Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

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En tant que dirigeant d’entreprise, dès lors que vous embauchez des salariés, vous êtes dans l’obligation de leur remettre un bulletin de paie au moment du versement de leur salaire. Ce document répond à un certain formalisme et il est impératif de connaître toutes les mentions obligatoires d’un bulletin de paie pour ne pas faire d’erreur. 

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ? Existe-t-il des mentions interdites ? Quelles sont les sanctions en cas d’oubli ou d’erreur d’une mention obligatoire ? PayFit vous explique.

Sommaire :

  • Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?
  • Bulletin de paie : quelles sont les mentions obligatoires ?
  • Quelles mentions sont interdites sur le bulletin de paie ?
  • Oubli, erreur, fraude : quels risques pour l’employeur ?

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est un document reprenant l’ensemble des informations relatives à l’employeur, au salarié ainsi que les éléments permettant de calculer le salaire net : nombre d’heures réalisées, salaire de base, cotisations et contributions sociales, etc.

Chaque mois, la délivrance d’un bulletin de paie doit ainsi accompagner le paiement du salaire. Depuis le 1er janvier 2017, il est nécessaire d’émettre une fiche de paie en ligne à moins que le salarié s’y oppose et préfère une remise par voie postale ou en mains propres.

Ce document prend la forme d’un tableau et obéit à un formalisme particulier. A cet égard, il convient de veiller à ce que chaque mention obligatoire figure dans la fiche de paie. A titre d’exemple, la mention des congés payés sur la fiche de paie est obligatoire.

Bulletin de paie : quelles sont les mentions obligatoires ?

Depuis le 1er janvier 2020, tout employeur doit délivrer un bulletin de salaire simplifié. L’objectif de ce nouveau format est d’améliorer sa compréhension, notamment en regroupant les mentions obligatoires de la fiche de paie par rubriques de risques couverts.

💡 Bon à savoir - Vous pouvez consulter les mentions obligatoires du bulletin de paie à l’article R. 3243-1 du Code du travail.

Identification de l’employeur :

  • nom / Dénomination ;
  • SIREN ;
  • code APE/NAF.

Identification du salarié :

Informations relatives à la rémunération :

Cotisations sociales :

  • santé : maladie, invalidité, décès… ;
  • accident du travail et maladies professionnelles ;
  • retraite : sécurité sociale et complémentaire(s) ;
  • famille, sécurité sociale ;
  • assurance chômage ;
  • autres contributions ;
  • CSG, CRDS ;
  • exonérations et allègements.

Versements et retenues :

  • tickets restaurants ;
  • logement ;
  • transports.

Prélèvement à la source :

  • base, taux personnalisé ou non ;
  • montant de l’impôt prélevé à la source ;

Rémunération nette :

  • montant de la rémunération nette ;
  • informations sur le paiement du salaire (date, modalités, etc)

Autres mentions :

  • « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » ;
  • « consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».

💡 Bon à savoir - Depuis le début de la crise sanitaire et la mise en place du chômage partiel, il est désormais nécessaire d’insérer une mention « activité partielle » comprenant le nombre d’heures indemnisées, le taux applicable et les sommes versées.

Il existe également des mentions facultatives comme par exemple : 

Quelles mentions sont interdites sur le bulletin de paie ?

Si certaines mentions sont obligatoires ou facultatives, d’autres en revanche sont interdites. Il s’agit notamment des éléments suivants :

  • exercice du droit de grève par le salarié ;
  • exercice des fonctions de représentation du personnel.

Les absences qui résultent de la participation du salarié à une grève doivent ainsi être insérées comme des « absences non rémunérées » sans apport de précision sur le motif.

Les informations propres aux activités de représentation (rémunération, nature de l’activité) doivent, quant à elles, figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.

Oubli, erreur, fraude : quels risques pour l’employeur ?

Le respect des obligations légales est indispensable. En tant qu’employeur, vous pouvez être condamné au paiement d’une amende d’un montant de 450€, au versement de dommages et intérêts, voire de paiement d’intérêts de retard.

Les situations pouvant conduire à ces sanctions sont les suivantes :

💡 Bon à savoir - il est nécessaire de veiller à ce que les heures de travail soient correctement notées. Une erreur serait fatale puisqu’elle pourrait être considérée comme du travail dissimulé pouvant conduire à une amende de 45.000€ et 3 ans d’emprisonnement.

Les sanctions sont similaires en cas d’utilisation d’une fausse fiche de paie émanant de l’employeur ou du salarié. Juridiquement, il s’agit en effet d’un « faux ». Or, l’usage de faux peut faire encourir à son auteur jusqu’à 45.000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

Auteure

Mélissa Boï

Doctorante en Droit

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