The PayFit Product Machine

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La retribuzione dei dipendenti è sempre stata una sfida. Il diritto del lavoro è un argomento complesso e delicato, oltre al quale le soluzioni storiche non sono di solito adatte alle aziende che non dispongono di un reparto dedicato alle paghe.

In PayFit, la nostra missione è quella di facilitare la vita quotidiana del datore di lavoro automatizzando la gestione delle retribuzioni e centralizzando la gestione dei processi HR in un unico strumento. Il nostro obiettivo è quello di consentire a tutti, senza essere esperti di risorse umane o di salari, di gestire la vita professionale dei propri dipendenti con facilità.

Oggi, 40 persone in 5 paesi diversi collaborano nel nostro team prodotto per offrire ai nostri clienti la migliore esperienza possibile. Questa è la nostra storia.

PayFit

2015 - estate 2016: Inventare un nuovo linguaggio e raccogliere i primi feedback dei clienti

Un nuovo linguaggio per affrontare la complessità del codice del lavoro

Fin dall'inizio, Firmin (CEO), Ghislain (CTO) e io (CPO) eravamo convinti di dover costruire un prodotto molto diverso da quello esistente sul mercato. Se volevamo portare un reale valore aggiunto alle aziende, la nostra soluzione doveva essere dieci volte più potente di quelle esistenti. Senza preoccuparci degli strumenti disponibili, abbiamo tirato fuori la nostra bella lavagna.

Ci siamo presto resi conto che per costruire una soluzione che ci permettesse di essere ultraflessibili nell'affrontare la complessità del diritto del lavoro francese, dovevamo creare il nostro linguaggio di programmazione. Il principale vantaggio di questo linguaggio sarebbe che i suoi utenti, senza essere sviluppatori, sarebbero stati in grado di tradurre il codice del lavoro in linguaggio di programmazione e i nostri sviluppatori non avrebbero avuto bisogno di una competenza in materia di salari. Ciò implicava un triplice vantaggio:

  • In primo luogo, non avremmo avuto bisogno di assumere esperti sia in JavaScript che in materia di retribuzioni (cosa piuttosto rara sul mercato, ad essere onesti)
  • In secondo luogo, non saremmo dovuti ripartire da zero ogni volta che lanciavamo un nuovo Paese: solo il diritto del lavoro e le parti legali avrebbero dovuto essere sviluppate, tutto il resto sarebbe stato identico ai Paesi aperti
  • Infine, a parte il libro paga, tutti gli sviluppi sono progettati e realizzati direttamente in modo internazionale dai team di Software Engineer, dai Product Manager e Product Designer.

Firmin ed io ci siamo formati sulle buste paga, mentre Ghislain ha inventato questo linguaggio che abbiamo chiamato JetLang. Molto presto, abbiamo stabilito un rapporto privilegiato con Pierre-Jean Fabas, un rinomato esperto francese di libri paga. Il progetto gli è piaciuto così tanto che ci ha consigliato fin dall'inizio su argomenti tecnici legati alle retribuzioni e alle questioni sociali. Oggi, Pierre-Jean ci supporta ancora oggi nello sviluppo dei nostri prodotti all'interno del team di Product Legal.

Lancio della nostra versione beta e primo feedback dei clienti

Nel gennaio 2016 sono arrivati i primi clienti di prova francesi: Merci Handy, Heetch e Nestor. Il prodotto era tutt'altro che finalizzato, ma avevamo bisogno del feedback dei clienti per andare avanti e migliorare la nostra proposta. Questo è stato un passo cruciale perché ci siamo resi conto che alcuni sviluppi che consideravamo prioritari (ad esempio un'applicazione mobile) si sono rivelati secondari agli occhi dei nostri clienti. Stavamo anche prendendo coscienza di alcune complessità intrinseche delle retribuzioni, come la necessità della retroattività. Infatti, una richiesta di congedo può benissimo essere presentata diversi mesi dopo che si è verificata, e spetta a noi calcolare gli impatti sul foglio paga del mese in corso.

Nell'aprile 2016 abbiamo lanciato PayFit. 14 aziende sono diventate nostre clienti e hanno iniziato a utilizzare la nostra soluzione su base giornaliera. All'inizio, molti calcoli venivano ancora fatti a mano. A poco a poco, li abbiamo automatizzati.

Molto presto, una delle prime esigenze formulate dai nostri clienti consisteva in un'interfaccia per i dipendenti, dalla quale potevano visualizzare le loro buste paga, presentare le loro spese o le loro richieste di congedo. Abbiamo iniziato a sviluppare questo spazio che è diventato disponibile per i nostri clienti poche settimane dopo. L'obiettivo di questa interfaccia è quello di facilitare gli scambi tra datori di lavoro e dipendenti. La stiamo ampliando ancora oggi con nuove funzionalità.

Prima versione di PayFit nel 2016

Prima versione di PayFit nel 2016

Estate 2016 - ottobre 2017: Automazione delle comunicazioni sociali in Francia e inizio dell'internazionalizzazione

Reclutamento dei primi Product builder

Nell'ottobre del 2016, ho iniziato ad avere bisogno di aiuto con il nostro linguaggio, il JetLang. La descrizione del lavoro era semplice: avevamo bisogno di un ingegnere, senza una particolare esperienza o specializzazione, ma con un forte desiderio di imparare ed esplorare nuove direzioni. Abbiamo creato questo nuovo ruolo di Master JetLang al confine tra Product Manager, Product Designer e Software Engineer.

Ho incontrato Guillaume, che aveva un certo appetito per la programmazione senza avere competenze avanzate in questo campo. Gli ho fatto conoscere il nostro progetto, il nostro prodotto e il linguaggio. Ha subito adottato la nostra visione, ha capito la logica del JetLang e si è unito al team una settimana dopo.

Ha imparato a conoscere i contratti collettivi di lavoro (un insieme di regole che dipendono dal settore di attività dell'azienda) e si è subito trovato a suo agio con il JetLang. Guillaume ha posto le basi di quella che sarebbe diventata la nostra "Bibbia del JetLang". Questo documento raccoglie tutte le informazioni relative al linguaggio e viene utilizzato ancora oggi per accelerare la formazione dei Product builder. Abbiamo dettagliato il nostro codice e ogni variabile è stata documentata con precisione con la sua fonte ufficiale (codice del lavoro, contratti collettivi di lavoro, ecc.). Abbiamo iterato, ripetuto, adattato e perfezionato il nostro lavoro.

Prima esperienza internazionale: PayFit Spagna

Il 2017 ha segnato una svolta nella strategia internazionale di PayFit con l'arrivo di Loïc, il primo Product Builder spagnolo. Loïc aveva il colossale compito di dimostrare che le chiavi del successo in Francia erano le stesse in Spagna. Il nostro JetLang era flessibile come Ghislain, Firmin ed io avevamo inizialmente immaginato?

Carlos si è rapidamente unito a Loïc nel mese di luglio e si è trovato nella posizione di uno scrittore di fronte a un foglio di carta bianco: il JetLang rappresentava una bellissima penna, ma la parte difficile era ancora davanti a lui, con così tante opzioni a disposizione. Avrebbero dovuto strutturare il prodotto spagnolo seguendo fedelmente quello francese? O piuttosto ricostruire una struttura completamente nuova imparando dall'esperienza francese? La decisione è stata quella di partire da zero per rispecchiare meglio le specificità giuridiche nazionali. Una volta che questa decisione è stata presa e le sottigliezze del JetLang sono state padroneggiate da Loïc e Carlos, è stato il momento del lancio di PayFit Spagna!

Inverno 2017 - febbraio 2018: Sviluppo di un mattone HRIS e gestione della crescita

Sviluppo di un mattone HRIS (Sistema Informativo delle Risorse Umane)

PayFit mira a rivoluzionare le Risorse Umane integrando le retribuzioni e tutte le funzionalità correlate all'ecosistema HR in un unico strumento unificato. Per realizzare questa visione, è stato formato un team HRIS dedicato. L'ottobre 2017 ha segnato il lancio del nuovo spazio HRIS. Abbiamo offerto ai nostri clienti la possibilità di gestire le buste paga e le richieste, ma anche le assenze e le spese per i loro dipendenti! Tuttavia, il prodotto è stato diviso in due: la parte del libro paga e la parte HRIS, che utilizzano entrambe tecnologie diverse. Se questa separazione è stata fondamentale per garantire il decollo della parte HRIS, ci siamo presto resi conto che ciò ha danneggiato la nostra esperienza utente.

Abbiamo quindi deciso rapidamente di fondere entrambe le parti. Il prodotto deve essere unificato e le differenze tecnologiche non devono riflettersi nella nostra esperienza utente. È iniziata una riprogettazione quasi completa dell'applicazione e ne abbiamo subito tratto vantaggio. Nonostante le differenze tecnologiche e di squadra, la divisione tra HRIS e libro paga è diventata rapidamente invisibile per i nostri utenti.

Accelerazione internazionale: la conquista della Germania

Nel novembre 2017 abbiamo assunto Stephan, il nostro primo Master JetLang tedesco, a cui si è aggiunto poco dopo Niklas. PayFit ha lanciato ufficialmente la conquista di un terzo Paese: la Germania. Nel corso dei mesi, è stato stabilito un processo, che sarebbe stato probabilmente replicato ad una velocità crescente: il reclutamento di un primo Master JetLang, lo sviluppo del prodotto per un nuovo Paese dalla sede francese, la partnership con i nostri primi tester locali, la firma dei primi clienti e poi il trasferimento del team nel suo Paese d'origine. Il team spagnolo si è trasferito nell'aprile 2018, quello tedesco lo ha seguito ad ottobre.

Ora stiamo monitorando il tempo necessario per aprire un Paese nuovo. Questo indicatore mostra chiaramente la scalabilità del nostro prodotto: La Spagna ha impiegato 6 mesi per accogliere i primi tester, la Germania 5 mesi e ultimamente 4 mesi per il Regno Unito e l'Italia.

Marzo 2018 - Marzo 2019: Miglioramento del prodotto e strutturazione del team prodotto

Miglioramento delle funzionalità HRIS

Il 2018 segna il lancio delle nuove funzionalità HRIS. Queste vengono direttamente progettate e sviluppate per tutti i paesi in cui operiamo.

PayFit mira a diventare la soluzione di riferimento nella gestione della vita di un dipendente all'interno della sua azienda, dall'onboarding alla dimissione, compresa la gestione delle assenze, le note spese e, naturalmente, le buste paga.

Mentre i dipendenti possono già prenotare le loro ferie e assenze o presentare le loro spese, viene implementato un sistema di diritti per consentire ai manager di convalidare queste richieste direttamente dal proprio spazio personale. Grazie a un modulo per i nuovi dipendenti, il datore di lavoro può ora raccogliere informazioni e documenti importanti in modo semplice e automatizzato attraverso un modulo accessibile direttamente dallo spazio personale del dipendente. Abbiamo anche sviluppato una versione reattiva dello spazio personale per consentire a ciascun dipendente di avere accesso diretto alle buste paga, alle ferie, alle assenze e alle spese dal proprio smartphone.

PayFit

Lancio di PayFit nel Regno Unito e strutturazione del team internazionale JetLang

Nel 2019 abbiamo deciso di conquistare il mercato britannico con Cédric, il nostro primo Product Builder britannico che si è unito a noi nel luglio 2018, seguito rapidamente da Thomas. La graduale espansione e crescita internazionale del team JetLang (XX Product builder oggi in Francia, Germania, Spagna e Regno Unito) ci ha portato a strutturarne veramente l'organizzazione e le operazioni. Infatti, anche se ogni paese è governato da norme giuridiche molto diverse, i Product builder devono affrontare le stesse sfide e devono funzionare come un unico team, interagire, mettere in discussione i loro colleghi, condividere le loro difficoltà e i loro successi e così via. Questa è la chiave per il progresso di tutti e affinché il JetLang diventi sempre più efficiente.

Abbiamo deciso di creare una divisione JetLang Ops, un team internazionale incaricato sia di facilitare il coordinamento tra i diversi Paesi, sia di formare i Product builder che si uniranno a noi per il lancio di nuovi Paesi. Raccogliendo i feedback dei diversi Product builder in ogni paese, la divisione operativa doveva diventare rapidamente una forza trainante e un punto di riferimento per aiutare i Product builder ad andare avanti su tutti i problemi che devono affrontare e che possono interessare altri paesi (organizzazione, gestione dei bug, ecc.).

Potenziamento del team prodotto e adattamento dei processi

Per soddisfare le nostre ambizioni in termini di sviluppo del prodotto e per offrire ai nostri clienti nuove funzionalità sempre più efficienti e intuitive, il team prodotto è stato rafforzato con l'arrivo di nuovi Product Manager e Product Designer.

PayFit è passata da 60 dipendenti nel gennaio 2018 a più di 200 nell'aprile 2019 e 500 nel febbraio 2020! In questo contesto, la comunicazione del prodotto è diventata una questione chiave e a metà del 2018 è stato creato il team di Product Marketing. La comunicazione relativa al prodotto, sia internamente che esternamente, viene strutturata e rafforzata. Internamente, i Product Keynote che riuniscono tutti i PayFiters vengono creati ogni trimestre per presentare gli sviluppi futuri dei prodotti e garantire l'allineamento della visione del prodotto all'interno di tutti i team. I contenuti formativi per i nostri utenti sono migliorati grazie ad un Help Center online sempre più completo ed intuitivo e tramite messaggi posizionati direttamente nell'interfaccia utente. Vengono inoltre organizzati webinar su vari argomenti legati alle paghe e all'utilizzo della nostra soluzione.

I team stanno crescendo e i processi si evolvono per rispondere alle sfide di questa crescita. Organizziamo regolarmente eventi fuori sede per riunire Product Manager, Progettisti, JetLang Ops, Product builder e Product Marketing Manager. È un'opportunità per uscire dalla nostra vita quotidiana, per dare uno sguardo ai nostri ultimi risultati, ma anche per discutere di argomenti importanti come la visione del prodotto, il futuro del JetLang o l'ottimizzazione dei processi. Soprattutto, è un ottimo modo per rafforzare i legami umani e la coesione nel team.

Con la crescita globale di tutti i team PayFit, stiamo anche migliorando continuamente la costruzione della nostra roadmap dei prodotti. Ogni team ha una visione chiave di ciò che dovrebbe essere la nostra priorità per il domani. Stiamo passando da un approccio dall'alto verso il basso (gli sviluppi prioritari sono stati per lo più definiti dai Product Manager) a un approccio dal basso verso l'alto in cui tutti i team sono proattivi e condividono la loro visione di ciò che dovrebbe essere aggiunto alla nostra tabella di marcia, integrando sia le esigenze del mercato (i nostri lead) che i nostri clienti.

Retribuzioni automatizzate, supporto alle aziende nella gestione delle risorse umane e molto altro ancora in futuro...

Oggi, PayFit permette a 4000 clienti in 5 paesi di gestire facilmente le loro paghe, le dichiarazioni sociali e i processi HR. Li sosteniamo durante tutta la vita professionale dei loro dipendenti: dall'onboarding alla dimissione, compresa la gestione delle assenze, le note spese e, ovviamente, le buste paga. Li sgraviamo da processi amministrativi costosi e dispendiosi in termini di tempo, in modo che possano concentrarsi esclusivamente sui loro compiti ad alto valore aggiunto.

Inizialmente creato per le buste paga, JetLang ha dimostrato di essere uno strumento che fornisce un'enorme scalabilità. Ma perché non andare oltre? Crediamo fermamente nella centralizzazione degli strumenti e, lungi dal limitarci alle retribuzioni, vogliamo sviluppare JetLang per esplorare altri orizzonti, altri usi, altri mercati e quindi soddisfare ancora di più i nostri clienti offrendo soluzioni innovative e sostituendo gradualmente gli strumenti obsoleti che sono attualmente costretti ad utilizzare. Per sostenere questa visione e affrontare nuove sfide come la conquista del mercato italiano, la creazione di un modulo di valutazione delle prestazioni o lo sviluppo di un'applicazione mobile, il nostro team di prodotto continuerà a crescere!

Ti interessa salire a bordo? Trovi tutte le nostre offerte qui.

CPO @PayFit

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Florian Fournier

CPO @PayFit

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