Pourquoi et comment passer à la fiche de paie en ligne ?

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Depuis la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, les fiches de paie en ligne sont une réalité : l'employeur peut remettre à ses salariés leurs fiches de paie sous format électronique - on parle également de fiche de paie dématérialisée.

La feuille de paie en ligne facilite bon nombre de démarches mais entraîne plusieurs questions : comment se passe la remise des fiches de paie ? Quelles sont les règles en matière de conservation de ces documents ? Comment faire un bulletin de paie en ligne ?

Voici les réponses à toutes les questions que vous vous posez sur la dématérialisation des fiches de paie.

Sommaire

    La réglementation de la fiche de paie en ligne

    Bien qu'étant déjà possible depuis 2009, la fiche de paie en ligne souffrait d'une contrainte majeure : l'employé devait donner son accord à son employeur afin de passer du traditionnel bulletin de salaire papier à sa version électronique.

    Depuis 2016, les conditions de délivrabilité du bulletin de salaire en ligne se sont assouplies. 

    Désormais, ce n'est plus l'accord du salarié qui est recherché - car il est désormais présumé -, mais son désaccord, son opposition. Tant qu’un salarié n’exprime pas son souhait de ne pas recevoir de fiche de paie en ligne, il est présumé avoir accepté ce mode de fonctionnement.

    Le bulletin de paie en ligne devient donc la norme, et non plus l'exception.

    Pourquoi faire une fiche de paie en ligne ?

    La fiche de paie est un document très important de la relation entre un employeur et ses salariés, après le contrat de travail. Il réunit plusieurs mentions obligatoires, et ne doit pas être fait à la légère.

    Plusieurs calculs, notamment au niveau des cotisations, doivent être effectués pour passer du salaire brut au salaire net. Autant de points qui demandent une attention de tous les instants. Créer une fiche de paie en ligne résout ces problèmes.

    Les avantages pour l'employeur

    En faisant confiance à un logiciel de paie complet et à jour d'un point de vue juridique, vous gagnez :

    • du temps : en vous débarrassant de cette tâche chronophage, vos équipes peuvent être mobilisées pour des projets à vraie valeur ajoutée (embauche, gestion du personnel, etc.) ;
    • de la sérénité : en faisant confiance à un prestataire sérieux pour créer vos bulletins de paie en ligne, vous réduisez le risque d'erreurs ;
    • de l'argent : le coût de l'impression des fiches de paie ainsi que de leur envoi par voie postale pour nombre d'entre eux disparaît. De la même façon, cette dématérialisation permet de faire des économies sur des frais de stockage.

    Les avantages pour le salarié

    De son côté, le salarié tire également profit du choix de son employeur de passer aux feuilles de paie en ligne :

    • Il peut les consulter à tout moment et les télécharger, ce qui facilite ses démarches administratives ;
    • il n'a pas besoin d'en faire la demande auprès du service concerné, il gagne donc en autonomie.

    Comment faire un bulletin de paie en ligne 100% conforme ?

    En ce qui concerne les mentions de la fiche de paie, vous pouvez vous rendre sur notre article reprenant toutes les étapes pour faire une fiche de paie.

    En revanche, voici quelques conseils qu’il convient de respecter pour faire une fiche de paie en ligne :  

    • Afin de ne pas faire de fausse fiche de paie en ligne, il est important de faire confiance à un logiciel de paie reconnu et fiable ;
    • Pour faire écho au point précédent, méfiez-vous des sites qui vous proposent d'éditer un bulletin de paie en ligne gratuit. Un modèle peut être proposé pour exemple, mais utiliser ce type de prestataire de façon récurrente pour éditer des fiches de paie en ligne gratuites peut vous valoir une contravention de 3eme classe (450€) si les documents produits ne sont pas conformes ;
    • Assurez-vous que votre prestataire propose un accompagnement dans l'utilisation, avec le soutien d'experts en paie et d'une équipe juridique permettant d'intégrer de façon efficace les évolutions législatives liées à la paie.

    Les règles de conservation et de mise à disposition des fiches de paie en ligne

    Combien de temps doivent être conservées ces fiches de paie ?

    Les fiches de paie en ligne - tout comme les fiches de paie classiques - doivent être conservées :

    • soit pendant une durée de 50 ans ;
    • soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. 

    Attention : le deuxième seuil est susceptible d’évoluer car il s’agit de l’âge du départ à la retraite le plus tardif - soit 69 ans en novembre 2020 - auquel on ajoute 6 années. Si l’âge du départ à la retraite évolue, ce deuxième seuil également. 

    Comment récupérer ses fiches de paie en cas de cessation d'activité du prestataire ou de l'entreprise ?

    Les modalités et conditions de récupération des fiches de paie en ligne sont simples : les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés. 

    Ils doivent pouvoir récupérer l'intégralité de leurs fiches de paie sous forme électronique, "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé".

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