises adhérentes pour qu’elles puissent reprendre sereinement leurs activités sur site. 

Marine Thivend

PR and Event Manager

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