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En octobre 2018, l'Allemagne est devenue le troisième pays à lancer la fusée PayFit.

Avancez d'un an, et nous voici assis dans notre grand bureau de Berlin avec 50 PayFiters et plus de 300 clients !

Mais comment cela s'est-il passé et quels ont été les hauts, les défis et les leçons apprises au cours des douze derniers mois ?

Phase 1 : Construction du produit allemand (novembre 2017 - octobre 2018)

1 - Juste le début...

Fondée en France en 2016, la société PayFit a son siège social dans le 17e arrondissement de Paris.

Dès le début, PayFit et ses fondateurs - Firmin, Florian et Ghislain - ont décidé qu'ils voulaient avoir un produit qu'ils pourraient présenter à un public international.

La clé de tout lancement international serait JetLang, le langage de programmation révolutionnaire de PayFit qui a été développé par Ghislain, le tout premier "Master" de JetLang.

Les maîtres de JetLang ont souvent une formation d'ingénieur ; leur rôle est d'utiliser JetLang au quotidien pour développer le produit en codant des lois locales compliquées en matière de salaires et de comptabilité, ainsi que des réglementations fiscales et sociales.

Les bases de l'application PayFit Germany ont été posées par Stephan, responsable produit. L'aventure PayFit de Stephan a commencé à Paris en 2017, par une froide matinée de novembre. Armé seulement d'un français limité mais de sacs pleins d'ambition, il a été accueilli avec enthousiasme par les 40 premiers PayFiters. Depuis, l'équipe de Paris est passée à plus de 300 personnes.

Toutes mes attentes ont été dépassées - l'équipe m'a accueilli avec beaucoup d'enthousiasme. Je me suis senti chez moi dès le premier jour, car je faisais quelque chose que j'avais toujours voulu faire : travailler dans une méritocratie avec des personnes ambitieuses qui ne s'intéressaient pas à la politique intérieure.

Stephan Weber, chef de produit @PayFit Allemagne

Après que Stephan se soit installé et ait commencé à construire l'application allemande PayFit, la recherche d'un membre supplémentaire de l'équipe pour le soutenir a commencé. Il a rapidement trouvé ce qu'il cherchait : son ami et ancien collègue, Niklas.

Niklas, aujourd'hui ingénieur en chef de PayFit Allemagne, a commencé son voyage au début de l'année 2018. Chargé d'aider à la construction du produit, il s'est totalement immergé dans le bureau français grâce à ses talents de footballeur mais aussi à sa volonté de s'intégrer avec ses nouveaux collègues.

Comme Stephan et Niklas n'avaient aucune expérience préalable de la paie, ils ont tous deux commencé à recevoir des conseils professionnels du premier spécialiste allemand de la paie de PayFit.

2 - Les premiers clients et la première fiche de salaire

En avril, les premières fiches de paie sont prêtes à être établies. L'équipe a commencé à réfléchir aux différents modèles et formats qu'elle pourrait utiliser. Pour ce faire, ils ont examiné ce que faisaient leurs principaux concurrents et ont commencé à analyser les exigences légales des fiches de paie allemandes.

Nous avions travaillé si dur pendant plusieurs mois pour produire un bon produit. Le moment où nous avons pu produire la première fiche de paie a été particulièrement satisfaisant

Niklas Prieß, responsable de l'ingénierie @PayFit Allemagne

La charge de travail commençait à s'accumuler et il restait beaucoup à faire avant le lancement officiel. En mai, Erik est donc monté à bord de la fusée PayFit et a commencé à s'occuper de tout ce qui n'était pas directement lié au produit.

Le travail d'Erik était varié mais important. Il était responsable de la traduction du site, s'occupait des bêta-testeurs et faisait office de représentant du service clientèle. Le premier client de PayFit Allemagne a été signé peu après.

Avant de quitter le nid parisien, Samira (Responsable des ressources humaines) et moi-même (Country Manager) nous sommes joints à lui pour nous assurer que tout était prêt pour le lancement officiel.

Phase 2 : Prêts à se battre en Allemagne (octobre 2018 - janvier 2019)

Le premier bureau de PayFit à Berlin était un espace de travail commun situé sur la Potsdamer Platz.

Lorsque PayFit a été lancé en Espagne en avril 2018, il a fallu beaucoup de ressources et de temps pour trouver un espace de bureau approprié. Consciente du fait que le processus pourrait également être long en Allemagne, l'équipe a décidé que la meilleure option serait de trouver un espace de travail fiable.

Le déménagement du bureau de Paris a été un défi émotionnel. Pour des personnes comme Stephan et Niklas, qui travaillaient à Paris depuis longtemps, passer d'un grand bureau avec 100 PayFiters à un petit bureau avec seulement 6 personnes n'a jamais été facile.

Du jour au lendemain, l'équipe est passée de 100 à 6 PayFiters. Nous recommencions en fait depuis le début, ce qui signifie que nous devions créer notre propre culture.

Stephan Weber, responsable produit @PayFit Allemagne

Une entreprise internationale doit avoir une culture internationale. Dans le bureau français, il était courant que les PayFiters se saluent par un double high-five. Nous avons pensé qu'il était essentiel d'introduire cela dans l'équipe allemande également, afin d'encourager les gens à s'immerger immédiatement dans la culture de PayFit.

Stephan et Niklas ont également pensé que ce serait une bonne idée d'introduire le test de barbecue au bureau allemand. Ce test faisait déjà partie intégrante du processus de recrutement en France.

Le BBQ Test (en Allemagne, il s'appelle "Meet the Team"), est l'occasion pour les candidats potentiels de rencontrer leurs futurs collègues PayFit autour de quelques boissons et collations. L'idée est d'encourager les PayFiters actuels à participer au processus de recrutement, mais aussi de permettre aux candidats de se faire une idée de l'adéquation culturelle de l'entreprise.

Le produit évoluait également en permanence et l'entreprise prenait des précautions pour permettre une nouvelle mise à l'échelle. En octobre 2018, nous avons fondé la société allemande GmbH, l'équivalent d'une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni.

L'équipe ne cessant de s'agrandir, le nombre de fonctions a également augmenté. Le processus de recrutement commençait à s'établir de plus en plus et l'intégration de nouveaux PayFiters prenait forme.

Chaque jour de travail était rempli de nombreuses nouvelles expériences. Nous recommencions vraiment depuis le début.

Samira Helbig, responsable RH @PayFit Allemagne

Au fil du temps, il devenait de plus en plus évident que nous étions devenus trop grands pour notre bureau. Samira a mis les roues en mouvement pour que nous puissions nous installer dans un environnement de travail plus adapté. En décembre 2018, nous avions un nouveau domicile à Berlin Kreuzberg.

Fin 2018, nous avions plus de 20 clients et 11 PayFiters. Nous commencions également à recevoir des commentaires des premiers utilisateurs, ce qui nous a permis d'améliorer la qualité globale du produit.

À la fin de l'année, notre équipe était passée à 18 personnes, de nouveaux PayFiters travaillant dans les équipes de marketing, de ressources humaines et de ventes.

Phase 3 : accélération des embauches (janvier 2019 - avril 2019)

Le flux de nouveaux PayFiters et la croissance stupéfiante ont apporté leurs propres défis.

Les équipes étaient petites, ce qui signifie qu'il était difficile de donner aux candidats une image de ce que les services allaient regarder dans un avenir proche. De plus, nous ne pouvions pas vraiment fournir de plans concrets pour l'entreprise. Au début, il y avait peu de processus en place. Cela signifie que les gens faisaient souvent les choses à leur manière.

Samira Helbig, responsable RH @PayFit Allemagne

Nombre des défis auxquels nous avons été confrontés étaient similaires à ceux que connaissent d'autres organisations à croissance rapide. Cependant, le fait que PayFit existait déjà en France et en Espagne signifiait qu'il y avait une base solide.

Pour nous, il était vraiment important de veiller à ce que la culture d'entreprise déjà bien ancrée dans les bureaux français et espagnols soit transférée à notre bureau en Allemagne.

Nous voulions que PayFit transcende les frontières et pour cela, nous avons compris que les valeurs de l'entreprise devaient être mises en œuvre dans notre façon de travailler.

C'était en soi un défi, car cela signifiait que nous devions souvent prendre des décisions difficiles. Par exemple, si nous avions le sentiment que quelqu'un ne s'intégrait pas bien dans l'équipe, nous devions finalement prendre une décision concernant son avenir dans l'entreprise.

Afin de réduire au minimum ce genre d'événements, nous avons décidé d'affiner encore notre processus de recrutement. Nous voulions nous développer rapidement en tant qu'équipe, mais nous voulions également préserver les valeurs et l'état d'esprit qui commençaient à nous définir en tant qu'entreprise.

Il nous est apparu assez rapidement qu'en tant qu'entreprise SaaS, nous devions nous concentrer sur les processus pour rendre les clients heureux. Créer de nouvelles étapes et veiller à ce que nous maintenions notre "courbe de démarrage" n'a pas toujours été facile. Il n'y avait aucune certitude quant à ce que nous faisions.

Stephan Weber, chef de produit @PayFit Allemagne

Le nombre de clients a augmenté au fur et à mesure que l'équipe s'est agrandie. Entre janvier et avril, nous avons augmenté de plus de 400 % et vu notre clientèle passer à 80. À la fin du mois de mai, nous avions atteint plus de 100 clients.

Phase 4 : Mise en place de l'équipe de clients (avril 2019 - août 2019)

Chez PayFit, nous nous sommes vite rendu compte qu'un élément clé pour nous aider à fidéliser les clients était de s'assurer qu'ils étaient correctement embarqués. Si nous le faisions avec un niveau de qualité élevé, cela signifierait que nos clients connaissaient le fonctionnement de l'application. Cependant, comme l'application était constamment améliorée et complétée, nous avons décidé qu'il serait préférable pour nous de fournir un support client continu.

Jusqu'en avril, notre équipe de Customer Sucess n'était composée que d'un seul membre. Nous avons donc décidé d'élargir cette équipe et d'ajouter Sarah, responsable du service Customer Success.

Nous nous trouvons maintenant dans une position opérationnelle qui permet aux équipes des produits et du service clientèle de s'occuper de notre clientèle nouvelle et de l'existante.

Quel a été le plus grand défi pour nous ? L'intégration de processus similaires dans différentes équipes afin de créer des opérations solides et stables. Nous savions que ce ne serait pas toujours parfait, mais nous pensions qu'il était important de mettre en place les procédures nécessaires le plus rapidement possible.

L'équipe Customer Success a continué à se développer rapidement au cours des mois suivants. Nous avons travaillé dur pour permettre à l'équipe d'être autonome et nous avons toujours veillé à ce que les clients restent notre priorité absolue.

À la fin du mois de mai, l'équipe comptait quatre nouveaux membres.

Les défis de l'époque

Avril

  • Maintenir une base de clients satisfaits tout en mettant en place de nouveaux processus.
  • Intégrer de nouveaux membres de l'équipe qui ont dû être rapidement mis au courant des valeurs et des comportements de l'entreprise

Juin - Août

  • En raison de la croissance rapide de l'équipe, nous devions continuellement nous adapter sur le plan opérationnel. Bien que fatigués, nous avons compris que cela faisait partie intégrante du travail dans une start-up en pleine croissance.
  • L'autonomie de l'équipe et des clients restait notre priorité absolue. Les processus et les équipes étaient de plus en plus établis.
  • Notre prochain défi était de comprendre comment nous pouvions améliorer l'expérience client de PayFit.

Même si nous continuerons à faire face à bon nombre des mêmes défis aujourd'hui, nous sommes fiers d'avoir réussi à surmonter certaines difficultés. L'équipe est maintenant beaucoup plus équilibrée et beaucoup de ceux qui travaillent au sein de l'équipe Customer Sucess ont réussi à établir des relations vraiment positives avec nos clients.

Les clients sont heureux ! Nos scores NPS et CSAT sont bons et les commentaires directs que nous avons reçus des clients sont positifs. Des processus internes commencent également à être mis en œuvre et la coopération entre les différentes équipes nous permet d'avancer ensemble en tant qu'entreprise.

Sarah Kwateng, responsable Customer Success @PayFit Allemagne

Nous avons également eu notre premier ajout non humain à l'équipe : notre chien de bureau Kira ! Elle appartient à l'un de nos fabricants de produits, André, qui a rejoint l'équipe en mai.

PayFit est désormais une société d'envergure européenne et, pour nous aider à renforcer notre position sur le marché, nous avons réussi à lever 70 millions d'euros supplémentaires, portant notre collecte de fonds globale à 90 millions d'euros.

Cette dernière levée de fonds permettra à PayFit de poursuivre sa croissance en Europe et contribuera également à accélérer notre expansion sur de nouveaux marchés.

Phase 5 : A vos marques, prêts, partez ! La phase de croissance (août 2019 - octobre 2019)

En août 2019, notre équipe a dépassé la barre des 40 PayFiter. En septembre, plus de 250 clients allemands utilisaient PayFit comme solution de paie.

L'équipe des Déclarations, qui est responsable des déclarations sociales et fiscales, est passée de 0 à 9 employés. Nous avons également commencé à mettre en œuvre d'autres procédures internationales PayFit au sein du bureau. Nous avons créé des processus internes et les avons rendus évolutifs, et nous avons commencé à former les employés existants pour qu'ils deviennent des experts en matière de paie.

Le sommet des produits en septembre a été un événement international et un signe de coopération entre tous les pays PayFit.

Tous les concepteurs et responsables de produits sont venus nous rendre visite à Berlin pour participer à des ateliers passionnants sur la coopération internationale et le développement. L'échange international a également été l'occasion pour les différents bureaux de partager un moment agréable autour de quelques bières.

Depuis la création de notre GmbH en Allemagne, il y a exactement un an, il y a eu un grand nombre d'événements marquants.

En octobre, l'équipe allemande a participé au tout premier sommet PayFit sur l'île des Embiez. Près de 400 PayFiters se sont réunis pour une pause de trois jours amusante et ensoleillée. Nous avons également franchi une autre étape importante lorsque l'équipe allemande a franchi le cap du demi-siècle ! C'était une réalisation importante, qui s'était produite en 18 mois seulement. Nous avons également finalisé notre équipe de direction où Eva (responsable du marketing) et Max (responsable des ventes) ont rejoint les responsables existants Stephan, Niklas, Samira et Sarah.

À mon avis, il est important de maintenir un style de gestion qui, d'une part, assure la réalisation des objectifs et la mise en place de conditions cadres et, d'autre part, donne aux cadres et aux employés une certaine liberté pour prendre des responsabilités, apprendre rapidement et innover.

Phase 6 : Ensemble comme un seul homme (octobre 2019 2019 - aujourd'hui)

Ce fut une année intense, avec des hauts incroyables et très peu de bas. Nos principaux enseignements nous ont guidés jusqu'ici et nous pensons qu'il serait utile de les partager au profit d'autres startups.

  • Mieux vaut prévenir que guérir - Il n'est pas nécessaire que tout soit parfait avant de mettre le produit sur le marché.
  • Obtenez un retour d'information dès le premier jour - Le retour d'information des clients est l'information la plus importante que vous pouvez recevoir. C'est vraiment la seule façon de contribuer à l'amélioration du service que vous offrez.
  • Soyez flexible - Assurez-vous que vos employés sont flexibles et qu'ils peuvent prendre en charge des tâches d'autres services de votre entreprise.
  • N'ayez pas peur de faire des erreurs - Il n'y a pas de mal à faire des erreurs. L'essentiel est de ne pas oublier que vous devez en tirer les leçons et éviter de faire la même chose la prochaine fois.

Nous avons travaillé sans relâche pour créer les bases solides qui nous permettront de nous développer davantage et d'atteindre les objectifs ambitieux que nous nous sommes fixés. Décupler nos revenus mensuels récurrents (MRR) d'ici janvier 2021. Nous voulons également voir le nombre de PayFiters en Allemagne passer à 80.

Il est particulièrement important pour nous que nos collègues vivent au quotidien nos valeurs et notre culture d'entreprise. Grâce à nos processus de recrutement bien établis, nous avons réussi à accroître notre base de connaissances et nos compétences grâce aux PayFiters qui nous ont rejoints au cours des 12 derniers mois.

Nous sommes très fiers du fait que des amitiés se sont formées et que la personnalité de nos équipes a commencé à se dessiner. Chez PayFit Germany, nous sommes tous passionnés par notre travail et nous pensons que nous nous améliorons chaque jour un peu plus !

Notre but reste d'assurer une croissance continue, de dépasser nos objectifs et de célébrer notre succès ensemble.

Merci à tous ceux qui nous ont soutenus jusqu'à présent !

Michal Paciorek

Country Manager Germany @PayFit

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