La DPAE : obligations, modalités et sanctions

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Pour accueillir un nouveau salarié au sein d'une entreprise, il est nécessaire de réaliser un certain nombre de formalités d'embauche.

La déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour l’employeur avant d’accueillir son salarié. Il s’agit d’une déclaration permettant de notifier à divers organismes l’arrivée du nouveau salarié dans l'entreprise. La déclaration préalable à l’embauche doit impérativement contenir certaines d’informations, et être transmise dans un délai prévu par la loi.

A quoi sert la déclaration préalable à l’embauche ? Quand faire une DPAE ? Quels sont les délais à respecter ? Comment faire une DPAE ? PayFit vous explique. 

Sommaire

  • Qu’est-ce que la DPAE ?
  • Comment faire une DPAE ? 
  • Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ? 
  • Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?
  • Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ? 

Qu’est-ce que la DPAE ?

Définition de la DPAE

La déclaration d'embauche passe par la DPAE. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire imposée à l’employeur, permettant d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau salarié. 

L'embauche d'un salarié ne peut, donc, intervenir qu'après la transmission de la DPAE par l'employeur aux organismes de protection sociale. 

Attention, l’obligation de transmettre la DPAE s'applique même si ce n’est pas la première fois que le salarié est embauché dans l’entreprise. 

DPAE et DUE : quelle différence ? La déclaration unique d'embauche (DUE) était l’ancien dispositif mis en place pour notifier aux organismes l’embauche d’un salarié. Désormais, la DUE a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche. 

A quoi sert la DPAE ? 

La déclaration préalable à l’embauche est très importante, car elle permet, à elle seule, de réaliser plusieurs formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié. 

En effet, la loi prévoit que l'employeur accomplit, au moyen de la DPAE, les déclarations et demandes suivantes :

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ;
  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou à la caisse de mutualité sociale agricole ;
  • l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande d'examen médical d'embauche.

Comment faire une DPAE ? 

Pour procéder à la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur doit remplir un formulaire en ligne depuis le site internet de l’URSSAF ou le site Net-entreprise. 

💡 Bon à savoir - Le compte employeur que vous possédez sur le site internet de l’URSSAF est très important en pratique. Il vous permet notamment de : 

  • remplir les formulaires DPAE en ligne ;
  • retrouver une DPAE anciennement transmise à l’URSSAF ;
  • modifier la DPAE ; 
  • télécharger une DPAE vierge.  

La déclaration préalable à l'embauche doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

  • la dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur ;
  • code APE ;
  • le numéro de SIRET et l’adresse de l’entreprise ;
  • le service de santé au travail dont l'employeur dépend ;
  • l’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale - si le salarié en a un ;
  • date et heure d'embauche ;
  • les informations relatives au contrat de travail : durée, nature du contrat, etc.

Avant de commencer à faire votre DPAE, pensez à rassembler toutes les informations nécessaires pour remplir le formulaire DPAE ! Vous pouvez également télécharger un modèle de DPAE, disponible depuis le site de l’URSSAF ou du gouvernement.

Attention, il n’est pas possible d’annuler une DPAE.

Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ? 

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise par l'employeur, à des organismes spécifiques, par voie électronique ou papier, en respectant un délai imparti.

A qui transmettre la DPAE ?

La déclaration préalable à l'embauche est adressée par l'employeur à l’union de recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale (URSSAF) ou, à la mutualité sociale agricole (MSA).

Voici les deux hypothèses : 

  • transmission de la DPAE à l’URSSAF : pour les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale ;
  • transmission de la DPAE à la MSA : si un salarié relève du régime de la protection sociale agricole, la DPAE doit être adressée par l'employeur à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) du lieu de travail de ce salarié. 

Attention, l’URSSAF ou la MSA n'adressent pas à l’employeur d'accusé de réception du formulaire de déclaration.

Transmission de la DPAE : quel délai à respecter ?

La DPAE doit être adressée dans un délai de 8 jours avant la date prévisible de l'embauche.

Ainsi, la transmission du formulaire DPAE à l’URSSAF ou la MSA, doit obligatoirement être effectuée en respectant ce délai.

Comment transmettre la DPAE ? 

La déclaration préalable à l'embauche est effectuée par voie électronique.

La transmission du formulaire de DPAE en ligne est imposée aux employeurs, qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente.

Attention, la méconnaissance de l'obligation de transmettre la DPAE par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité égale, à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, par salarié - soit 17,14 euros en 2021.

L’envoi dématérialisé des DPAE est également conseillé, pour les employeurs qui ne sont pas soumis à l’obligation de procéder à la DPAE par voie électronique. Ils peuvent donc, décider de transmettre la DPAE grâce au formulaire officiel - également appelé formulaire “papier”, mis à disposition par l'administration sans encourir de sanction.

La transmission de la DPAE avec le formulaire papier doit être adressée à l’organisme compétent par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Dans les deux cas, pensez à conserver les preuves d’envoi.

Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?

L’embauche de tous les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale doit être déclarée. Toutefois, l’employeur ne doit pas procéder à la déclaration DPAE, pour les bénévoles ou les volontaires du service civique.

Doit-on faire une DPAE pour un apprenti ? Oui, l’employeur a l’obligation de procéder à la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF ou la MSA.

La DPAE pour un stagiaire est-elle nécessaire ? Non, les stagiaires ne sont pas, au sens du code du travail, des salariés, c’est pour cette raison que l’employeur n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration DPAE pour les stagiaires. 

Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ? 

En cas de non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche, l’employeur risque plusieurs sanctions :

  • sanctions administratives : une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 095 euros ;  
  • sanction civile : une régularisation par l’URSSAF des cotisations de sécurité sociales non payées en raison de la non-déclaration du salarié ;
  • sanctions pénales : le refus intentionnel de l'employeur de déclarer préalablement l’embauche du salarié peut être constitutif d’un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Exemple de non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche : transmission de la DPAE tardive, oubli de l’envoi de la DPAE, refus intentionnel de déclarer les salariés, etc.

Attention, l'obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur, ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers pour s’affranchir de son obligation. Par exemple, si la transmission de la DPAE est oubliée à cause de l’expert-comptable de l’entreprise, c’est bien l’employeur qui reste responsable. 

Auteure

PayFit

Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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