Was sind Lohnabrechnungsprogramme und wie finde ich das passende?

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Für jedes Unternehmen steht am Monatsende die Entgeltabrechnung an. Dabei kann die Lohnabrechnung entweder von einem externen Anbieter (Steuerberater:in, Lohnbüro) oder intern abgewickelt werden. Für Unternehmen, die Lohnabrechnung selbst intern erledigen wollen, ist ein verlässliches Lohnabrechnungsprogramm goldwert.

Doch was ist ein Lohnabrechnungsprogramm? Was sollte es können? Und warum ist es so wichtig, vorab zu wissen was man selbst als Unternehmen an Funktionen möchte?

Diese Fragen beantworten wir Ihnen im folgenden Artikel.

💡 Ein Lohnabrechnungsprogramm ist eine Software, mit der die zuständige Person (Geschäftsführer:in, Finance Manager:in, Personaler:in) die Lohnabrechnung für Mitarbeiter:innen selbstständig erstellen kann.

Diese Programme haben in der Praxis unterschiedliche Anwendungen und Funktionen. Um die passende Software zu finden, sollte sich jedes Unternehmen also vorab mit seinen Ausgangsvoraussetzungen und Bedürfnissen auseinander setzt.  

Es gibt grundsätzliche drei verschiedene Arten:

  • Lohnabrechnungssoftwares mit Personalfunktionen
  • Komplexe Expertensoftwares
  • HR-Tools mit Lohnabrechnungsfunktionen

Lohnabrechnungssoftwares mit Personalfunktionen

Hier tragen Sie online alle wichtige Mitarbeitenden- und Vertragsdaten in Ihr Konto ein. Die Lohnabrechnungssoftware nutzt diese dann, um die Lohnabrechnung für Sie durchzuführen. Sprich, es werden neben der Berechnung auch alle  alle wichtigen Meldungen vom Anbieter verschickt. Bei Anbieter wie z.B. PayFit, sind die erstellten Lohnzettel dann digital für die Mitarbeiter:innen verfügbar.

⚠️ Fragen Sie nach in welcher Form der Anbieter die Lohn-und Gehaltsabrechnungen zur Verfügung stellt.

Dieser Prozess ermöglicht den Unternehmen mehr Kontrolle und Übersicht über die jeweiligen Aufgaben. Durch die digitale Handhabung werden Kommunikationswege verkürzt und Änderungen lassen sich einfach selbst eintragen. Das beste daran: Diese meisten Programme lassen sich ohne großes Vorwissen bedienen. 

⚠️ Aber auch hier gilt: Gehen Sie sicher, dass Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen integriert sind und man nicht selbst noch aktiv werden muss. 

Generell bieten Lohnabrechnungsprogramme wichtige Funktionen für Personalaufgaben.  Beispielsweise wenn das Programm mehrere Zugänge bietet, ermöglicht es auch die interne Kommunikation zu verbessern, weil einfache Personalaufgaben an entsprechende Manager:innen delegiert werden können. Beispielsweise wenn ein/e Mitarbeiter:in über das Programm einen Urlaubsantrag stellt, kann dieser von der/dem Manager:in bestätigt werden.

💡 Es lohnt sich also konkret nachzufragen, welche Personalfunktionen angeboten werden.

Die Gesetzgebung, die es bei der Lohnabrechnung zu beachten gilt, ändert sich jährlich. Eine gute Software ist hier stets auf dem neuesten Stand.

Auch Ihre Mitarbeiter:innen profitieren: Die meisten Programme verfügen über einen Mitarbeitendenzugang. Hier können Mitarbeiter:innen jederzeit ihre Lohnabrechnung einsehen und Kleinigkeiten, wie beispielsweise Urlaub- und Arbeitszeiten selbst eintragen. 

Wenn Sie sich für einen Wechsel zu einem Software- Anbieter entscheiden, kalkulieren Sie ein Zeitinvestment bei der Datenübertragung und dem Vertrautmachen mit der Funktionsweise ein. Sie sollten zudem Affinität für Online Produkte mitbringen und sich für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen interessieren. 

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Komplexe Expertensoftwares

Auf dem Markt gibt es etablierte Softwares wie beispielsweise DATEV, mit der die meisten Steuerberater:in oder Lohnbuchhalter:in arbeiten. Die Art von Software bietet zwar viele Funktionen, ist aber in der Handhabung sehr komplex und setzt Expertenwissen voraus. Für die interne Nutzung sollten Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter:innen mit der Software umgehen können und entsprechendes Fachkenntnisse rund um Lohnabrechnung mitbringen. 

HR-Tools mit Lohnabrechnungsfunktionen

Eine weitere Möglichkeit, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, bieten ein HR-Tool mit integrierter Lohnabrechnungsfunktion. Im Prinzip funktionieren diese sehr ähnlich wie die Lohnabrechnungsprogramme. Sprich alle wichtigen Daten werden im Unternehmenskonto eingetragen und der Dienstleister führt die Lohnabrechnung mit den entsprechenden Meldungen. Am Ende werden die Lohnzettel erstellt.

⚠️ Hier lohnt es sich aber genauer hinzusehen, denn Lohnabrechnung ist nicht die Kernexpertise dieser Softwares.

Das Augenmerk liegt auf HR-Prozessen. Dementsprechend kann es auch 1. zu höheren Kosten kommen, wenn Sie eigentlich nur ein Tool zur internen Abwicklung der Lohnabrechnung mit Personalfunktionen brauchen, und 2. gegebenfalls fehlt intern Expertise zum Thema Lohnabrechnung.

⚠️ Wichtig ist hier ebenfalls zu checken: Gibt es interne Experten für Lohnabrechnungsfragen?

2. Für wen ist das Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm?

Ein Lohnabrechnungsprogramm erleichtert den Arbeitsalltag ungemein. Für wen eignen sich diese aber besonders?

- Unternehmen, die eigene Personalaufgaben digitalisieren und vereinfachen wollen. Es wird weder Fachexpertise benötigt, noch ist die Integration in die Unternehmensstruktur kompliziert. Auch die Handhabung der Programme gestaltet sich intuitiv.

- Kleine und mittlere Unternehmen, die zwar intern nicht das Budget haben die Lohnabrechnung (Anstellen von Fachpersonal und regelmäßige Weiterbildungskosten) komplett intern abzuwickeln zu lassen, aber flexibel in ihren Arbeitsprozessen bleiben wollen.

👉🏻 Das heißt z.B. wenn mal eine Änderung in den Daten einer Mitarbeiterin ansteht, das Ganze in wenigen Klicks einfach selbst eintragen, statt lange Kommunikationsschleifen mit dem/der Steuerberater:in zu ziehen.

- Unternehmen, die bisher mit dem Lohnabrechnungsprozess durch externe Anbieter wie Steuerberater:innen oder Lohnbüro unzufrieden waren aufgrund von viel Papierkram (& Excel Tabellen), komplizierten Prozessen oder viel Hin und Her via Email oder Telefon.

- Unternehmen die papierlos und/oder remote arbeiten möchten.

Generell ist es wichtig, zu wissen, dass die Lohnabrechnung aus zwei wesentlichen Schritten besteht:

1. Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Alle wichtige Informationen werden gesammelt und Elemente berechnet, welche später in der Lohnabrechnung benötigt werden. 

🎯 Hier kann ein Programm helfen, einen reibungslosen Ablauf der Datensammlung zu garantieren, da alle Daten und Dokumente in Ihrem Konto zentralisiert werden. Änderungen können dann schnell und einfach selbst erledigt werden.

2. Die Durchführung der Lohnabrechnung: Lohn bzw. das Gehalt ihrer Mitarbeiter:innen und zu leistende Steuer- und Sozialabgaben werden errechnet, entsprechende Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzamt werden getätigt, SEPA-Dateien, Lohnzettel und Lohnbuchungslisten für die Buchhaltung werden erstellt.

👀 Achtung - einige Personalprogramme werben zwar mit integrierter Lohnabrechnung, meinen damit allerdings oft nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung, also die Aggregation der relevanten Daten. Erkundigen Sie sich vor dem Wechsel zu einer Software also immer genau, was im jeweiligen Leistungspaket enthalten ist. 

3. Welche Funktionen sollte ein Lohnabrechnungsprogramm bieten?

Es gibt zu einen unterschiedliche Produkte, aber auch jeder Dienstleister bietet unterschiedliche Funktionen. 

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie sich überlegen, welche was Sie und Ihr Unternehmen wichtig ist. Welche Personalfunktionen sind unabdingbar? Welche Funktionen rund um Lohnabrechnung brauchen Sie im Arbeitsalltag? Welche Funktionen beinhaltet welches Angebotpaket? Und auch: welche/r Mitarbeiter:in in welcher Funktion soll am Ende das Programm bedienen?

👉🏻 Hier ein paar hilfreiche Fragen, die Sie bei der Auswahl stellen können: 

✅ Wie sind meine Daten in der Software geschützt? 

Indem Sie Ihre Daten eigenhändig ändern können, haben Sie mehr Kontrolle über den sensiblen Umweg  mit Ihren Daten. Wichtig ist hier aber sich auch aktiv zu erkundigen, wie die Software den Schutz der Daten garantiert. 

 ✅ Wie werden meine Stammdaten verwaltet?

Für die korrekt und vollständig Entgeltabrechnung werden monatlich Stammdaten benötigt. Deshalb ist es wichtig, dass die autonome Verwaltung von diesen Daten, wie z.B. Krankenkassenwechsel,  möglich ist. Eine gute Software stellt sicher, dass die Daten nach einmaliger Eingabe, automatisch verwendet werden.

✅ Wie sieht das elektronische Meldewesen aus?

Damit Sie Ihre Abgaben fristgerecht entrichten können, müssen monatlich Meldungen und Beitragsnachweise an Sozialversicherungsträger und Finanzamt überwiesen werden. PayFit beispielsweise arbeitet mit einem SV-net Tool und Elster, um Ihre Meldungen monatlich automatisch zu versenden. Eine Erinnerungsfunktion in Ihrem Account weißt sie beispielsweise im Jahreswechsel daraufhin, welche Angaben im Profil von Mitarbeiter:innen noch zu machen sind, um wichtigen Fristen einzuhalten

✅ Gibt es ein GKV-Zertifikat?

Ein GKV-Zertifikat des Anbieters ist wichtig, da das Zertifikat bestätigt, dass die Software von den gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) zertifiziert ist und Meldungen an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden kann. 

✅ Wie werden die Lohn-und Gehaltsabrechnungen für meine Mitarbeiter:innen bereit gestellt? 

Sie sollten die Entgeltbescheinigungen direkt aus der Softwaren heraus zu downloaden und drucken können, um sie den Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen. Mit PayFit geht es noch schneller: Ihre Mitarbeiter:innen werden per E-Mail darüber informiert, dass die Lohnabrechnung im Mitarbeiter Account abholbereit ist. 

 ✅ Wie erfolgen Zusatzzahlungen bei Mitarbeiter:innen?

Denn sicher gewähren Sie Ihren Mitarbeiter:innen gelegentlich Sonderleistungen, wie: Einmalzahlungen (z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld), Steuerfreie Zuschläge (z. B. für Feiertags- und Nachtarbeit) oder geldwerte Vorteile (z.B. Firmenwagen). 

Aber auch Sonderzahlungen wie Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und im Fall des Mutterschutzes, Entgeltkürzungen aus verschiedenen Gründen oder betriebliche Altersvorsorge sollten abgedeckt sein. Stellen Sie sicher ob und welche davon mit Hilfe der Software abgerechnet werden können. 

✅ Werden sämtliche Lohnarten, die ich brauche und Sonderfälle abgerechnet?

In den Abgaben macht es einen Unterschied, ob ein/e Mitarbeiter:in jeden Monat ein festes Gehalt erhält oder nach geleisteten Stunden bezahlt wird. Oftmals haben Unternehmen aber auch diverses Portfolio vom Vollzeitmitarbeiter:in bishin zur Minijobber:in oder Aushilfe. 

Ihre Software sollte alle gängigen Lohnarten und Sonderfälle abrechnen können: Kurzarbeit, Minijobs, Gleitzone im Niedriglohnbereich, Geringverdiener, wie z. B. studentische Aushilfskräfte, Mehrfachbeschäftigte, Praktikant:innen und Stunden- und Monatslöhne sowie Festbezüge.

 ✅ Wie kann ich Berichte und Auswertungen aus der Software ziehen?

Berichte und Auswertungen wie Lohnjournal, Lohnkonten und Zahlungslisten helfen, um Fragen rund um Lohnabrechnungsrelevante Themen schnell beantworten zu können. 

✅ Gibt es ein integriertes Online-Banking? 

Eine Softwares kann ein integriertes Online-Banking bieten, dass Sie Überweisungen von Löhnen und Gehälter direkt vornehmen lässt. 

✅ Die finale Frage: On-Premise oder Cloud-Lösung? 

Eine Desktop Software (On-Premise) zur Lohnabrechnung ist auf unternehmensinternen Rechner oder Netzwerkinstallationen verfügbar. Mittlerweile gibt es aber vermehrt Cloud-Lösungen. Das bedeutet Sie können Ihre Lohnabrechnung online durchführen. Grundsätzlich bietet eine Cloud-Lösung eine höhere Flexibilität und je nach Anbieter auch mehr Sicherheit. 

👉🏻 Neugierig geworden? Buchen Sie hier eine kostenfreie Demo mit einem/r PayFiter:in, um mehr zu erfahren.

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

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