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La gestion mensuelle des bulletins de paie de votre entreprise, tâche importante de votre quotidien, constitue-t-elle pour vous une tâche répétitive ?

Comptabiliser les absences, les congés, les primes et tickets restaurants, puis éditer les bulletins de paie et enfin procéder minutieusement au virement des salaires : autant de process requis pour l’édition correcte des bulletins de paie des salariés chaque mois. A l’édition du bulletin de paie s’ajoute la gestion des déclarations sociales. Bordereaux URSSAF, déclarations retraite et communication avec les organismes de prévoyance représentent une partie importante du travail administratif d’une entreprise. 

Aujourd’hui la majeure partie de ces tâches peut être automatisée avec un logiciel. Ce dernier permet de gagner en flexibilité et en temps, en rendant notamment possibles et simples les modifications de dernière minute ou encore les imprévus de fin de mois (arrêt maladie, pose de congés, etc.).

À l’embauche du premier salarié, du vingtième ou du deux-centième, la gestion de la paie est une question centrale. Alors, comment choisir le meilleur logiciel de paie, c'est-à-dire celui qui répond le mieux à vos besoins ?

Pour ne pas se tromper, il est important de suivre certaines règles d'or. Ce guide a pour objectif de vous orienter dans votre réflexion et de vous accompagner dans le choix final de votre logiciel de paie. Nous répondrons à vos principales interrogations :

    Quelles sont les solutions de gestion de paie disponibles en 2020 ?

    Vous avez l’impression que choisir le logiciel de paie adapté au mieux à vos besoins est aussi complexe que la gestion de la paie elle-même ? Pas d’inquiétude, nous allons vous aiguiller dans cette prise de décision. La première étape de votre choix passe par une question très simple : souhaitez-vous externaliser ou internaliser la paie ? 

    Les différences entre ces options ne sont peut-être pas évidentes pour vous. Commençons donc par les définir.

    Trois solutions de gestion de paie : externalisation, internalisation avec gestionnaire ou logiciel de paie

    Trois solutions de gestion de paie : externalisation, internalisation avec gestionnaire ou logiciel de paie

    Externaliser sa paie : l’expert comptable

    Externaliser votre paie implique de passer par un prestataire externe à l’entreprise, généralement un expert comptable. Celui-ci sera en charge des différentes actions liées à la paie : éditer tous les bulletins de paie, établir les charges sociales et déclarations annuelles, mais aussi gérer l’arrivée d’un collaborateur, son départ de l’entreprise, les modifications éventuelles de contrat, etc. Que vous soyez DRH, DAF ou DG, si vous êtes responsable des tâches administratives et financières dans l’entreprise, vous ferez de nombreux allers-retours avec l’expert comptable durant le mois pour lui communiquer les informations nécessaires à la réalisation de ses tâches. Les dernières modifications relatives à vos bulletins devront cependant être remontées à l'expert comptable chaque mois avant une certaine date, pour être reflétées dans les bulletins en question dans les temps.

    💡 Il faut compter en moyenne entre 1 et 3 jours par mois pour vos échanges avec l’expert comptable. Ces échanges sont plus fréquents autour de la date de génération des bulletins de paie.

    💡 Le coût relatif à chaque bulletin de paie avoisine les 29 euros. A ce montant s’ajoutent les honoraires, souvent facturés à l’heure, de l’expert comptable.

    ⚠️ Le coût d’un expert comptable est relativement élevé, et les allers-retours souvent nombreux. De plus, les modifications sur un bulletin de paie ne peuvent être effectuées que jusqu’à une certaine date du mois. Passée cette période, il ne reflétera pas la réalité du mois passé (arrêt maladie de dernière minute, note de frais, etc.)

    Internaliser sa paie : une ressource humaine ou digitale

    Le gestionnaire de paie

    Avec ce mode de gestion de la paie, votre entreprise a la main sur le processus. Chaque mois, vous devrez rassembler les informations relatives à la paie, établir les bulletins de paie et effectuer les déclarations de charges sociales ou annuelles. 

    L’ensemble de ces actions prend beaucoup de temps et implique une maîtrise totale de la réglementation et des informations relatives à la gestion de paie, Il sera donc potentiellement nécessaire: : 

    • soit de financer une formation en paie et déclarations sociales pour la personne responsable au sein de votre entreprise ;
    • soit d’engager un profil expérimenté, spécialiste de la gestion de paie.

    Le logiciel de paie 

    Gérer la paie de son entreprise en passant par un logiciel spécialisé donne une visibilité claire sur les différents éléments de la paie et permet d’automatiser un certain nombre de tâches. Le logiciel de paie en ligne centralise l’ensemble des informations de l’établissement et des salariés. Il vous permettra donc de générer les bulletins de paie, de gérer les cotisations et d’avoir la main sur l’ensemble des demandes (congés, notes de frais, etc.). Ce type de solutions digitales ne requiert pas de formations extensives et est accessible pour différents profils (DAF, DRH, DG, Office Manager, Chief Happiness Officer, etc.). 

    💡 Et avec PayFit ? 

    Quelques heures suffisent pour maîtriser un logiciel comme PayFit.

    "En plus de faciliter mes démarches administratives au sein d’un environnement réglementaire rigoureux, je dispose désormais d’une meilleure accessibilité et compréhension de l’environnement légal du travail."

    Jacquelin Becheau la Fonta, Directeur Général & Co-fondateur, PayLead, 18 employés

    Plateforme PayFit - la centralisation des documents

    Plateforme PayFit - la centralisation des documents

    “Nous avons un DAF pour 66 collaborateurs. Avoir la main sur l’intégralité des données RH est très appréciable, c’est un vrai changement de paradigme ! (...) Nous n’aurions jamais pu autant recruter et grandir sans PayFit. Le logiciel permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, et de dédier du temps à ce qui compte, comme la croissance.”

    Antoine Lescure, Directeur des Opérations, MédecinDirect, 220 employés

    Quels sont les avantages de l’internalisation de sa paie avec un logiciel ? 

    Automatisation : le logiciel de paie en ligne aide à garder la main sur votre paie, tout en automatisant de nombreuses tâches.

    Coût : L’outil permet, pour un moindre coût, de gérer sa paie en ligne de A à Z et d’avoir accès à toutes vos informations clés.

    Proximité : En passant par un logiciel, vous pouvez modifier vos bulletins de paie (RTT, congés, tickets restaurant, activité partielle…) jusqu’à la dernière minute en quelques clics.

    “Avant d’avoir recours à PayFit, nous passions beaucoup de temps à transmettre les bonnes informations au cabinet comptable. Désormais, c’est simple, le logiciel est connecté aux congés, aux notes de frais, à la gestion des temps de travail. Tout est intégré directement à la paie, sans erreur possible.”

    Alexandre Paepegaey, Directeur Général, Privateaser, 110 employés

    Quels sont les attributs d’un logiciel de paie ?

    La paie peut présenter quelques insatisfactions, qu'un logiciel de paie aide à résoudre.

    Le salarié souhaite mieux comprendre les évolutions mensuelles de son bulletin de paie (lui a-t-on remboursé ses notes de frais ? Ses congés ont-ils bien été comptabilisés en RTT, et non congés payés ? Quelle part paie-t-il de ses frais de transport ? Quelle prime a-t-il reçue, ce mois-ci ?) et vous, qui êtes en charge de la paie, accumulez les allers-retours (avec l’expert comptable ou vos salariés) pour que les bulletins de paie reflètent au mieux la réalité des semaines passées. 

    Il est de surcroît important de comprendre quels modules et fonctionnalités composent un logiciel de paie, et lesquels sont indispensables pour vous. 

    L’essentiel à connaître

    L’importance de la dématérialisation pour la gestion de la paie en 2020 

    La dématérialisation des échanges avec les organismes sociaux et des fiches de paie apporte de nombreux bénéfices : elle est même encouragée par la loi. Parmi ses avantages : 

    • la réduction des erreurs ;
    • la traçabilité des échanges ;
    • l’accès n’importe où et n’importe quand aux documents. 

    Il est ainsi important que votre outil de gestion de paie propose cette dématérialisation et supporte les formats techniques exigés. 

    "Maintenant, j'ai un seul outil dans lequel toutes mes données administratives sont renseignées : je peux piloter ma masse salariale, le nombre de salariés, je peux gérer mes équipes en ligne depuis n'importe où dans le monde... Je suis sereine."

    Elsa Darquier, DRH, Big Mamma, 500 employés

    Le SaaS

    Les outils de gestion de paie en SaaS, ou Software as a Service, se caractérisent par un modèle économique différent des logiciels vendus sous licence. Votre entreprise ne se dote alors plus d’un outil, mais loue véritablement un service. Les utilisateurs (administrateurs et salariés) accèdent par la suite à ce service simplement à travers un navigateur web sécurisé et des identifiants de connexion propres à chacun, sans avoir besoin de télécharger un logiciel. Il leur est alors possible de se connecter où et quand ils le souhaitent, sans nécessairement utiliser leur ordinateur professionnel. 

    “PayFit est facile d’accès, je peux l’utiliser partout où nous avons une connexion internet et sans avoir besoin de posséder des connaissances préalables en droit social ou en paie.”

    Mélissa Di Mascio, RRH, Erys Group, 277 employés

    L’espace administrateur  

    L’administrateur sera l’utilisateur principal du logiciel de paie. C’est lui qui sera en charge de la gestion de toutes les tâches liées à la paie et autres fonctionnalités. Son espace est composé de plusieurs sections : éléments de rémunération, absences et temps de travail, imports, exports, déclarations et organismes, etc. Il peut ainsi, en quelques clics, accéder à toutes les données dont il a besoin, et avoir une vue consolidée de ses équipes. 

    L’espace employé

    S’il n’est pas le premier bénéficiaire de l’utilisation d’un logiciel de paie, le salarié y trouvera son compte également.

    Il pourra se servir de l’outil non seulement pour les besoins relatifs à son bulletin de paie, mais également pour des demandes plus larges (pose de congés, checklist d’onboarding, partage de notes de frais). Il est ainsi primordial que son espace employé soit facile d’utilisation et d’accès, pour lui permettre une utilisation quotidienne fluide. Lorsqu’il quitte l’entreprise, il pourra toujours accéder à son espace personnel et consulter par exemple ses anciens bulletins de paie. Il lui suffira, depuis son propre compte, de renseigner son adresse mail personnelle.

    L’utilisation au quotidien

    Un logiciel de paie est un outil informatique qui automatise la paie. Certaines plateformes proposent également de gérer l'intégralité des processus liés aux ressources humaines : pose d’absences et de congés, suivi du temps de travail, notes de frais, etc. Vous vous demandez si ce type de solutions serait adapté à vos attentes ? Nous avons dressé pour vous une liste des besoins auxquels ces deux options s’adressent. 

    Logiciel gratuit, basique ou avancé 

    Pourquoi un logiciel de paie gratuit ne peut répondre à vos besoins

    Un logiciel de paie en ligne performant est un outil riche et complexe (d’un point de vue technique) qui vise à apporter une réponse simple à vos multiples besoins. La solution de paie doit proposer, d’une part, une qualité optimale (robustesse, flexibilité, facilité de prise en main…) ; d’autre part, un panel de fonctionnalités étendu, pour simplifier un maximum de tâches. 

    Pour répondre à l’ensemble de vos besoins, un développement de qualité est nécessaire. Moins un logiciel est cher, moins sa technique est robuste. Il est important de penser long terme (des erreurs significatives peuvent exposer l'entreprise à un redressement judiciaire) quand il s'agit de calculer le budget relatif à sa solution.

    De plus, votre satisfaction par rapport à votre logiciel de paie passera par la faculté de la solution à vous proposer un accompagnement riche. Bénéficier d’un soutien quotidien par un expert qualifié est indispensable, cependant rarement pris en compte dans des logiciels de paie gratuits. Gardez également en tête que la confidentialité et la sécurité des données sont primordiales : une solution gratuite ne garantira pas forcément ces aspects.

    Fonctionnalités d’un logiciel standard

    1. Edition et vérification des bulletins de paie 

    2. Automatisation et génération de ces bulletins 

    3. Gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) 

    4. Génération des documents comptables (tels que le grand livre)

    Fonctionnalités supplémentaires d’un logiciel avancé  

    1. Prise en charge des déclarations sociales (DSN, URSSAF) (En savoir plus sur ce sujet)

    2. Suivi du temps de travail (En savoir plus sur ce sujet)

    3. Pose des congés en ligne (En savoir plus sur ce sujet)

    4. Gestion des absences des salariés (En savoir plus sur ce sujet)

    5. Export des données importantes (En savoir plus sur ce sujet)

    6. Ajout des notes de frais - certains logiciels, tels que PayFit, automatisent ce processus. (En savoir plus sur ce sujet)

    7. Sauvegarde des documents confidentiels sur l’espace administrateur 

    8. Dématérialisation des documents administratifs des employés et entreprises 

    Les formules standards et avancées proposent également un accompagnement par un expert de paie dédié, et une évolution de la solution en fonction des besoins clients.

    “Ma fonctionnalité préférée est la gestion des déclarations sociales, qui sont prises en charge dans l’outil. Par exemple, on entre un nouveau salarié sur la plateforme, PayFit envoie la DPAE ; on entre un arrêt maladie, PayFit envoie automatiquement l'attestation de salaire : il y a juste à appuyer sur un bouton. Il n'y a plus ce travail d'envoi des documents via des interfaces dédiées, PayFit s'occupe de tout.”

    Alexandre Paepegaey, Directeur Général, Privateaser, 110 employés

    Les 3 modules principaux d’un logiciel avancé - L’exemple de PayFit

    Module #1 - Gestion de paie : actions concrètes de l’outil 
    1. Génération automatique des bulletins de paie
      Tous les mois, le logiciel PayFit édite automatiquement les bulletins de paie à la date de votre choix, et en informe vos employés par mail. En ce qui concerne le virement des salaires, vous devez envoyer à votre banque le fichier de virement SEPA généré automatiquement. 
    2. Veille légale et mise à jour de votre convention collective
      Chez PayFit, une équipe de juristes spécialisés en droit du travail est dédiée à la veille légale et conventionnelle quotidienne. Elle garantit donc la prise en compte de toutes les évolutions au jour le jour. 
    3. Documents pour votre expert comptable
      Sur la solution de paie en ligne, vous pouvez accéder aux écritures comptables et aux livres de paie de chaque mois depuis votre adoption de l’outil. L’état des charges, le détail des cotisations et le détail des réductions sont également disponibles depuis votre espace. 
    4. Prise en compte de toutes les spécificités
      Des logiciels, tels que PayFit, prennent en charge et calculent automatiquement les réductions et exonérations de cotisations sociales : Réduction Fillon, JEI (Jeune Entreprise Innovante), CICE (Crédit d'Impôt pour la Compétitivité et l'Emploi), Allocations familiales (taux réduit). Vous pouvez par la suite procéder à un simple export de données pour constituer vos dossiers.
    5. Contrôle total sur votre paie
      Vous pouvez consulter le centre d’aide PayFit depuis la plateforme, pour vous aider à la prise en main de l’outil. 
    6. Actualisation des bulletins en temps réel
      Lorsque vous ajoutez une variable de paie, les bulletins sont édités et mis à jour de façon automatique. Vous pouvez donc retrouver une synthèse mensuelle de la rémunération de vos salariés : les salaires bruts et nets, les titres restaurant, les notes de frais…. 

    "PayFit nous permet d’avoir une vue claire sur les coûts liés aux salaires, et de réaliser des projections plus précises, plus réalistes."

    Gilles Bertaux, Directeur Général, Livestorm, 30 employés 

    Module #2 -SIRH : l’importance d’avoir un SIRH complet et flexible

    Un SIRH de qualité présente de nombreux bénéfices : 

    1. Fluidification des échanges grâce à l’espace personnel
    En fournissant un espace personnel à chacun de vos employés, vous leur permettez un gain d’autonomie et une centralisation de toutes leurs informations personnelles. Ils peuvent ensuite effectuer leurs demandes, notamment de congés ou de remboursement de notes de frais, depuis cet espace. 

    2. Simplification de la gestion des congés et absences
    Le logiciel de paie en ligne développé par PayFit centralise toutes les spécificités liées aux congés et absences. Les calculs, qui sont réalisés automatiquement en fonction de la convention collective de l’entreprise, sont ensuite reportés sur le bulletin de paie.

    "Les salariés demandent leurs congés : ils arrivent au bon endroit, nous avons un calendrier et pouvons les suivre directement."

    Mathilde Andrade, Directrice Générale Adjointe, Cartesia Education, 125 employés

    3. Centralisation de la gestion des notes de frais
    Les notes de frais donnent souvent du fil à retordre aux employés. Sur le logiciel PayFit, vos employés peuvent gérer eux-mêmes leurs notes de frais. Ils les chargent sur leur espace en quelques clics, et l’outil remplit une partie des informations. Le manager peut ensuite les valider sur son espace, et même fixer des plafonds quant aux frais que l’employé peut dépenser, selon le domaine de dépenses. 

    4. Gestion du temps de travail des employés
    Si le suivi du temps de travail est effectif dans votre entreprise, il est important de prendre un outil qui propose cette fonctionnalité. Sur PayFit notamment, vous pouvez permettre à vos employés de renseigner leur temps de travail et allouer aussi bien celui-ci que leurs notes de frais à leurs différents projets. Vous facilitez ainsi la facturation de vos clients et l’assignation du temps de travail au JEI/CIR. 

    5. Création des organigrammes et accord des droits de validation et de visualisation
    Il est possible sur l’outil de gestion de la paie d’attribuer des droits de validation aux managers afin qu’ils puissent valider les différents éléments (demande de congés, demande de remboursement de notes de frais…). Une fonctionnalité rend également possible la visualisation de l’organigramme de l’entreprise depuis leur espace personnel. 

    6. Intégration des nouveaux talents
    Vous pouvez définir une liste de tâches prédéfinies pour faciliter l’arrivée de chaque employé, et leur demander un certain nombre de documents administratifs grâce au questionnaire d’onboarding, qui les guide durant leurs premiers pas dans l'entreprise.

    S’assurer que les bulletins de paie soient exempts de fautes est, bien entendu, un souci au coeur des préoccupations des DAF, DRH ou DG. Une fiche de paie incomplète ou envoyée en retard est un motif de mécontentement des salariés, et la simple gestion des fiches de paie monopolise un temps important pour les gestionnaires qui en sont responsables. Cependant, l’accompagnement dans ces tâches administratives n’est que la première étape. Il est en effet primordial, pour enrichir la stratégie de digitalisation RH, d’intégrer une dimension plus globale à l’outil de gestion de paie. Cette dimension sera caractérisée par le traitement des congés, absences, primes, notes de frais ou encore le suivi du temps de travail. 

    Le saviez-vous ?

    Certains logiciels de paie en ligne ont développé des fonctionnalités relatives à l’épanouissement et la productivité des collaborateurs et de leurs managers, tels qu’un module dédié à l’onboarding. 

    Checklist à l’arrivée, documents à fournir, matériel à récupérer, collègues à rencontrer, taille à préciser pour recevoir son pull aux couleurs de l’entreprise… Cette phase cruciale du cycle de vie de l’employé fait partie de l’outil SIRH ! 

    Module #3 -Accompagnement : ce qu’il faut savoir 

    Le service support doit fournir un accompagnement important et être facilement joignable.
    Si un logiciel de gestion de paie de qualité permet un gain de temps considérable, c’est parce qu’il gère la majeure partie des tâches relatives à la paie et aux RH. Cela passe dans un premier temps par l’automatisation et la digitalisation des tâches, et dans un second temps par la qualité du support qui répondra à vos besoins spécifiques. C’est pour cela qu’il est primordial de vous renseigner sur la richesse de l’accompagnement et l’expertise de votre référent. 

    L’aspect pédagogique du logiciel de paie est un point à ne pas négliger. L’expert paie en charge de vous accompagner doit, certes, savoir vous épauler dans vos actions ; mais l’outil de paie doit tout de même savoir vous guider et vous fournir une expérience utilisateur de qualité. Il est donc important de choisir un outil fluide :

    • composé d’une interface claire ;
    • comportant des indications et messages intuitifs sur la plateforme ;
    • pour lequel une démonstration exhaustive vous est proposée.  

    Quels bénéfices apporte un logiciel de paie ?

    Le logiciel de paie permet de répondre aux besoins de ces différentes parties prenantes en toute simplicité. Il édite les bulletins de paie, gère les déclarations sociales. Le logiciel de paie tout-en-un va même soutenir les processus RH plus globaux (pose de congés, remboursement de notes de frais, processus d’onboarding…).

    3 chiffres à retenir

    Trois chiffres à retenir sur le logiciel de paie

    Trois chiffres à retenir sur le logiciel de paie

    “Je n’ai plus qu’un interlocuteur, et ne passe que 3 jours par mois sur la paie des effectifs de tous nos pays. Auparavant, lorsque j’avais recours à un expert comptable, j’y passais au moins une semaine, sans compter les différents échanges avec les prestataires et les relances ! J’ai gagné du temps, tout en ayant des effectifs qui augmentent.”

    Baptiste Laugeois, responsable paie et SIRH, MisterFly, 400 employés

    Externaliser la paie ou recourir à un logiciel : le comparatif

    Nous avons compilé l’ensemble des caractéristiques propres à chaque façon de gérer la paie. Expertise, temps consacré, prix, engagement, centralisation des données...que devez-vous savoir ? 

    Comparatif des différentes solutions de gestion de paie

    Comparatif des différentes solutions de gestion de paie

    "Depuis l’adoption de PayFit, je ne passe plus que 10 minutes par mois sur la paie. J’avais comparé plusieurs outils : avec PayFit, nous payons moins pour une solution qui est plus adaptée à nos problématiques. L’outil nous permet de gagner en productivité et nous offre des conseils et une offre précieuse."

    Sébastien Worms, Directeur Général, Vitaline, 6 employés

    Solution de paie en ligne : les premiers bénéficiaires 

    Les avantages présentés par le logiciel de paie sont nombreux, et affectent les différentes parties prenantes. 

    Besoins en gestion de paie du DG, DRH, manager et salarié

    Besoins en gestion de paie du DG, DRH, manager et salarié

    Le Directeur Général

    A la recherche de productivité et de rentabilité, le Directeur Général appréciera de bénéficier : 

    • d’un tarif intéressant ;
    • d’un outil fiable qui le protège contre tout redressement ;
    • d’une solution adaptable à la taille de son entreprise.

    ”Avant PayFit, nous passions par un expert comptable. C’était assez laborieux, et nous avions de nombreux échanges par mail. Nous ne savions pas quoi correspondait à quoi ! Nous avions beaucoup de questions, du type “C’est quoi ça sur mon bulletin de paie ?” PayFit a tout changé à ce niveau-là.”

    David Simeoni, Directeur Général et cofondateur, elinoï, 16 employés 

    Le DRH

    L'équipe RH cherchera quant à elle à améliorer son quotidien grâce à un outil de ce type. Les bénéfices majeurs seront alors :

    • l’accès à un logiciel instantané ; 
    • la confiance en sa fiabilité ;
    • l’accompagnement lors de ses requêtes ;
    • la centralisation des informations; 
    • le gain de temps mensuel ; 
    • la focalisation sur des tâches à forte valeur ajoutée ; 
    • l’épanouissement quotidien. 

    "PayFit est moderne, intuitif, complet. Notre équipe de direction et tous nos collaborateurs l’apprécient : l’outil permet vraiment un classement et une gestion RH rapides et efficaces, pour un prix très honorable."

    Pierre Banzet, Fondateur, Transchain, 15 employés 

    Le manager

    Le manager sera à la recherche d’une visibilité améliorée pour gérer son équipe. Le logiciel lui permettra donc : 

    • une vue d’ensemble de l’activité de son équipe ;
    • une validation facile des requêtes de validations de ses collaborateurs (notes de frais, congés, absences) ;
    • une alerte en cas d’échéances.

    “PayFit a beaucoup fluidifié les échanges entre les managers et les employés. Tout est automatisé et nous ne perdons plus de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.” 

    David Simeoni, Directeur Général et cofondateur, elinoï, 16 employés

    Le salarié

    En quête de simplicité dans son quotidien et d’épanouissement, le salarié profitera de son côté :

    • d’un espace dédié pour soumettre ses demandes RH ;
    • d’un suivi de ses congés, remboursement de ses notes de frais, validation de ses requêtes ;
    • d’une visibilité sur toutes ses infos RH (bulletins, contrats, organigramme).

    Plateforme PayFit - l'espace employé

    Plateforme PayFit - l'espace employé

    "Au quotidien, les salariés gagnent en autonomie, font leurs demandes depuis leur ordinateur, et peuvent ainsi avoir plus de temps pour leurs activités sportives et professionnelles."

    Benoit Hairy, Office Manager, Gymlib, 70 employés

    Comment bien choisir votre logiciel de paie ?

    Le digital est la clé pour limiter l’aspect chronophage de tâches à faible valeur ajoutée, et il s’est étendu aux processus RH et relatifs à la paie ces dernières années. 

    Une solution de gestion de paie en ligne doit être en mesure de gérer l’édition des bulletins de paie avec assiduité et efficacité, tout en répondant aux problématiques sociales qui ponctuent la vie de votre entreprise et vos salariés. Elle doit être capable de traiter de l’éventail varié de sujets qui gravite autour de la paie : déclarations sociales, congés ou encore notes de frais. 

    Afin de choisir l’outil de paie qui répond le mieux à vos besoins, il est important de faire un état des lieux de vos attentes. Mais allez au-delà même de vos besoins actuels : pensez également à l’évolutivité de la solution de paie. 

    Saura-t-elle grandir avec vous et répondre à des besoins en constante évolution ? Prenons pour exemple les impératifs posés par le Covid-19 en matière de paie : il est dans ce contexte primordial d’avoir accès à des fonctionnalités nouvelles, telles que le recours à l’activité partielle, ou encore le report des cotisations sociales.

    Logiciel de paie TPE, logiciel de paie PME 

    Les entreprises de différentes tailles pourront se pencher sur les fonctionnalités proposées par le logiciel pour faire un choix en ligne avec leurs effectifs. 

    Graphiques, notes de frais, intéressement, workflows… Une startup ou TPE n’aura pas les mêmes besoins en matière de paie et SIRH qu’une PME ; de même qu’une entreprise dans le secteur de la restauration n’aura pas les mêmes attentes qu’une entreprise dont la convention collective est SYNTEC.

    Certains logiciels de paie en ligne, à l’instar de PayFit, ont créé une interface qui permet de répondre aux besoins divers de chacun, aux différentes conventions collectives, etc. 

    D’autres répondent à certaines tailles d’entreprises spécifiques et non à d’autres. Il s’agira donc de se pencher sur une liste exhaustive de vos besoins à moyen et long terme pour faire un choix avisé.

    💡 En juin 2020, 160 conventions collectives étaient disponibles depuis PayFit. Chaque année, de nouvelles conventions sont intégrées ! 

    La nouvelle offre de paie pour les micro-entreprises 

    Vous êtes à la tête d’une micro-entreprise ? PayFit a développé en juin 2020 l’offre Starter destinée à toutes les TPE qui cherchent une solution de paie adaptée. Avec cette offre, bénéficiez de :

    - un tarif préférentiel : accès à l’intégralité de la plateforme PayFit pour 39€/mois, et 20€/ bulletin de paie généré ;

    - un accompagnement personnalisé : ateliers & conseils sur les sujets paie & RH ;

    - un gain de temps : concentrez-vous, dès le début de votre aventure, sur le lancement de votre activité ;

    - une simplification : accompagnez sereinement vos salariés dans tous les aspects de leur vie d’entreprise : embauche, rémunération, déclarations sociales, congés, notes de frais. 

    Plus d’infos sur le site internet dédié

    "PayFit est un must-have lorsque l’on lance une boîte et commence à engager des salariés : qualité de l’information, automatisation… Nous n’avons jamais eu d’erreur sur les fiches de paie. Lorsque nous avons eu besoin de conseils, PayFit a su nous aider très rapidement !"

    Louis Marty, Directeur Général, MerciHandy, 30 employés

    Les 10 exigences clés à avoir

    Eléments fondamentaux que doit contenir la solution de paie

    Eléments fondamentaux que doit contenir la solution de paie

    Que vous soyez seul ou fassiez partie d’une équipe, que vous soyez rattaché au service financier ou des RH, vous devez avoir plusieurs exigences quant à votre gestion de paie.  

    Nous avons recensé les caractéristiques indispensables pour vous guider dans votre choix : 

    1. La fiabilité, puisque la principale qualité d’un logiciel de paie se mesure par sa capacité à rester en phase avec les aspects légaux et réglementaires du droit social français. Cela permettra à vos fiches de paie et déclarations sociales de rester exemptes de défauts.

    2. L’évolutivité, pour que l’outil grandisse avec votre entreprise, et s’adapte à la législation. La taille de votre entreprise a de fortes chances d’être amenée à évoluer, il conviendra donc de vous assurer de la capacité du logiciel à vous accompagner dans cette croissance de vos effectifs et cette évolution des besoins. De même, le monde de la paie et du social est en perpétuelle évolution, et votre solution de paie doit pouvoir refléter ces changements. Celle-ci doit donc proposer une veille constante de la législation sociale pour faire des mises à jour dès l’entrée en vigueur d’une nouvelle règle légale ou conventionnelle.

    Le saviez-vous ?

    Certains logiciels ont développé des bulletins de paie avec QR codes, pour permettre de vérifier l’authenticité de ces derniers. A l’aide d’un simple scan, les destinataires du bulletin de paie d’un salarié (banque, etc.) peuvent ainsi avoir accès au document original.
    Ces documents sont non seulement dématérialisés et stockés en lieu sûr (dans l’espace employé du salarié), mais ils apportent également une double sécurité aux personnes y accédant.

    3. L’automatisation, pour que la solution agisse d’elle-même une fois votre convention collective renseignée. C’est le cas avec PayFit, qui a, comme mentionné précédemment, codé le code du travail. Les équipes en charge du développement de l’outil ont pris l’ensemble des règles du droit du travail français et des conventions collectives, et les y ont intégrées à l’outil. Le logiciel automatise également la création et l’envoi de vos déclarations sociales.

    4. La simplicité, pour ne pas compenser les gains de temps que la solution de paie en ligne vous apportera... en temps de formation ! En effet, un bon logiciel de paie est intuitif et offre une expérience utilisateur riche et fluide. L’administrateur comme l’employé doivent pouvoir se rendre sur la plateforme. En un coup d’oeil, l'administrateur doit comprendre où se trouve l’ensemble des informations qu’il recherche ; et en quelques clics, pouvoir effectuer ses bulletins de paie ou encore poser ses congés.

    5. Les fonctionnalités SIRH, pour que l’administrateur qui est non seulement en charge de la paie, mais également de la gestion des congés et absences, du temps de travail et même des notes de frais… puisse gérer l’intégralité du process lié aux ressources humaines depuis le logiciel.

    6. La rapidité et la robustesse technique, pour limiter la rencontre de problèmes techniques. Un SIRH prend en charge un ensemble de processus très complets, pour permettre à l’équipe RH ou finance de gagner du temps et, ainsi, pouvoir se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Votre outil doit supporter l’ajout de nouvelles données ou encore la croissance de vos équipes sans présenter de nombreux bugs. Référez-vous notamment aux avis clients pour vous faire une idée de sa capacité à répondre à vos besoins.

    “Nous avons choisi PayFit pour la simplicité de l'outil et sa robustesse.”

    Olivier Fournier, DRH, Fondation Agir Contre l'Exclusion, 70 employés

    7. La possibilité d’export, pour réaliser des exports de données telles que les salaires nets et bruts, la parité, les charges salariales et patronales, les effectifs, le temps de travail ou encore les congés. Si la solution en ligne de paie centralise l’ensemble de vos informations, il peut être nécessaire dans certains cas de figure d’exporter des données pertinentes pour d’autres parties prenantes de votre entreprise, travailler hors connexion ou partager des rapports. La meilleure solution de paie est celle qui vous propose d’accéder à ces rapports exhaustifs et de les exporter en un clic.

    Plateforme PayFit - l'aperçu des données

    Plateforme PayFit - l'aperçu des données

    8. L’aspect “SaaS”, pour bénéficier d’un accès en ligne. En vue de limiter le temps d’implémentation, il est important pour l’entreprise de ne pas nécessiter d’application ou de développement spécifique, qui induiraient un coût important - contrairement aux logiciels avec licence qui, eux, peuvent être mis en place rapidement.

    9. L’accompagnement spécifique, puisque des experts en paie dédiés vous permettent de tout maîtriser et de gagner un temps important, et de bénéficier d’un paramétrage initial facilité.

    10. La sécurité des données, pour vous assurer de la confidentialité des informations de vos employés. Un logiciel Saas, par exemple, héberge les données sur un serveur externe. 

    Pourquoi la sécurité des données est-elle primordiale ? 

    Nous le savons tous, les informations relatives à la paie et à l’humain sont à caractère hautement confidentiel. Puisque le recours à un logiciel de paie implique que les données soient hébergées hors de l’entreprise, trois points d’attention sont à noter pour vous accompagner dans votre choix : 

    - veillez à ce que l’encryptage soit ultra sécurisé ;

    - assurez-vous que les serveurs soient à la pointe de la sécurité et conformes à la législation européenne ;

    - ayez la certitude qu’une sauvegarde de copies soit effectuée. 

    💡 Pensez à inclure votre département informatique ainsi que votre département juridique dans cette vérification avant d'officialiser votre décision.

    Mise en place d’un logiciel de paie : les 7 étapes 

    Nous avons établi un guide des 7 étapes pour vous aider à choisir et mettre en place le meilleur logiciel de paie pour votre entreprise :

    1. Identifiez vos besoins
    Dans un premier temps, faites la liste des fonctionnalités qui sont pour vous indispensables. Gestion des congés, accompagnement, onboarding des collaborateurs ? Soyez exhaustifs, pour vous assurer de trouver le logiciel de paie fait pour vous ! 

    2. Faites un benchmark
    Réalisez ensuite un comparatif des outils existants, et classez-les en fonction des fonctionnalités qui sont pour vous incontournables. Interrogez les solutions de paie en question : ont-elles développé ces options ? Leurs clients semblent-ils satisfaits ? 

    3. Vérifiez l’absence de coûts cachés
    Une fois votre benchmark établi, vous allez pouvoir finaliser votre choix notamment en fonction de votre budget. Pensez à vérifier que l’offre convoitée ne revête pas de coûts cachés ou de durée d’engagement particulièrement longue. Le logiciel est choisi : place au projet !

    4. Organisez un groupe de travail
    Pensez à créer un groupe de travail qui comprenne toutes les parties prenantes. DG, DAF, DRH : quelles sont leurs attentes ? Leurs pirincipaux défis quotidiens en matière de paie ? Qu’aimeraient-ils automatiser de leurs processus RH ?

    Et pourquoi ne pas intégrer un manager et un salarié de vos équipes dans ce groupe de travail ? Cela vous permettra de comprendre les besoins du manager en matière de visibilité sur son équipe, ainsi que les besoins du collaborateur qui souhaiterait peut être poser ses congés et faire remonter ses notes de frais en toute simplicité. N’oubliez pas également d’inclure vos départements IT et juridiques pour le volet sécurité et confidentialité.

    5. Organisez le projet

    Votre choix est fait, et les besoins de chaque partie prenante recensés ? Passez maintenant à l’organisation du projet ! L’adoption d’un logiciel de paie aussi complet, même si elle peut être très fluide, ne se fait pour autant pas automatiquement. Il est important de structurer les besoins, rassembler les documents nécessaires, assigner des rôles aux parties prenantes, prévoir le déploiement et anticiper les personnes à former.

    6. Déterminez un planning de migration
    La première phase de l’adoption du nouveau logiciel de paie passera par la migration. Pensez donc à anticiper avec votre nouveau partenaire toutes ces étapes. De quelles informations aura-t-il besoin ? Combien de temps la formation durera-t-elle ? Quand l’outil sera-t-il en place dans l’entreprise ? Un logiciel de paie performant aura déjà fait l’expérience de vos besoins et de votre taille d’entreprise : il saura donc vous donner une estimation claire du temps de migration et des différentes étapes qui en découlent. 

    7. Faites le bilan de la mise en place
    Le logiciel de paie a été correctement mis en place dans votre entreprise ? Félicitations ! Vous pouvez désormais réaliser un bilan de sa mise en place. Réunissez-vous avec les parties prenantes (équipe projet, référents de la solution de paie choisie) pour débriefer après la première paie. Qu’est-ce qui aurait pu être optimisé ? Qu’est-ce qui était un succès ? Cela pourra vous aider notamment si vous devez passer par des phases de mise en place de nouvelles fonctionnalités. 

    Evolutivité du logiciel de paie : la clé du succès

    Evolutivité de l’outil

    Le partenariat avec l’outil de gestion de paie et RH aura un impact considérable sur l’ensemble de votre activité. Les outils non évolutifs conduisent à de nombreuses erreurs et insatisfactions, tant pour les administrateurs que pour les collaborateurs. C’est pour cela que votre outil doit évoluer avec vous, ce qui dépend de plusieurs éléments : 

    • Tout d’abord, la qualité du service support qui vous accompagne quotidiennement dans vos démarches administratives.
    • Ensuite, la dimension pédagogique donnée à l’outil pour vous rendre plus autonome et vous faire gagner toujours plus de temps.
    • Mais aussi l’intégration de la dimension SIRH qui rend la solution encore plus puissante et complète. 
    • Finalement, l’état d’esprit de l’éditeur caractérisé par son dynamisme et son aspect novateur. 

    Outre la capacité de l’outil de paie à évoluer, suivre vos besoins et créer de nouvelles fonctionnalités ; pensez à vous projeter par rapport à votre potentielle croissance future. Si vous êtes aujourd’hui 50, serez-vous 200 demain ? Si vos besoins sont aujourd’hui basiques, seront-ils beaucoup plus complexes dans un an ? L’outil devra être à même de vous accompagner à travers ces changements.

    "Ce qui m’a frappé avec PayFit est l’absence de différences entre le moment où nous n’avions aucun salarié et le moment où nos premiers salariés sont arrivés : grâce à l’outil, nous ne passions pas plus de temps sur les tâches administratives, tout s’est fait naturellement."

    Marc Diguet, co-fondateur, Yelloan, 11 employés

    Evolution du droit du travail

    La fiabilité par rapport au droit du travail est un point essentiel à retrouver dans votre logiciel de paie. Les équipes de PayFit ont par exemple intégré le Code du Travail dans leur langage de programmation. En codant ce recueil évolutif dans leur logiciel de paie, ils offrent à leurs clients la garantie de bénéficier d’un service (bulletins de paie, gestion des déclarations sociales, congés payés, etc.) constamment à jour et en ligne avec les règles du droit du travail français et des conventions collectives de chaque client. 

    C’est ce même langage chez PayFit, le Jetlang, qui a permis la conquête de nouveaux marchés (Espagne, Royaume-Uni, Allemagne, Italie) en quelques mois.

    Droit du travail & Covid-19 : quels besoins ?

    Pendant la crise sanitaire, PayFit a mis à jour ou développé quatre nouvelles fonctionnalités pour mieux accompagner ses clients : 

    - l’ajout d’une absence liée au Covid-19 et aux maladies ordinaires ;

    - le recours à l’activité partielle ;

    - la modulation des paiements de vos cotisations ;

    - la prime Macron.

    De nombreuses ressources ont également été produites : webinars, FAQ juridiques, infographies ou encore articles pour accompagner les utilisateurs dans les bouleversements passés.

    “Le recours à l’ajout d’absence liée au Covid-19 s’est fait très facilement. J’ai beaucoup apprécié qu’à chaque étape, PayFit me rappelle le contexte légal et quelle action je devais faire ou non en parallèle.”

    Laura Coffinet, People Experience Advisor, Spendesk, 100 employés

    Tâchez donc de vous tourner vers un logiciel innovant, à l’affût des dernières nouveautés, performant en termes de veille, et adapté à votre taille d’entreprise. 

    Accompagnement dans l’utilisation 

    Lors du choix de votre outil de gestion de paie, il est essentiel d’accorder beaucoup d’importance à l’accompagnement qui vous sera alloué. Si vous adoptez un outil de gestion de paie efficace, vous devez vous attendre à ce qu’il soit facilement maniable et ne requiert pas en interne d’expert en paie pour s’en servir. Pour autant, il est tout de même primordial que vous soyez accompagné tout au long de votre aventure et que l’outil soit capable d’évoluer en même temps que votre entreprise pour être toujours à la hauteur de vos besoins. Projetez-vous à long terme !

    Et chez PayFit ?

    Chez PayFit, nous proposons par exemple à tous nos clients le soutien quotidien d’un expert en paie, pour répondre à leurs questions éventuelles et les aider lors de changements importants dans leur entreprise qui viennent impacter leurs besoins en paie et RH. 

    Nous avons également une équipe légale dédiée qui fait de la veille quotidienne pour créer toujours plus de contenus (webinars, questions-réponses, articles, livres blancs) notamment dans les périodes de nouveautés sociales (prélèvement à la source, recours à l’activité partielle en raison du Covid-19, etc.)

    Nous avons choisi PayFit parce que, dans notre choix d’internaliser la paie, c’est l’outil qui nous est apparu le plus innovant et le plus souple d’utilisation. Il y a clairement un avant et un après PayFit ! Nous sommes beaucoup plus acteurs et montons davantage en compétences.”

    Xavier Abramowitz, RRH, MyBestPro, 250 employés 

    La solution de gestion de paie exerce un rôle crucial pour l’activité de l’entreprise, et contribue par extension à sa réussite. La paie des salariés est au coeur du fonctionnement d’une entreprise : que la gestion de paie soit gérée par le DG ou le DRH, ou qu’elle soit opérée par une tierce personne, la paie de chaque salarié -et les spécificités qui en découlent- doivent être irréprochables. Les meilleurs logiciels bulletin de paie permettent d’assurer cette précision et ce gain de temps, en plus d’offrir de nombreuses fonctionnalités précieuses. 

    A retenir

    Un logiciel de paie est

    - exploitable par des personnes qui ne sont pas expertes en paie ;

    - la solution la moins coûteuse et la plus complète ;

    - sans engagement.

    Un logiciel de paie offre :

    - gain de temps ;

    - gain de coût ;

    - focalisation sur des tâches à forte valeur ajoutée ;

    - fluidification des échanges ;

    - visibilité centralisée sur les données de l’entreprise ;

    - fiabilité et sécurité des données ;

    - accompagnement de qualité ;

    - épanouissement de toutes les parties prenantes.  

    Un logiciel de paie doit être :

    - fiable ;

    - évolutif ;

    - automatisé ;

    - simple d’utilisation ;

    - tout-en-un (SIRH) ; 

    - rapide et robuste ; 

    - capable d’exports ; 

    - en SaaS ;

    - associé à un support quotidien ;

    - sécurisé.

    Un logiciel de paie propose

    - fonctionnalités liées à la paie ; 

    - fonctionnalités SIRH ;

    - accompagnement par un expert paie.

    Auteur

    Thomas de Priestere

    Customer Training Lead @PayFit

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