En qué consiste la nueva ley de trabajo a distancia

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El trabajo a distancia, por muchas razones, no ha sido históricamente una forma de trabajo que gozara de popularidad entre las empresas de nuestro país (según un estudio de la OIT un 7% de los trabajadores españoles trabajan a distancia frente al 17% de media en la Unión Europea). Este panorama ha cambiado radicalmente con la llegada de la pandemia, el estado de alarma y la apuesta del gobierno por dar prioridad al trabajo a distancia.

Durante el estado de alarma, aquellas empresas que pudieron dar continuidad a su actividad mediante el trabajo a distancia se vieron forzadas a adoptar este formato y hoy un porcentaje relevante de estas quieren dar continuidad a esta forma de trabajo, para lo cual, aparte del marco normativo, es necesario el desarrollo de políticas de trabajo internas más flexibles, en las que se pueda combinar el trabajo presencial con el trabajo a distancia. De hecho, en PayFit es lo que hemos hecho.

El Real Decreto-ley 28/2020 publicado el 23 de septiembre, que regula el trabajo a distancia y las condiciones en las que debe ser prestado, culmina un intenso debate sobre este tipo de prestación de servicios y la necesidad de dotarlo de un marco normativo sólido, que la pandemia y su proliferación durante el confinamiento habían puesto de manifiesto.

PayFit

El trabajo a distancia

Se considera trabajo a distancia aquel trabajo que se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar libremente elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, de modo no ocasional.

A quién afecta el trabajo a distancia

En primer lugar, se establece qué colectivo y qué actividades tendrán la consideración de trabajo a distancia:

  • La norma afecta exclusivamente a trabajadores por cuenta ajena. Por lo tanto, no afecta a los TRADE o a los trabajadores autónomos.
  • Se considerará trabajo a distancia el que se preste de forma regular, un mínimo del 30% de la jornada en un periodo de referencia de tres meses. Para un trabajador a tiempo completo (40 horas semanales) eso supone trabajar a distancia al menos un día y medio a la semana durante tres meses. 
  • En el caso de contratos de trabajo celebrados con menores de edad, contratos en prácticas y contratos para la formación y el aprendizaje solo podrán teletrabajar un máximo del 50% de la jornada.

El acuerdo de Trabajo a distancia

El acuerdo para trabajar a distancia es voluntario para la empresa y el trabajador. Ninguna de las dos partes se lo puede imponer a la otra. Además, este tipo de trabajo es reversible para empresa y trabajadores. Es decir, cualquiera de las dos partes se puede echar atrás y volver a la prestación de servicios de forma presencial.

Otro punto muy importante del acuerdo para trabajar a distancia es que éste debe realizarse por escrito, y se debe entregar una copia del mismo a la representación legal de los trabajadores y registrarlo en el SEPE.

El acuerdo que se establecerá entre empresa y trabajador para poder realizar el trabajo a distancia debe concretar los siguientes aspectos:

1. Los medios, equipos y herramientas 🛠. Esto incluye todo el material (teléfonos móviles, ordenadores, software, impresoras, cascos, etc.) que la empresa entrega al trabajador para trabajar a distancia. 

2. Detalle de los gastos 💸. Los gastos que el trabajador por trabajar a distancia, y de qué forma la empresa los va a abonar o compensar (gastos relacionados con la conexión a internet, consumo de luz, calefacción, alquiler, etc.). 

3. Horario de trabajo de la persona trabajadora a distancia ⏰. El trabajador tendrá derecho a un horario flexible, pudiendo fijar la empresa unos tiempos de disponibilidad obligatoria, respetando los descansos establecidos (las 12 horas entre jornada y jornada o el descanso semanal). Por ejemplo, la empresa establece que el trabajador debe estar teletrabajando de lunes a viernes en la franja comprendida entre las 10:00 y las 14:00, y el resto del tiempo hasta completar las 40 horas semanales de la forma que considere oportuna.

4. Porcentaje y distribución del tiempo 📅. El tiempo dedicado al trabajo presencial y a distancia.

5. Centro de trabajo de la empresa 🏢. Será importante tener en cuenta en qué centro de trabajo queda adscrito el trabajador.

6. Lugar de trabajo a distancia 🏡. El trabajador deberá informar del lugar de trabajo que éste ha elegido para el desarrollo del trabajo a distancia.

7. La duración del acuerdo y los plazos de preaviso 🏁. El acuerdo debe tener una fecha de inicio y de fin y en el caso de que alguna de las partes quiera revertir el acuerdo y volver a la actividad presencial.

8. Medios de control empresarial de la actividad 🕹. Para verificar que el trabajador a distancia cumple con su trabajo pueden existir ciertos modos de evaluación por parte de la empresa. Por ejemplo, que la empresa se pueda conectar en remoto para comprobar las realización de las actividades asignadas.

9. Dificultades técnicas 👩‍💻. Puede que ocurran dificultades técnicas que impidan o dificulten el trabajo a distancia. Por ejemplo, cómo debe actuar el trabajador ante averías que se puedan producir en el ordenador o el teléfono.

10. Reglas en materia de protección de datos y seguridad ℹ️. Es un aspecto a tener en cuenta muy importante del trabajo a distancia. La empresa debe garantizar la protección de datos así como el trabajador respetar las instrucciones dadas.

Entrada en vigor

👉 Cuando el teletrabajo no está previsto en el convenio colectivo de aplicación o en acuerdos colectivos sobre condiciones de prestación de servicios a distancia y el trabajador está prestando servicios de este modo: 

- El acuerdo se deberá firmar en el plazo de tres meses desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 28/2020, que se producirá el 13 de octubre de 2020. 

- El mismo plazo rige para la adaptación y modificación de los acuerdos de teletrabajo ya existentes, no derivados de convenios o acuerdos colectivos.

👉 Cuando el teletrabajo está previsto en el convenio colectivo o acuerdos colectivos sobre condiciones de prestación de servicios a distancia:

La norma será aplicable desde el momento en el que los citados acuerdos pierdan su vigencia, considerando las siguientes circunstancias:

- Si en el convenio o en el acuerdo no se concreta un plazo de duración, el Real Decreto-Ley se aplicará un año después de su publicación en el BOE (23 de septiembre de 2021).

- El plazo se podrá ampliar hasta los tres años si las partes firmantes del convenio o el acuerdo colectivo así lo determinan.

Igualdad de trato entre trabajadores presenciales y trabajadores a distancia

Puede parecer complicado incluir esta nueva modalidad de trabajo en tu empresa pero gracias a esta ley de regulación del trabajo a distancia lo que se busca es fijar parámetros claros para que todos puedan seguirlos. 

A continuación vemos los puntos más importantes respecto los derechos que deben quedar garantizados, así como las obligaciones a cumplir por parte de la empresa:

Derechos durante el trabajo a distancia

El teletrabajador tiene los mismos derechos que un trabajador que presta servicios de forma presencial. Esto incluye:

  • Derecho, como mínimo, a la misma retribución total (salario base y complementos).
  • Derecho a la formación, garantizando su participación efectiva en las acciones formativas como el resto de trabajadores.
  • Derecho a la promoción profesional.
  • Derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad.
  • Derecho al abono y compensación de gastos, por el desarrollo del trabajo a distancia.
  • Derecho al horario flexible en los términos del acuerdo de trabajo a distancia.
  • Derecho al registro horario adecuado. Se mantiene la obligación de registro de la hora de entrada y salida del art. 34.9 del ET.
  • Derecho a la prevención de riesgos laborales.
  • Derecho a la intimidad y a la protección de datos.
  • Derecho a la desconexión digital, fuera de su horario de trabajo. La empresa tendrá que elaborar una política interna respecto a la desconexión digital.

Control empresarial durante el trabajo a distancia

Una de las obligaciones más importantes por parte de la empresa durante el acuerdo del trabajo a distancia es en  materia de protección de datos y seguridad de la información. A la misma vez, los trabajadores deberán cumplir todas las instrucciones que se hayan establecido.

Por otro lado, los trabajadores a distancia deberán cumplir las condiciones e instrucciones de uso y conservación establecidas por la empresa en relación con los medios, equipos o útiles informáticos que la empresa les ha entregado para facilitar su labor.

Además de ello y para garantizar la excelencia del trabajo, la empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar que el trabajador cumple con sus obligaciones y deberes laborales, siempre respetando la dignidad del trabajador.

Gracias a la digitalización, el trabajo a distancia o más comúnmente conocido: el teletrabajo, son una realidad que forma parte de nuestra vida laboral de hoy en día. Hay que garantizar el buen desarrollo profesional en estas nuevas circunstancias y abrir la mente para incluir nuevas modalidades de trabajo en nuestra nueva rutina.

Con herramientas como PayFit, el registro de los días en los que el trabajador realiza teletrabajo es muy sencillo. Esto permitirá a la empresa tener una visión clara así como un histórico de los días presenciales y los días en teletrabajo de sus empleados. Si quieres saber cómo funciona, pide una demo sin compromiso.

PayFit

Alejandro Garcia

Payroll Expert

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