Tout savoir sur la fiche de paie

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La fiche de paie, aussi appelée fiche de salaire ou bulletin de salaire, est un élément essentiel de la relation entre un employeur et le salarié de son entreprise. Remise par l'employeur soit en main propre, par voie postale ou par voie électronique, elle atteste du salaire versé en contrepartie d'un travail effectué.

Comprendre une fiche de paie est utile tant pour les employeurs que les salariés, et il est intéressant de se poser les questions suivantes : dans quel cas est-ce obligatoire d'émettre une fiche de paie ? Quelles sont les mentions qui doivent y figurer obligatoirement ? Comment créer une fiche de paie ? Peut-on modifier une fiche de paie ? PayFit vous explique.

Sommaire

    Fiche de paie : dans quels cas est-elle obligatoire ?

    La fiche de paie (ou fiche de paye) est obligatoire pour tous les salariés (articles L3243-1 et L3243-2 du Code du travail), que ce soit pour un ou plusieurs employeurs et quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations, la forme, ou la validité de leur contrat. Il s'agit d'une obligation qui incombe à l'employeur.

    Lors du paiement du salaire, l'employeur doit remettre au salarié une feuille justificative, la fiche de paie.

    Par ailleurs, l'employeur doit conserver un double de ces fiches de paie pendant une durée de 5 ans (article L3243-4).

    Quand et comment doit-on remettre la fiche de paie au salarié ?

    Il n'y a pas de délai légal de remise de la fiche de paie précis, elle doit juste avoir lieu "lors du paiement du salaire".

    En revanche il existe plusieurs options relatives aux modalités de la remise d'une fiche de paie à un salarié :

    • en main propre ;
    • voie électronique ;
    • voie postale.

    Quelles sanctions en cas de retard ?

    Lorsque l'employeur ne remet pas la fiche de paie à un salarié, il s’expose à deux types de sanctions :

    • amende pour contravention de 3ème classe (450€) ;
    • versement de dommages-intérêts au salarié.

    Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?

    En 2018, la fiche de paie simplifiée est entrée en vigueur, divisant par deux le nombre de rubriques mises en avant. Pour être considérée comme valide, la fiche de paie doit aujourd'hui comporter plusieurs mentions obligatoires.

    Les éléments relatifs à l'identification de l'employeur et du salarié

    • Identité de l'employeur : nom, adresse, numéro Siret (numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements), code APE ou NAF (Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi) ;
    • Identité du salarié : nom, emploi ainsi que sa position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique ou coefficient sur la fiche de paie) ;
    • Période et nombre d'heures de travail : avec la distinction entre les heures normales et les heures supplémentaires ;
    • Nature et volume du forfait : forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours.

    Les éléments relatifs au salaire

    • Rémunération brute du salarié ;
    • Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (comme les tickets-restaurant, les primes, etc.). Ce sont les avantages en nature sur la fiche de paie ;
    • Nature et montant des autres versements et retenues : par exemple, la prise en charge des frais de transport domicile-travail ;
    • Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés.

    Les cotisations et contributions sociales

    Ces cotisations sont l'équivalent des retenues sur le salaire de la zone 2 ainsi que des sommes supplémentaires versées par l'employeur.

    • Cotisations de protection sociale déclinées en 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage ;
    • Montant, assiette et taux des cotisations et contributions sociales dues par l'employeur, avant déduction des exonérations et exemptions : par exemple, la contribution au Fonds national d'aide au logement (FNAL), la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC), le forfait social, etc ;
    • Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.

    Net à payer et net imposable

    • Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source.

    💡 Le prélèvement à la source sur la fiche de paie

    Sur la fiche de paie, le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu doit apparaître. La fiche de paie doit indiquer l'assiette, le taux ainsi que le montant de la retenue à la source opérée.

    Egalement, on retrouvera la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source (aussi appelé "net à payer avant impôt sur le revenu").

    Comment faire une fiche de paie ?

    Difficile de s'improviser expert et créer une fiche de paie de A à Z seul. Une véritable expertise et un suivi des évolutions de la législation est indispensable afin de ne pas commettre d'erreur.

    Le calcul de la fiche de paie, ou plutôt le calcul du montant versé au salarié, s'effectue selon les règles en vigueur à un moment T. Ces règles liées aux différentes charges sociales patronales et salariales évoluent au gré de la législation, et il est difficile d'exposer succinctement les nombreux calculs qui mènent à la ligne "salaire net versé" en bas de la fiche de paie. Pour en savoir plus rendez-vous sur notre article reprenant les étapes pour faire une fiche de paie.

    Pour aller plus loin

    La fiche de paie n'a plus de secret pour vous désormais. Passons désormais à l'étape suivante : comment lire une fiche de paie ?

    Est-il possible de modifier une fiche de paie ?

    Modifier une fiche de paie peut être vu comme une falsification, ce qui est interdit : vous aurez alors édité une fausse fiche de paie.

    Cependant, une rectification de la fiche de paie peut être envisagée en cas d'erreur, comme un trop perçu ou encore une erreur sur le montant des cotisations ou du nombre d'heures travaillés.

    Modèle de fiche de paie en ligne

    Voici un modèle de fiche de salaire en ligne éditée par PayFit (nous ne mettons pas à disposition un modèle de fiche de paie vierge). Cette simulation de fiche de paie gratuite reprend les mentions obligatoires qui doivent figurer sur ce document, notamment la mention du prélèvement à la source.

    Sur PayFit, la fiche de paie est dématérialisée, et peut donc facilement être téléchargée et imprimée par le salarié.

    Modele fiche de paie en ligne

    Modele fiche de paie en ligne