Tout savoir sur la note de frais kilométrique !

Édité le

Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à engager des dépenses professionnelles : repas, tickets de train, frais kilométriques, etc. 

La note de frais est un document permettant aux salariés de demander à l'employeur un remboursement de ces frais professionnels. 

Dans la pratique, certains salariés peuvent être contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Si c’est le cas, ils ont la possibilité de demander le remboursement des frais engagés, en transmettant une note de frais kilométrique à l’employeur.

Comment faire une note de frais kilométrique ? Comment calculer une note de frais kilométrique ? Où trouver un modèle de note de frais kilométrique gratuit (excel) ? Peut-on utiliser un tableau pour une note de frais kilométrique ?  PayFit vous explique.

Sommaire

  • Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? 
  • Comment faire une note de frais kilométrique ? 
  • Comment calculer le montant de l’indemnité kilométrique ? 
  • Comment gérer les notes de frais kilométriques de l’entreprise ?

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? 

Selon les besoins de l’entreprise, il est possible qu’un salarié soit contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles.

Dans ce cas, l'employeur peut rembourser le salarié qui utilise sa voiture, son scooter ou sa moto pour ses déplacements professionnels en lui versant des indemnités kilométriques.

Cette indemnité kilométrique permet de rembourser les charges liées à l’utilisation du véhicule, dont le salarié est propriétaire.

Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, le salarié doit justifier son déplacement professionnel auprès de son employeur en envoyant une note de frais, également appelée “note de frais kilométriques”. 

💡Bon à savoir - Une note de frais est un document rempli par les salariés détaillant les dépenses engagées dans le cadre de son travail et pour lesquelles il demande un remboursement à l’employeur.

En pratique, le salarié joint à la note de frais kilométrique les “reçus” pour prouver les dépenses. De son côté, l’employeur examine la note de frais kilométrique pour vérifier son exactitude et sa validité. Pour ensuite procéder aux remboursements des notes de frais lorsque les montants sont justifiés.

Précisions - L’indemnité kilométrique ne s’applique pas aux trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail. 

Comment faire une note de frais kilométrique ? 

Le contenu d’une note de frais kilométrique n’est pas prévu par la loi. Ainsi, chaque entreprise est libre de déterminer le contenu de ces notes, en fonction de ses besoins et spécificités. 

En pratique, les notes de frais kilométriques contiennent : 

  • l'identité du salarié (nom, prénom, adresse, matricule RH...) ;
  • l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse...)
  • la date de la dépense ;
  • le montant de la dépense ;
  • les moyens de paiement ;
  • des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage…) ;
  • la signature de l’employeur et du salarié.

Il est possible de faire des notes de frais kilométrique au format “papier”. La feuille de frais kilométrique doit impérativement être lisible et regrouper toutes les informations nécessaires pour calculer le montant de l’indemnité kilométrique. 

A noter que dans la plupart des entreprises, la gestion des notes de frais est dématérialisée. Ces entreprises utilisent des logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais. 

Besoin d’aide pour faire votre note de frais ? Téléchargez gratuitement notre modèle de frais kilométrique sous Excel.

Modèle de note de frais

Téléchargez notre modèle gratuit de note de frais au format excel.

💡Bon à savoir - Selon vos besoins, vous pouvez adapter notre exemple de note de frais kilométrique. 

Comment calculer le montant de l’indemnité kilométrique ? 

Le calcul de l’indemnité kilométrique s’effectue sur la base d’un barème mis à disposition par l’administration fiscale. 

Ce barème kilométrique permet de déterminer le montant à verser au salarié sur la base de deux facteurs :

  • la distance parcourue ;
  • la puissance du véhicule utilisé.
Kilométrage parcouru à titre professionnel
Puissance fiscaleJusqu’à 5 000 kmDe 5 001 à 20 000 kmAu-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,456(d x 0,273) + 915d x 0,318
4 CVd x 0,523(d x 0,294) + 1 147d x 0,352
5 CVd x 0,548(d x 0,308) + 1 200d x 0,368
6 CVd x 0,574(d x 0,323) + 1 256d x 0,386
7 CV et plusd x 0,601(d x 0,340) + 1 301d x 0,405

d = distance parcourue à titre professionnel en km

💡Bon à savoir -  Le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Comment gérer les notes de frais kilométriques de l’entreprise ?

Gérer les notes de frais de l'ensemble de ses salariés peut s’avérer compliqué et fastidieux :  il faut rembourser les frais professionnels, mais aussi procéder au traitement comptable de ces notes de frais. En savoir plus sur la comptabilisation des notes de frais.

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de notes de frais. Ces logiciels sont des outils qui permettent aux entreprises de gagner du temps en traitant efficacement les demandes de remboursement des salariés.

Grâce à ces outils, la gestion des notes de frais est automatisée ! Fini les tableaux sous excel ou les formulaires papiers pour vos notes de frais kilométriques. 

PayFit est un logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines. Avec PayFit, vous gérez simplement les notes de frais dans votre entreprise. 

Vos employés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace personnel. Une fois validée par leur manager, la note de frais est automatiquement ajoutée au bulletin de paie du mois en cours.

Auteure

PayFit

Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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