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Mentre molte aziende mettono in congedo e licenziano il personale, altre cercano ancora di assumere. Abbiamo incontrato degli specialisti di reclutamento, Tempo, per discutere su come accogliere con successo i nuovi assunti in un'azienda quando si lavora a distanza.

Il Coronavirus ha ridefinito il nostro modo di lavorare. Invece di passare il nostro tempo alla scrivania, passiamo il tempo al tavolo del salotto, sul divano e, quando ci sentiamo davvero audaci, magari anche a letto!

Anche se il nostro ambiente di lavoro è cambiato, forse per sempre, le aziende sono costrette a modificare il modo in cui assumono e accolgono i nuovi assunti.

Questo è un argomento che sta sicuramente a cuore a Ben Chatfield. In qualità di co-fondatore e CEO di Tempo, ha visto una chiara tendenza nel modo in cui le aziende gestiscono le loro operazioni di onboarding. Secondo lui, le startup hanno dimostrato di essere le più agili e capaci di reagire alla situazione attuale.

« Era già noto che le opzioni di lavoro a distanza e la flessibilità fanno una grande differenza in termini di attrattiva delle aziende per i candidati e di impegno dei dipendenti una volta entrati a farne parte. Molte aziende, in particolare le startup, hanno abbracciato questo aspetto e hanno costruito la loro intera cultura intorno alla flessibilità, in modo efficace. Ciò che abbiamo visto durante la pandemia sono state aziende, che storicamente si opponevano al lavoro a distanza, che hanno dovuto applicarlo praticamente da un giorno all'altro »

Ben Chatfield, cofondatore e CEO @ Tempo

È proprio questa volontà di adattarsi e di modificare i processi che ha permesso alle startup di continuare ad assumere nuovi dipendenti senza intoppi.

Ma come fare ciò?

In questo articolo, ti forniremo otto consigli su come creare un'esperienza di onboarding praticamente da sogno.

① Occuparsi della logistica

L'onboarding non dura solo una settimana, ma nemmeno due! L'onboarding dovrebbe invece essere visto come un processo continuo, soprattutto quando i team e i nuovi starter operano a distanza.

Per noi di PayFit, il processo di onboarding inizia molto prima del primo giorno di lavoro di un dipendente. Il processo di “pre-boarding” come lo chiamiamo noi, è il periodo che intercorre tra il momento in cui un candidato accetta un'offerta di lavoro e il suo primo giorno di lavoro.

Riteniamo che raccogliere informazioni personali in anticipo, come l'indirizzo, la data di nascita e le coordinate bancarie sia un buon modo per rafforzare la fiducia e garantire che il nuovo dipendente abbia una preoccupazione in meno il primo giorno.

Anche se il blocco del coronavirus non ha realmente influito su questa parte del processo, quando si tratta di garantire che la nuova recluta abbia tutte le attrezzature di cui ha bisogno, noi, come molte altre aziende, abbiamo affrontato sfide logistiche significative.

Tuttavia, per aiutare i nostri nuovi dipendenti a far parte dell'azienda, siamo riusciti a trovare un modo per consegnare personalmente tutte le attrezzature nel rispetto delle norme di distanziamento sociale (ovviamente).

Ogni nuovo starter ha ricevuto al proprio indirizzo il proprio laptop e il proprio "welcome pack" che comprende una felpa aziendale, un libro dei dipendenti e un taccuino di benvenuto.

“Occorre iniziare il processo di onboarding molto prima del loro primo giorno "in ufficio". Aggiungili a Slack e spedisci loro un pacchetto di benvenuto. Fai tutto il possibile per farli sentire i benvenuti prima del primo giorno”

Ben Chatfield

② Il benvenuto del primo giorno

Ok, sappiamo che nella situazione attuale è improbabile che il primo giorno di lavoro sia, beh, al lavoro!

Ciononostante, è importante assicurarsi che ogni nuovo assunto venga accolto in modo adeguato.

Per garantire che le cose comincino bene, il nuovo starter riceverà una telefonata dal suo manager verso le 9 del mattino. Durante la chiamata, riceverà supporto per la configurazione del computer e l'accesso alle e-mail.

Nella sua casella di posta elettronica troverà anche un messaggio di benvenuto con un link a tutte le principali applicazioni richieste per i primi giorni, come Slack, Notion e Zoom.

③ Formalizzare l'informale

Programma delle conversazioni con il maggior numero possibile di membri del team. Non solo colleghi di lavoro diretti, ma anche persone provenienti da tutta l'azienda. In mancanza di chiacchiere "da pausa caffè" o di occasioni per incontrare i colleghi a pranzo, è necessario creare queste occasioni di incontro. Inoltre, le chiamate con Zoom a livello aziendale sembreranno molto meno formali e distaccate.”

Ben Chatfield

Poiché al momento lavoriamo tutti al 100% da remoto, il calendario dovrebbe essere pieno di interazioni stimolanti e divertenti; tuttavia, è anche fondamentale fare in modo che la settimana non sia troppo intensa.

In circostanze normali, un nuovo dipendente di un'azienda può sempre beneficiare di quattro chiacchiere davanti a un caffè. È improbabile che queste situazioni siano inserite nel calendario di qualcuno e quasi certamente avvengono in modo spontaneo.

Con il lavoro a distanza, è ovviamente impossibile avere questi momenti di relax e convivialità. Pertanto, sarebbe opportuno organizzare e formalizzare queste chiacchierate nel calendario del nuovo assunto.

Queste conversazioni non solo fungono da importanti rompighiaccio, ma aiutano anche il nuovo starter a capire chi è responsabile di cosa e gli permettono di sentirsi più a proprio agio non appena incontrerà i colleghi in futuro.

"Una caratteristica della mia prima settimana sono state le conversazioni one-to-one che ho avuto con ogni membro del team. Certamente ciò renderà l'andare in ufficio molto meno scoraggiante, inoltre mi ha permesso di conoscere le persone con cui lavorerò in un contesto meno formale.”

Rhian, nuovo starter @ PayFit

④ Assegnare un "buddy"

Uno degli elementi critici del nostro processo di onboarding è l'assegnazione di un buddy, di un compagno. Il ruolo di un compagno è quello di accompagnare il nuovo dipendente nei primi giorni di lavoro e di assicurarsi che si senta a proprio agio e che si stia acclimatando al suo nuovo ruolo.

Mentre i manager sono lì per facilitare la maggior parte del processo di onboarding, un buddy può fungere da intermediario ed essere un punto di contatto per qualsiasi problema personale di cui il nuovo assunto potrebbe non sentirsi a proprio agio a parlare con il manager.

“Un buddy può essere davvero utile per aiutare i nuovi starter ad ambientarsi. Forniscono un'utile fonte di informazioni e possono rispondere alle domande che un nuovo assunto potrebbe non sapere come chiedere al proprio manager.”

Ben Chatfield

Per garantire che la relazione funzioni bene, il compagno dovrà avere più o meno la stessa età e/o lo stesso livello di esperienza del nuovo dipendente, e idealmente interessi simili.

In genere, quando si lavora poi insieme in ufficio, il buddy fornirà consigli sulle strutture, i negozi e i ristoranti nelle vicinanze dell'ufficio.

Anche se il lavoro a distanza può aver messo un freno a questo aspetto del suo ruolo, il buddy ha sempre un ruolo importante da svolgere quando si tratta di assicurarsi che il nuovo starter si adatti bene.

Organizzare delle videochiamate o un e-caffè può essere un ottimo modo per assicurarsi che tutto vada liscio e garantire che il nuovo starter abbia a disposizione tutto ciò di cui ha bisogno.

Lo sapevi?

Zapier, uno strumento per l'integrazione online che utilizza anche lo schema "buddy" per accogliere i nuovi starter, ritiene che l'assegnazione di un compagno ad ogni nuovo dipendente possa aiutare a sviluppare idee cross-funzionali.

⑤ La varietà è il sale della vita

Un elemento importante da considerare con un onboarding da remoto è la quantità di tempo trascorso in videochiamate e/o in riunioni virtuali.

Se da un lato è bene cercare di mettere tutti al passo con i tempi, dall'altro è importante ricordare che anche il più entusiasta dei nuovi assunti avrà comunque un limite. L'obiettivo è ovviamente quello di non raggiungere questo limite.

Le videochiamate possono essere estenuanti e può anche risultare difficile per i nuovi arrivati dimostrare di essere impegnati e coinvolti.

È anche importante prendere in considerazione le caratteristiche individuali di ogni nuovo starter. Per alcuni, l'onboarding a distanza può essere l'ideale; per altri, invece, può essere una sfida e avranno quindi bisogno di un po' di tempo per abituarsi.

L'onboarding a distanza, in generale, è stata per noi un'esperienza davvero positiva; tuttavia, è importante rendersi conto che non tutti sono uguali. Per gli introversi, l'onboarding a distanza è un'esperienza sicuramente positiva. Dà loro l'opportunità di aggiornarsi e di incontrare i nuovi colleghi comodamente da casa loro. Per gli estroversi, invece, può essere più impegnativo, visto che si nutrono soprattutto di interazioni personali.

 Ben Chatfield

Controllare regolarmente che il nuovo assunto sia a proprio agio è un buon modo per assicurarsi che tutto proceda senza intoppi e che non si senta troppo sopraffatto dal processo.

Ricorda: la varietà è il sale della vita, quindi l'onboarding dovrebbe essere malleabile e adattarsi a persone e situazioni diverse.

⑥ Comprendere i valori aziendali

Quando si inizia un nuovo lavoro, le prime esperienze e le prime interazioni giocano un ruolo significativo nel formare una nuova comprensione dell'azienda.

Durante il lockdown, questi momenti possono non essere così regolari come lo sarebbero in una situazione normale, il che significa che può essere difficile individuare esattamente i valori dell’azienda.

In PayFit siamo orgogliosi dei nostri valori e di ciò che rappresentiamo. Quindi, quando un nuovo starter si unisce a noi, è fondamentale che comprenda il modo in cui l'azienda opera, cosa ci aspettiamo da questa persona e, cosa forse più importante, cosa può aspettarsi da noi.

Questo è il motivo per cui forniamo a tutti i nuovi dipendenti una copia del Libro PayFit, fondamentalmente la nostra "Bibbia".

I valori PayFit

Prendersi cura l'uno dell'altro

Sforzarsi di eccellere

Rimanere sempre umili

Vivere e lavorare con passione

⑦ Introduzione alla missione dell'azienda

Ok, abbiamo dedicato molto tempo a discutere l'incontro con i nuovi colleghi e la comprensione della cultura e dei valori dell'azienda.

Tuttavia, in quanto azienda globale, ogni nuovo dipendente deve comprendere la missione globale dell'azienda nel suo complesso.

Lo sapevi?

Quasi la metà dei nuovi dipendenti non comprende la missione e i valori della propria azienda dopo 90 giorni.

 In questi tempi di lavoro a distanza, è molto facile rinchiudersi nella propria bolla e forse diventare ignari di ciò che accade al di fuori di un particolare reparto.

Per questo motivo riteniamo che sia fondamentale organizzare una riunione settimanale del team globale per consentire a tutti i nuovi arrivati di essere presentati formalmente al team globale, ma anche per far loro capire quali sono i problemi dell'azienda.

"In qualità di persona che non ha ancora vissuto una giornata "al lavoro", mi sono sentito rassicurato dal fatto di essere stato presentato alle persone in tutta l'azienda e di conoscere i nostri obiettivi e i nostri traguardi globali."

Rhian

⑧ Il secondo primo giorno

Quando tutto questo sarà finito (e un giorno lo sarà), è assolutamente fondamentale che tutti coloro che sono stati assunti a distanza ricevano un'accoglienza adeguata, faccia a faccia.

Anche se i nuovi arrivati potrebbero essere stati assunti in azienda già da un po', è importante che vengano accolti in ufficio come se fosse il loro primo giorno di lavoro.

Dopo tutto, avendo lavorato a distanza fino a quel momento, ci sarà sempre un po' di preoccupazione il primo giorno di lavoro fisico in ufficio.

Presso PayFit, l'onboarding fisico che applichiamo di solito consiste in una colazione di benvenuto con tutto il team, un pranzo con il reparto e di solito un drink dopo il lavoro un giorno durante la prima settimana.

Il buddy del nuovo starter sarebbe anche in grado di riprendere i compiti più convenzionali del ruolo (ad esempio, mostrando al nuovo arrivato la zona, le strutture dell'ufficio) e potrebbe iniziare il processo di controllo con incontri fisici di tanto in tanto. PayFit è un software per le buste paga che aiuta le aziende ad automatizzare e semplificare i processi di gestione delle retribuzioni. Ti interessa saperne di più? Perché non prenoti una demo con uno dei nostri esperti di prodotto? 

PayFit blog author

Chloe

UK Marketing Manager

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