Wie kleine Unternehmen erfolgreich Unternehmensausgaben digital managen

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Die Welt, in der wir heute leben, ist eine gänzlich andere als noch im Januar 2020 – kurz bevor die Pandemie auf Europa und Deutschland übergegriffen hat. Die Art, wie wir zusammenarbeiten, hat sich radikal verändert. Das Büro als ehemals selbstverständlicher Arbeitsplatz ist heute in vielen Unternehmen mehr ein freiwilliges Addon, das zum Teambuilding dient.

Virtuelle Firmenkreditkarten für mehr Flexibilität

Mit diesem Switch gehen für Unternehmen verschiedene Herausforderungen einher. Insbesondere Start-ups oder kleine bis mittelständische Unternehmen, die sich im Aufbau oder Wachstum befinden, müssen mit diesen Veränderungen Schritt halten. Eine dieser Herausforderungen ist das Ausgabenmanagement: Wo es früher selbstverständlich war, die Firmenkarte des Unternehmens anzufragen, sich eine Freigabe vom Vorgesetzten zu holen und sie nach dem Einsatz (hoffentlich) wieder zurück zu bringen, gibt es heute deutlich schlankere, sicherere und übersichtlichere Prozesse – dank Digitalisierung.

Als Basis für intelligentes digitales Ausgabenmanagement können Start-ups von virtuellen Firmenkreditkarten profitieren. Anders als mit der berüchtigten einen Firmenkreditkarte eines jeden Unternehmens ist es dank virtueller Firmenkreditkarten möglich, beliebig viele virtuelle Karten im Handumdrehen zu erstellen – alle verbunden mit dem Firmenkonto und sofort einsatzbereit. Ohne sie erst drucken lassen zu müssen und lange auf den Eingang des Briefes zu warten. 

Dadurch ist es möglich, für jeden Anlass und für jede Ausgabe eine eigenständige Kreditkarte zu erstellen. Das Budget hierfür lässt sich vorab festlegen, genauso wie der Mitarbeitende, der sie nutzen darf. Oder der Mitarbeitende selbst erstellt die Karte, benennt das Budget und den Zweck der Ausgabe und lässt sich die virtuelle Firmenkreditkarte mit einem Klick vom Vorgesetzten freigeben. Das kann beispielsweise das Jahresbudget für ein Tool sein, das monatlich abgebucht werden muss oder aber die zu erwartenden Ausgaben für eine Dienstreise.

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Alles an einem Ort, alles digital

Moderne Lösungen für Ausgabenmanagement wie Moss erlauben es nach der Zahlung den entsprechenden Beleg zum Beispiel einfach mit einer Mobile App abzufotografieren und sofort der entsprechenden Zahlung zuzuweisen. Das stellt sicher, dass es am Monatsende zu jeder Buchung einen Beleg gibt – und dank der individuellen Firmenkreditkarten ist es leicht möglich zu erkennen, wer welche Ausgabe zu verantworten hat. Fehlt nämlich doch mal ein Beleg, lassen sich die Verantwortlichen ganz einfach und automatisiert erinnern. Das spart gerade der Buchhaltung in schnell wachsenden Unternehmen viel Zeit. 

Das Controlling wiederum freut sich, in Echtzeit die Ausgaben des Unternehmens verfolgen und bei Bedarf entsprechend reagieren oder die Geschäftsführung informieren zu können. Die Teamverantwortlichen müssen sich weniger mit aufwendigen Freigabeprozessen auseinandersetzen und die Mitarbeitenden können schneller handeln. 

Und: In der heutigen Zeit sind Abo-Modelle fest etablierter Bestandteil unseres Alltagsgeschäfts. Insbesondere die Nutzung von Software ist häufig mit monatlichen oder jährlichen Zahlungen verbunden. Gute Expense-Software stellt eine Übersicht über alle laufenden Abonnements bereit und macht Subscription Management so einfach. Unnötige Kosten werden schnell entdeckt und lassen sich einfach streichen. Individuelle, virtuelle Firmenkreditkarten für jedes Abonnement vereinfachen die Organisation und machen monatlich neue Freigaben überflüssig. 

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Spielend leichte Buchhaltung

Fotografieren Mitarbeitende ihre Belege ab, erfassen smarte Ausgabenlösungen automatisch ihren Inhalt – Datum, Beträge, genauso wie die Posten selbst. Weder die Nutzer:innen der App, noch die Buchhaltung müssen hier nachfassen. Stattdessen werden die Ausgaben automatisiert den passenden Kostenstellen zugewiesen und korrekt in der Buchhaltungsstruktur des jeweiligen Unternehmens abgelegt. 

Dank DATEV-Schnittstelle arbeiten entsprechende Tools barrierefrei mit anderer Finanz- oder Buchhaltungssoftware zusammen. Gleichzeitig haben Steuerberater:innen schnellen Zugriff auf die Zahlen des Unternehmens. Das spart nicht nur in der Buchhaltung Zeit, sondern gleichzeitig Kosten für Steuerberatung – da Lösungen wie Moss bereits die vorbereitende Buchhaltung übernehmen. 

Feste Prozesse etablieren

Voraussetzung für digitales Ausgabenmanagement sind feste Prozesse. Das digitale Verwalten von Unternehmensausgaben hat viele Vorteile gegenüber dem Klassischen und ist spürbar einfacher. Dennoch müssen die Mitarbeitenden bei der Etablierung einer neuen Ausgabenlösung abgeholt werden. Es muss klar definiert werden, wer Anspruch auf welche Kostenübernahmen hat und wie die jeweilige Person entsprechende Ausgaben anmelden und geltend machen kann. Schulungen für die Bedienung der Software sind hilfreich, um in Gänze von ihrer Geschwindigkeit profitieren zu können.

Darüber hinaus ergibt es Sinn, einen festen Ansprechpartner im Unternehmen zu definieren, der bei Rückfragen zum Thema zur Verfügung steht. Gerade in der Anfangsphase der Umstellung auf eine digitale Ausgabenlösung ist das sinnvoll. Grundsätzlich gilt aber: Eine digitale Lösung für Ausgabenmanagement ist einfach und übersichtlich. Gelernt werden muss sie trotzdem einmal.

Einfach skalieren dank digitalem Ausgabenmanagement

Besonders für Start-ups ist das Thema Skalierung ein ganz entscheidendes: Mittels Millionen-Investitionen werden die Ideen von morgen vorangetrieben. Diese geben den Start-ups nicht nur die Freiheit, schneller die nächsten Schritte gehen zu können. Sie bürden ihnen gleichzeitig die Verantwortung auf, Prozesse zu etablieren, die ein solches Wachstum überhaupt gesund möglich machen. Andernfalls droht die Gefahr, dass Teams zu schnell zu groß werden, die Kontrolle verloren geht und die eigentlichen Ziele aus den Augen verloren werden.

Das Ausgabenmanagement von Start-ups muss der Volatilität ihres Wachstums gerecht werden. Insbesondere virtuelle Firmenkreditkarten helfen dabei. Sie lassen sich in beliebiger Anzahl und mit nur wenigen Klicks erstellen, sodass sie unabhängig der Unternehmensgröße von jedem Team und Mitarbeitenden einsetzen lassen. Und: Wenn ein Talent das Unternehmen mal verlässt, lässt sich sein Zugang zu den Firmenkreditkarten sofort sperren. Durch die festgelegten Budgets können Teammitglieder außerdem nicht mehr ausgeben, als ihnen freigegeben wurde.

Die Freiheit, die Unternehmen heutzutage ihren Angestellten gewähren, sind nämlich natürlich ebenso mit gewissen Risiken verbunden – die sich durch solche Lösungen reduzieren lassen, ohne bei der Arbeit zu stören. 

Lösungen für die neue Art zu arbeiten

Immer mehr Unternehmen arbeiten heutzutage standortunabhängig, zeitversetzt und agil. Wo Mitarbeitende sitzen und zu welcher Zeit sie aktiv sind, liegt immer häufiger in ihrem Ermessen. Und die qualifiziertesten Talente legen genau darauf Wert. Um diese als Unternehmen an sich zu binden, sind Lösungen notwendig, die eine solche Arbeitsweise möglich machen. 

Das digitale Ausgabenmanagement vereinfacht Abstimmungs- und Freigabeprozesse im Unternehmen und virtuelle Firmenkreditkarten erlauben selbständiges Arbeiten, ohne aber die Kontrolle abgeben zu müssen. 

So profitieren alle beteiligten Parteien – und das Unternehmen wächst. 

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