Genera las primeras nóminas de tus primeros empleados

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¡Ya has llegado a la última etapa de todo el proceso de contratación, la paga de tu primer empleado! Pero la generación de nóminas de tu empresa puede resultar un tema complicado si es la primera vez que te dispones a hacerlo. 

España es el séptimo país con la legislación laboral más complicada a nivel mundial por eso, cada vez es más común que nuevas opciones aparezcan en el mercado para solucionar los problemas que las empresas puedan encontrar a la hora de gestionar los RRHH y los trámites administrativos.

En esta última etapa hablamos de las opciones que tienes para generar la nómina de tus trabajadores y poderles pagar a fin de mes.

¿Cuáles son los principales problemas relacionados con la generación de nóminas?

La nómina no se trata solo de pagar una compensación por parte de una empresa a un empleado. Hay muchos otros elementos que entran en juego cuando se trata de crear una nómina:

El cumplimiento legal en la generación de nóminas

Bonuses, días libres, salario en especie, horas extraordinarias, impuestos y contribuciones a la seguridad social, una nómina se compone de muchas variables. Para generar correctamente las nóminas, hay que asegurarse que todas las variables estén bien computadas en la nómina de cada empleado.

También hay que tener en cuenta que la constante evolución de la normativa laboral afecta a las nóminas. Estas variables deben estar siempre correctas para evitar posibles consecuencias legales y financieras.

Pero la gestión de la nómina no solo afecta al empleado y a la empresa. También participan organizaciones sociales. Más allá del aspecto legal y / o financiero, es la imagen de la empresa la que puede sufrir si la generación de nóminas no se realiza correctamente.

La protección de datos en la generación de nóminas

Cuando hablamos de nómina, estamos hablando de datos sensibles de individuos que generalmente no son públicos. Por lo tanto, todos los elementos que aparecen en la nómina deben estar protegidos. 

La seguridad de los datos es una de las prioridades para las empresas tecnológicas por lo que, cuando decides contratar un servicio de generación de nóminas, debes estar convencido que hay una buena protección de datos detrás. Conoce aquí los requisitos de seguridad en PayFit.

La generación de nóminas para el éxito de una PYME

Otro elemento fundamental a tener en cuenta es que la gestión de las nómina juega un papel central en el éxito de una PYME. Una buena gestión de la nómina le permite crear un clima social pacífico. 

De hecho, la gestión de nóminas y recursos humanos ahora cumple con nuevas expectativas. La necesidad de transparencia para los empleados es de considerable importancia. Recibir una nómina a tiempo, tener acceso a todos los documentos relacionados con los RR.HH. etc, son aspectos importantes que van a valorar todos tus empleados.

¿Qué opciones tienes para la generación de nóminas? 

Existen diferentes opciones en términos de generación y gestión de nómina cuando vas a crear una empresa o a contratar a tus primeros empleados: subcontratación e internalización. Analizamos lo que implica cada opción.

Externalización de la generación de nóminas

Algunas empresas confían la gestión de su nómina a un experto contable externo. Este es el responsable de las declaraciones sociales y de nómina. También es responsable de todas las tareas ad hoc: altas, bajas, modificaciones de contratos. También se encarga de tramitar los trámites fiscales y legales. 

Se suele optar por esta opción por miedo a perderse en la complejidad de la nómina, por la escasez de personal, o el deseo de ahorrar tiempo o la falta de conocimientos específicos en este ámbito. 

Sin embargo, trabajar con un experto legal externo implica muchos intercambios por correo electrónico o por teléfono. En promedio, las empresas que trabajan con este tipo de expertos terminan hablando como mínimo 7 días para poder enviarle toda la información necesaria para la generación de nóminas y trámites administrativos.

Internalización de la generación de nóminas con experto contable

La internalización de la nómina se puede realizar de dos formas: a través de un experto de nómina que trabaja directamente en tu empresa o mediante un software de gestión de nómina online.

Al igual que el experto externo, la persona de tu empresa que se encargará de la generación de nóminas se encarga de la nómina y de las declaraciones sociales. Pero su misión no termina ahí. Esta persona experta deberá desarrollar un seguimiento de la nómina y dedicará parte del tiempo de recursos humanos a esta tarea.

Además, deberá recibir formación continua sobre cambios en las regulaciones para poder administrar las nómina de manera efectiva y acorde con la ley. El riesgo de error es muy alto cuando se gestionan las nóminas de manera interna y los errores cometidos internamente pueden ser costosos para la empresa. Esto representa un coste adicional para la empresa.

Digitalización de la generación de la nómina con PayFit 

Existen muchas soluciones de gestión de nóminas online. No todos ofrecen las mismas características pero la mayoría de estos programas se encargan de la generación de nómina de manera que los responsables de RRHH pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido.

Algunas soluciones te permiten gestionar otros documentos legales como contratos de trabajo y elementos de RRHH adicionales (vacaciones, bonus, informes de gastos, control horario...) que se integran directamente en la solución. Este es, por ejemplo, el caso de PayFit.

La empresa gana autonomía: una mayor visibilidad es posible gracias a las funcionalidades de exportación de datos estratégicos y los gráficos de resumen. En PayFit, por ejemplo, puedes crear una simulación de una nómina antes de hacerlo real, lo que te permite asegurarte de que todo está en orden.

Por otra parte, los empleados apreciarán el hecho de que pueden enviar directamente sus solicitudes de vacaciones, ausencias e informes de gastos a través de la misma plataforma.

En cuanto a su uso, no requiere un conocimiento previo sobre nóminas: el software de gestión de nómina online se encarga de todos los cálculos. Esto también garantiza una mayor fiabilidad en la generación de nóminas.

PayFit

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Si es tu primera vez contratando un empleado y aún no sabes cómo quieres hacerlo, PayFit puede ser la solución perfecta para ti y más, si el día de mañana quieres contratar nuevos empleados.

Cómo generar las primeras nóminas con el programa de PayFit

PayFit es una de las opciones de internacionalización de generación de nóminas con un software de nóminas. Con PayFit ya no te tienes que preocupar del cierre y envío de nóminas de todos los empleados, el programa lo realizará de manera automática y tendrás el asesoramiento laboral de un experto en caso de cualquier duda.

1. Inicia tu sesión en la plataforma PayFit

Como administrador de la cuenta de la plataforma PayFit, una vez inicies la sesión tendrás una visión global sobre tu centro de trabajo. Para generar las nóminas tendrás que hacer click en "Activar las nóminas automáticas".

2. Selecciona la fecha de cierre de tus nóminas PayFit

Elige la fecha de cierre de nóminas quiere decir que vas a generar las nóminas de todos los empleados de manera automática. Puedes hacerlo desde el día 25 del mes en curso hasta el día 5 del mes siguiente. La noche del día que elijas, PayFit cerrará automáticamente las nóminas de ese mes, pasando la cuenta a las nóminas del mes siguiente.

3. Recepción de documentos generados por PayFit

A la mañana siguiente del cierre automático de las nóminas, encontrarás la siguiente documentación en la plataforma:

  • Las nóminas de todos tus empleados.
  • El fichero SEPA, para que puedas cargarlo en tu banco y transferir los salarios de todos tus empleados con un solo click. 

El fichero SEPA es una remesa bancaria por la que tu empresa ordena a tu banco realizar los pagos de las nóminas de tus empleados a cada una de sus cuentas bancarias personales. ¡Olvídate de hacer una transferencia a cada uno de tus empleados!

El fichero SEPA se generará a las 23.59 del día que elijas. Por lo tanto, podrás subir el fichero SEPA a tu banco cuando llegues a tu oficina al día siguiente. 

Todo el proceso por el que hemos navegado en estas etapas, desde la oferta de empleo hasta el pago de la nómina, constituye una actividad empresarial muy común si quieres hacer crecer tu negocio.  

En resumidas cuentas, redactar una buena oferta de trabajo puede atraer a mucho talento y con un buen proceso de selección vas a poder contratar al candidato ideal. Contar con una plataforma de RRHH como la de PayFti te agilizará un buen onboarding y un pago de nómina con éxito.

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Cómo contratar a tu primer empleado: desde la oferta de empleo hasta la generación de la primera nómina

El proceso de contratar a un empleado por primera vez puede dar impresión si no tienes las herramientas digital necesarias. Descubre todo el proceso de contratación en tan solo 4 pasos.

Lucía Castro

Lucía Castro

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