Quelles sont les formalités d’embauche ?

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L’embauche d’un salarié est une étape très importante dans la vie de l’entreprise. La procédure d'embauche peut paraître complexe et effrayante, car beaucoup de formalités sont à respecter avant d'accueillir le salarié dans l’entreprise. 

Quelle est la procédure d’embauche d’un salarié ? Quels sont les documents nécessaires pour une embauche ? Quelles sont les spécificités pour une première embauche ? PayFit vous explique.

Sommaire

  • Le contrat de travail
  • Faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
  • Procéder à la déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO)
  • Inscription au registre unique du personnel
  • Affiliation des salariés aux institutions de retraite et de prévoyance
  • La visite d’information et de prévention
  • Informations et documents à remettre au salarié lors de l’embauche
  • Tableau des formalités d’embauches

Le contrat de travail

Une des étapes importantes de l’embauche d’un salarié est la rédaction d’un contrat de travail. Le contrat de travail permet de formaliser l’ensemble des obligations de l'employeur et du salarié : 

Faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La déclaration de l’embauche est une obligation pour tous les employeurs, elle s’effectue grâce à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 

La DPAE est une formalité imposée à l’employeur avant l’embauche d’un salarié. Cette formalité obligatoire permet de déclarer l’embauche du salarié aux organismes de protection sociale. 

La DPAE est un formulaire à remplir en ligne, qui doit être transmis à l’URSSAF, ou la MSA pour le régime agricole, dans un délai de 8 jours avant la date prévisible de l’embauche.

La transmission de la DPAE s’effectue sur le site Net-entreprise.fr ou celui de l’URSSAF.

L’envoi dématérialisé de la DPAE est :

  • obligatoire pour les entreprises ayant envoyé plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente ;
  • recommandé pour les entreprises qui ont envoyé moins de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente. Ces entreprises sont autorisées à envoyer la déclaration par voie postale. 

Procéder à la déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO)

Tous les mois, les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues de procéder à la déclaration des mouvements de main d'œuvre via la déclaration sociale nominative (DSN). 

L’objectif est d’informer l’administration de la conclusion et la résiliation des contrats de travail au cours du mois précédent.

Inscription au registre unique du personnel

L’employeur a l'obligation de tenir un registre unique du personnel dans tout établissement où sont employés des salariés. 

Attention, le registre est obligatoire dès la première embauche d’un salarié dans l'entreprise.

Voici les principales mentions devant figurer sur le registre unique du personnel : 

  • informations relatives à l’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, sexe ;
  • informations relatives à l’emploi : qualification, dates d'entrée et sortie de l'établissement ;
  • informations relatives au type de contrat de travail : apprentissage, professionnalisation, CDD, travail temporaire, temps partiel, etc.

Précisions - Ces mentions sont portées sur le registre dans l'ordre des embauches et de façon indélébile. 

💡 Bon à savoir - Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.

Affiliation des salariés aux institutions de retraite et de prévoyance

Une autre étape de la procédure d’embauche d’un salarié est l'affiliation des salariés à la caisse de retraite complémentaire de l'Agirc-Arrco.

Il s’agit d’une formalité d’embauche obligatoire. 

L’affiliation est effectuée par la transmission de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes de protection sociale.

La visite d’information et de prévention

Tous les salariés doivent bénéficier d’une visite d’information et de prévention dans un délai de 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail.

La visite d’information et de prévention est réalisée par le médecin du travail ou un professionnel de santé.

Cette visite a notamment pour objet :

  • d'interroger le salarié sur son état de santé ;
  • de l'informer sur les risques éventuels auxquels l'expose son poste de travail ;
  • de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre ;
  • de l'informer sur son droit de bénéficier d'une visite à sa demande avec le médecin du travail , à tout moment.

Lors de cette visite, un dossier médical en santé au travail est ouvert. 

À l'issue de toute visite d'information et de prévention, le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travailleur et à l'employeur.

Informations et documents à remettre au salarié lors de l’embauche

Voici la liste des principales informations et documents à remettre au salarié lors de l’embauche.

La DPAE - L'employeur doit fournir au salarié lors de l’embauche une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. Précision - Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

Le règlement intérieur - L’employeur est tenu d’afficher le règlement intérieur dans les lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche.

La mutuelle d’entreprise - Dans le cas où une mutuelle d’entreprise existe, l’employeur est tenu d’en informer le salarié.

Les entretiens professionnels - Lors de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur. L’entretien est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi. 

Tableau des formalités d’embauches

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau des formalités d’embauche. Vous trouverez également les formalités à respecter dans le cadre d’une première embauche d’un salarié.

Tableau des formalités d'embauche

Tableau des formalités d'embauche

Auteure

PayFit

Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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