Last updated on

    Wir beantworten Fragen rund um Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung. In unserem Artikel erfahren Sie alles zum Aufbau einer Lohnabrechnung, der Erstellung des Lohnzettels sowie den Sonderfällen und eventuellen Fehlern in der Lohnabrechnung. So geht bei der Administration hoffentlich in Zukunft nichts mehr schief!

    Allgemeines zur Lohnabrechnung

    1. Was ist eine Lohnabrechnung?

    Eine Lohnabrechnung zeigt, aus welchen Bestandteilen sich der ausgezahlte Verdienst eines Angestellten zusammensetzt. 

    Synonym werden hier die Begriffe Gehaltsabrechnung und Verdienstabrechnung verwendet. 

    2. Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

    Lohn bezeichnet den Verdienst auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit. Lohnempfänger sind häufig im Gewerbe tätig und ihre Arbeitszeit variiert pro Monat.

    Gehalt ist ein fest vereinbartes monatliches Entgelt. Gehaltsempfänger sind häufig Angestellte wie Büroangestellte, die ein festes Stundenkontingent pro Monat arbeiten.

    3. Muss die Lohnabrechnung aufbewahrt werden?

    Ja, die Lohnabrechnung muss vom Arbeitgeber mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Arbeitnehmer haben nicht die Pflicht, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Dennoch wird geraten, die Lohnabrechnungen als Nachweis für den späteren Renteneintritt oder auch Miete einer Wohnung aufzubewahren.

    4. Wann ist die Lohnabrechnung fällig?

    Die Lohnabrechnung wird spätestens mit dem Zahlungseingang des Nettoentgelts fällig.

    5. Ist die Lohnabrechnung das gleiche wie die Einkommensbescheinigung, die Entgeltbescheinigung oder die Verdienstbescheinigung? 

    Eine Lohnabrechnung ist nicht das gleiche wie eine Einkommensbescheinigung, Entgeltbescheinigung oder Verdienstbescheinigung.

    Die Einkommensbescheinigung ist eine Übersicht der Vergütung der letzten Monate und ist vom Arbeitgeber auszufüllen. Es handelt sich somit um die Übersicht über einen längeren Zeitraum, die weniger detailliert ist.

    Eine Entgeltbescheinigung wird für die Sozialversicherung benötigt und ist ebenfalls vom Arbeitgeber auszufüllen. Eine Entgeltbescheinigung wird beispielsweise bei Beantragung von Krankengeld bei der Krankenkasse benötigt.

    Eine Verdienstbescheinigung kann unterschiedliche Dokumente umfassen, es handelt sich aber um einen konkreten Nachweis über die Höhe des monatlich gezahlten Entgelts.

    6. Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?

    Eine Lohnsteuerbescheinigung ist die Übersicht aller Steuern, Sozialabgaben, Bruttoarbeitslohn und weiteren Beiträgen, die der Arbeitgeber über das Jahr für den Arbeitnehmer abgeführt hat. Sie bietet dem Arbeitnehmer eine Grundlage für die Steuererklärung.

    Eine Lohnsteuerbescheinigung wird am Jahresende vom Arbeitgeber ausgestellt. Weiterhin muss sie bei Austritt eines Mitarbeiters ausgestellt werden.

    Erstellung einer Lohnabrechnung

    7. Woraus besteht eine Lohnabrechnung?

    Eine Lohnabrechnung, auch Lohnzettel genannt, besteht aus Kopfteil, Hauptteil und Jahresübersicht.

    Im Kopfteil befinden sich Personaldaten, Vertragsdaten, die Sozialversicherungs-Grunddaten und das Urlaubskonto.

    Im Hauptteil der Lohnabrechnung sind meistens folgende Elemente ersichtlich:

    • Übersicht der Bruttolöhne
    • Abwesenheitskalender
    • Steuern und Sozialabgaben
    • Kommentarfeld
    • Nettoauszahlungen mit evtl. Auslage

    Die Jahresübersicht stellt alle Werte, die im Jahr abgerechnet wurden, sowohl die Auszahlungen als auch die Abgaben, dar.

    8. Was muss auf der Lohnabrechnung stehen?

    Auf einer Lohnabrechnung müssen folgende Elemente vorhanden sein:

    • Name und Adresse des Arbeitnehmers
    • Abrechnungszeitraum
    • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID Arbeitnehmer
    • Bruttolohn
    • Art und Höhe der Zuschläge
    • evtl. Zulagen und Abschlagszahlungen
    • ggf. Angaben betriebliche Altersvorsorge
    • Abzüge
    • Steuerklasse
    • Konfession und evtl. Abzüge
    • Anzahl der Kinder
    • Freibeträge
    • Nettolohn bzw. Auszahlungsbetrag

    9. Werden Urlaubstage auf der Lohnabrechnung aufgelistet?

    Der Urlaub muss nicht auf der Lohnabrechnung stehen. Es handelt sich hier um eine freiwillige Angabe des Arbeitgebers.

    10. Wie sehen die Beitragssätze in der Lohnabrechnung aus? 

    Grundlage für die Berechnung der Beiträge in der Lohnabrechnung sind die Beitragssätze, das Arbeitsentgelt und die Beitragszeit. 

    Sozialversicherungsbeiträge 2020

    - Arbeitslosenversicherung (ALV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 1,2%

    - Gesetzliche Krankenversicherung (GKV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 7,30% + den jeweils halben Zusatzbeitrag (durchschnittlich 1,1%, also je 0,55% AN/AG)

    - Deutsche Rentenversicherung (RV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 9,30%

    - Pflegeversicherung (PV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 1,525%. Zuschlag für Kinderlose in Höhe von 0,25%, getragen vom Arbeitnehmer.

    11. Was ist der KFB/Kinderfreibetrag?

    Mit dem Kinderfreibetrag (KFB) unterstützt der Staat Eltern, indem sie einen bestimmten Beitrag einnehmen dürfen, ohne darauf Steuern zahlen zu müssen.

    2020 sind es insgesamt 7.812 Euro, die Eltern pro Jahr einnehmen können, ohne dafür Steuern zu zahlen. Dabei handelt es sich um den Kinderfreibetrag inklusive dem Erziehungsfreibetrag.

    12. Was sind Sachbezüge in der Lohnabrechnung?

    Sachbezüge sind Arbeitgeberleistungen, die häufig nicht als Einkommen ausgezahlt werden und die Arbeitnehmer zusätzlich zum Lohn/Gehalt erhalten. Sachbezüge werden auch als geldwerte Vorteile bezeichnet.

    Beispiele für Sachbezüge sind die Überlassung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch, Geschenke zu besonderen Anlässen, ein Kindergartenzuschuss, Mahlzeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder das Jobticket (Link).

    Bei Überschreitung bestimmter Grenzwerte muss der Sachbezug als geldwerter Vorteil versteuert und verbeitragt werden.

    13. Was ist die Beitragsbemessungsgrenze (BBG)?

    Die Beitragsbemessungsgrenze betrifft die gesetzliche Sozialversicherung und gibt an, bis zu welcher Höhe das Einkommen bei der Beitrags­berechnung berücksichtigt wird. Das bedeutet konkret, dass mit der Beitragsbemessungsgrenze festgelegt ist, bis zu welcher Höhe die Sozialversicherungsbeiträge vom Gehalt abgezogen werden.

    Die Beitragsbemessungsgrenze bei der Krankenversicherung liegt 2020 für die gesetzliche und private Krankenversicherung bei 56.250 Euro jährlich bzw. 4.687,50 Euro monatlich. Bei einem höheren Einkommen ist der übersteigende Teil des Lohns beitragsfrei.

    Bei der Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung wird nach neuen und alten Bundesländern (Ost und West) unterschieden. Im Jahr 2020 beträgt die BBG West monatlich 6.900 Euro, jährlich demnach 82.800 Euro. Die BBG Ost beträgt 2020 monatlich 6.450 Euro und jährlich 77.400 Euro.

    14. Was ist eine Flexzone beziehungsweise Gleitzone?

    Die Flexzone oder auch Gleitzone ist die Zone zwischen den reduzierten Beiträgen von Minijobbern und den vollen Sozialversicherungsbeiträgen für fest angestellte Mitarbeiter.

    Die Flexzone befindet sich also zwischen den Mini-Jobbern und den Festangestellten: diese Anstellungsform wird Midijobber genannt. Midijobber profitieren, ebenso wie der Arbeitgeber, von den reduzierten Beiträgen in dieser Zone. 

    Seit Juli 2019 wird die Gleitzone oder Flexzone als Übergangsbereich bezeichnet. Die Grenze für den Höchstverdienst von Midijobbern wurde von 850 Euro auf 1.300 Euro pro Monat angehoben.

    15. Wie kann ich die Lohnabrechnungen für meine Mitarbeiter erstellen? 

    Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann ausgelagert oder selbst erledigt werden. 

    Bei der Auslagerung erfolgt die Lohnabrechnung über den Steuerberater, ein Lohnbüro oder einen Lohnbuchhalter. In diesem Fall werden alle Mitarbeiterdaten und Gehaltsdaten an den Anbieter gesendet, der im Gegenzug die fertigen Lohnabrechnungen zuschickt. Anschließend werden die Lohnabrechnungen in Papierform an die Mitarbeiter ausgegeben.

    Alternativ kann die Lohnabrechnung mit Hilfe einer Software selbst erledigt werden. Es gibt Software, die installiert werden muss und Cloud-Lösungen. Das Lohnabrechnungsprogramm führt Sie im besten Fall intuitiv durch die Schritte der Lohnabrechnung, sodass zum Lohnabrechnungsstichtag abgerechnet wird und Ihre Mitarbeiter die Lohnabrechnungen digital einsehen können.

    Sonderfälle der Lohnabrechnung

    16.Welche Beiträge müssen für Schüler und Studenten berechnet werden? 

    Die Ausübung von Ferienjobs, die als kurzfristige Beschäftigung gelten, sind sozialversicherungsfrei. Das heißt, es müssen keine Beiträge gezahlt werden. 

    Bei den sogenannten Minijobs, die häufig von Schülern und Studenten ausgeführt werden, muss der Arbeitgeber Pauschalbeträge zur Renten- und Krankenversicherung zahlen. Schüler und Studenten können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen oder zahlen einen kleinen Beitrag.

    17. Wie sieht die Lohnabrechnung für Minijobber aus?

    Minijobber bekommen ebenso eine monatliche Lohnabrechnung, wie Festangestellte. 

    Es gibt einen Unterschied zwischen den 450 Euro-Jobbern und den kurzfristig Beschäftigten. Kurzfristig Beschäftigte dürfen über einen Zeitraum von 70 Tagen angestellt sein und mehr als 450 Euro verdienen, während Minijobber nur drei Mal pro Jahr mehr als 450 Euro pro Monat verdienen dürfen. 

    Jeder Mitarbeiter, der regelmäßig weniger als 450 Euro verdient, muss bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. 

    18. Was ist eine betriebliche Altersvorsorge?

    Die betrieblich Altersvorsorge (bAV) ist der Aufbau einer Zusatzrente über den Arbeitgeber. Es gibt eine arbeitgeberfinanzierte bAV, bei der der Arbeitgeber die Beiträge übernimmt. In Form von Entgeltumwandlung können aber auch Arbeitnehmer einen Teil ihres Entgelts für die betriebliche Altersvorsorge nutzen. 

    Bei der Auszahlung der betrieblichen Altersvorsorge werden Sozialbeiträge fällig.

    19. Was passiert bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

    Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Der Arbeitnehmer sollte allerdings nach Erhalt der Lohnabrechnung diese auf mögliche Fehler überprüfen. 

    Diese Fehler können beispielsweise folgende Bereiche betreffen:

    • Sozialversicherungsabgaben
    • Zuschüsse, Provisionen, Boni
    • Steuerklasse
    • geldwerte Vorteile oder Sachbezüge

    Sollte ein Fehler vorhanden sein, muss der Arbeitnehmer diesen seinem Arbeitgeber melden, damit fehlerhafte Daten korrigiert werden können.

    Aufgrund von Korrektur können sich gezahlten Beiträge verändern. Die zu viel oder zu wenig gezahlten Beträge werden in der folgenden Lohnabrechnung ausgewiesen. Die fehlerhafte Abrechnung wird durch eine geänderte Abrechnung ersetzt.

    20. Kann der Arbeitnehmer Widerspruch gegen die Lohnabrechnung einlegen?

    Wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Grundsätzliche ist keine Form vorgeschrieben, es wird aber die Schriftform empfohlen. Hier sollte verständlich erklärt werden, welche Fehler vorliegen.

    Der Widerspruch muss innerhalb von drei Jahren erfolgen. 

    Lohnabrechnung einfach gemacht!

    Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine nicht unkomplizierte Angelegenheit: mit der richtigen Unterstützung kann sie aber zu einer Aufgabe werden, die mit wenig Zeitaufwand und Nerven erledigt ist. Denn eigentlich ist die Entlohnung wertvoller Arbeit eine tolle Angelegenheit!

    PayFit hat es sich zur Aufgabe gemacht, Lohnabrechnungsprozesse zu vereinfachen und Unternehmen Geld und Zeit zu sparen. Lernen Sie uns kennen!

    Charlotte Block

    Tags