Comment faire une fiche de paie ?

La fiche de paie est un élément sensible et indispensable de la relation de travail. Nombreux sont les employeurs à se demander comment établir une fiche de paie. La réglementation en vigueur évolue rapidement, au gré des nouvelles lois et décrets en droit du travail : il est facile de faire des erreurs.

Comment faire un bulletin de salaire respectant le cadre légal ?

Voici les étapes pour faire une fiche de paie ainsi que nos conseils pour y parvenir.

Guide de création d'une fiche de paie

Lorsque l'on décortique une fiche de paie, plusieurs catégories peuvent être mises en avant : ce sont les mentions obligatoires de la fiche de paie.

Les informations liées à l'employeur

Détaillez ici les informations légales de votre établissement :

• Adresse ;
• Numéros de SIRET et APE - en savoir plus sur les codes d'une fiche de paie ;
• Convention collective ;
• Lieu de paiement des cotisations sociales.

Fiche de paie - informations employeur

Les informations liées à l'employé

Plusieurs informations doivent y figurer :

• Le début et la fin de la période de travail concernée par cette fiche de paie/cette rémunération ;
• Le début du contrat ainsi que la date d'ancienneté : ces deux dates peuvent être différentes en cas de période de suspension du contrat de travail qui impacte la date d'ancienneté (congé sabbatique, arrêt maladie d'origine non professionnelle, etc.) ;
• Le numéro de sécurité sociale de l'employé ;
• Son adresse ;
• Les informations liées à son emploi : classification, catégorie professionnelle, poste occupé, matricule RH ;
• Les informations liées à la rémunération : le coefficient de salaire, la rémunération totale du mois, le salaire de base, le taux horaire ;
• La durée mensuelle travaillée.

Fiche de paie - informations de l'employé

Le détail de la rémunération

Le bulletin de paie atteste du paiement du salaire. Il faut désormais détailler la rémunération brute et les éléments qui la composent en reprenant :

• Le salaire de base ;
• Les avantages en nature (nourriture, titres-restaurants) ;
• Le cumul qui constitue la rémunération brute.

Fiche de paie - détail de la rémunération

Les cotisations salariales et patronales

Cette partie est la plus complexe, c'est elle qui conditionne réellement le calcul de la fiche de paie.

Pour définir le montant des cotisations sociales salariales et patronales, il faut indiquer l'assiette de cotisations ainsi que le taux appliqué.

Avec la mise en place de la fiche de paie simplifiée, les cotisations sont désormais regroupées dans des catégories et sous-catégories :

URSSAF

• Assurance maladie ;
• Vieillesse plafonnée ;
• Vieillesse déplafonnée ;
• Allocations familiales ;
• Accidents du travail ;
• FNAL (Fonds National d'Aide au Logement) ;
• Solidarité autonomie ;
• Versement transport ;
• Contribution au dialogue social ;
• CSG déductible et non déductible ;
• CRDS non déductible.

Assurance chômage

• Chômage ;
• AGS (garantie de salaire).

Retraite complémentaire

• Complémentaire (tranches 1 et 2 selon la rémunération) ;
• Contribution d'Equilibre Général (tranches 1 et 2 selon la rémunération) ;
• APEC (pour les cadres)

👉 En savoir plus sur les cotisations retraite.

Autres cotisations et taxes

• Formation professionnelle.

Deux lignes supplémentaires reprennent le cumul des cotisations salariales et patronales.

Fiche de paie - les cotisations salariales et patronales

Les indemnités non soumises

Ce sont les indemnités exemptes de cotisations patronales ou salariales. On peut y retrouver, selon les mois et les types de contrat :

• Les indemnités de repas ;
• Les indemnités journalières versées par la Sécurité Sociale ;
• Les primes liées à l’intéressement des salariés aux résultats de l’entreprise.

Fiche de paie - indemnités non soumises

Les autres retenues

Les autres retenues sont les retenues sur salaire :

• Les titres-restaurant ;
• Les avantages en nature ;
• La contribution à la mutuelle (= cotisation prévoyance sur le bulletin de salaire) ;
• Les avances sur salaire éventuelles.

Fiche de paie - retenues sur salaire

La rémunération du salarié

Cette partie est la plus importante pour le salarié. Elle comprend :

• Le net à payer avant impôt sur le revenu ;
• L'impôt sur le revenu prélevé à la source : avec la base de calcul, le taux, et son montant - en savoir plus sur les obligations liées au prélèvement à la source pour les employeurs ;
• Le net à payer : ce qui est réellement versé au salarié ;
• La date de paiement du salaire, qui définit généralement le délai de délivrance de la fiche de paie.

Dans un encart séparé, figurent des informations supplémentaires telles que :

• L'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie ;
• Le total versé par l'employeur (le "super brut") ;
• Le montant des allègements de cotisations employeur ;
• Le net imposable, utile au salarié pour ses démarches administratives.

Fiche de paie - rémunération du salarié

En ajoutant ces éléments les uns aux autres, vous savez désormais comment remplir une fiche de paie.

Voici le modèle de fiche de paie utilisé dans cet article.

Modèle de fiche de paie

Conseils supplémentaires pour faire une fiche de paie

Maintenant que vous savez comment faire une fiche de paie, voici quelques conseils pour le faire de façon simple et efficace.

Suivre l'actualité juridique

La paie suit les évolutions du droit social : il faut donc être à l'affût des nouveautés qui sont légion.

Parmi les étapes pour faire une fiche de paie, la mise en place du bulletin de paie simplifié, généralisé depuis le 1er janvier 2018 pour l'ensemble des entreprises, a rebattu les cartes quant aux mentions obligatoires.

L'actualité en droit social a également un impact non négligeable sur les cotisations (assiette et montant) ou encore la gestion des avantages en nature.

Garder un oeil attentif sur l'actualité juridique est donc indispensable pour savoir comment établir une fiche de paie.

Externaliser la gestion de la paie

En ayant tous ces éléments en main, la question suivante se pose : pourquoi ne pas externaliser la paie afin d'éditer vos fiches de paie en ligne de façon simple, rapide et sécurisée ?

Cette externalisation peut passer par l'utilisation d'un logiciel de paie.

L'avantage du logiciel : vous avez une visibilité claire sur les éléments constitutifs de la paie et pouvez gérer la phase de calcul de la fiche de paie en quelques clics grâce à l'automatisation des tâches.

Vous avez maintenant en main toutes les clés pour faire un bulletin de salaire dématérialisé en toute légalité !