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Le module Onboarding permet d'intégrer ses nouveaux employés rapidement et efficacement.

Toutes les raisons sont bonnes pour gagner du temps ! C'est pour cela que la partie SIRH de PayFit s'est renforcée avec un nouveau module qui vous permet de gérer encore mieux l’arrivée de vos nouveaux employés : le module Onboarding.

Ce module vous permet de gagner énormément de temps grâce à deux fonctionnalités distinctes :

  • la création de Checklists avec des tâches prédéfinies spécifiques à chaque équipe (Marketing, Tech, RH, etc.) et la possibilité de rajouter des tâches uniques à un employé en particulier ;
  • la création d’un questionnaire sur-mesure par l’employeur, qui apparaît sur l’espace personnel PayFit de chaque employé lors de sa connexion et qu’il pourra compléter lui même.

Finie, la chasse aux informations !

La Checklist

Nous avons souhaité dire STOP aux To Do à répétition éparpillées sur des feuilles volantes. Depuis votre espace SIRH sur l’onglet “Equipe > Checklist d'onboarding”, vous pouvez créer des modèles de checklist.

Ces modèles peuvent être créés en amont, et leurs noms peuvent être liés à l'équipe que l'employé rejoint (Checklist Team Market, Checklist Team Tech, etc.) ou au lieu géographique du bureau (Bureau France, Bureau Espagne, etc.).

Les tâches varient en fonction des modèles. Ainsi, vous n’aurez ensuite qu’à sélectionner la checklist correspondante pour un nouvel employé. Si besoin, vous pourrez ajouter des tâches propres à chaque salarié. Au fur et à mesure de la réalisation des tâches, vous avez accès à un décompte de celles-ci.

Dès qu’un nouvel employé est ajouté sur votre compte PayFit, il sera directement intégré dans la catégorie “Nouveaux Employés” du module Onboarding et vous pourrez sélectionner la checklist lui correspondant.

Pour créer ou modifier un nouveau modèle de tâches prédéfinies, il vous suffit de cliquer sur "Choisir un modèle" et sur le nom du modèle et de le modifier au besoin, ou de cliquer sur “Nouveau modèle” pour en ajouter un autre.

💡 La checklist peut aussi être utilisée pour le départ de vos salariés. Il vous suffit de créer par exemple un modèle "Off-boarding" et d'ajouter les tâches à effectuer.

Le Questionnaire

Finie, la chasse aux documents administratifs.

Un questionnaire intégré à l’espace personnel PayFit de chaque nouvel employé peut être créé directement depuis votre espace SIRH sur l’onglet “Equipe > Questionnaire d'onboarding”. C’est ensuite à vous de définir les questions posées et les documents que vous souhaitez récupérer.

Les questions

Lorsque vous créez votre question, 3 formes de réponses différentes sont proposées :

  • choix multiple ;
  • date ;
  • champs libre.

Un label pour chaque question doit être ajouté, il servira de titre pour le tableau.

Les documents

Vous pouvez demander au salarié d’ajouter les documents suivants :

  • document d’identité ;
  • casier judiciaire ;
  • carte vitale ;
  • compte bancaire ;
  • diplômes ;
  • permis de conduire.

Ils ne sont pas tous obligatoires : c’est à vous de décider lesquels vous souhaitez demander.

Lorsque vous enregistrez le questionnaire, vous pouvez décider si vous souhaitez que le questionnaire apparaisse uniquement pour les nouveaux salariés ou pour tous vos salariés dès lors qu’ils se connectent sur leur espace employé.

L’employeur peut ensuite :

  • suivre la synthèse des réponses de ses employés ;
  • suivre la progression des réponses des employés ;
  • télécharger les réponses sous format tableur ;
  • télécharger les réponses ligne par ligne en cliquant dans la colonne “Actions” ;
  • modifier les éléments de la synthèse depuis la colonne “Actions”.

Quant aux documents ajoutés par les employés, ils sont directement disponibles dans l’onglet “Documents” de la catégorie correspondante.

De leur côté, les salariés peuvent répondre aux questions et ajouter les documents lors de la connexion sur leur espace personnel PayFit.

Ce module fait partie intégrante du SIRH PayFit : avec le nouveau système de pricing, dès que “La Paie & Le SIRH” seront activés, alors vous pourrez utiliser le module Onboarding.

A vous de jouer !

Auteure

Margaux Lajouanie

Brand director @PayFit

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