Comprende los programas para hacer nóminas

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La gestión de  de nóminas es completamente necesaria en una empresa. Desgraciadamente,  es una tarea compleja que requiere un mínimo de conocimientos laborales y contables

No obstante, gracias a la tecnología y la digitalización, han surgido soluciones y programas que automatizan todo el proceso de gestión de nóminas.

En cuanto a eficacia administrativa en el ámbito laboral, un programa para hacer nóminas puede ser el aliado perfecto. Para escoger el más adecuado, es necesario comprender las características y funciones necesarias para su buen funcionamiento.

¿Qué es un programa para hacer nóminas? ¿A quién va dirigido? ¿Qué debe incluir? ¿Cómo va a ayudar en tu departamento de recursos humanos? PayFit te lo explica.

Tabla de contenidos

  • ¿Qué es un programa para hacer nóminas ?
  • ¿A quién va dirigido el programa para hacer nóminas ?
  • ¿Qué características debe tener un programa para hacer nóminas ?
  • ¿Qué funciones cumple un programa para hacer nóminas ?

¿Qué es un programa para hacer nóminas ?

Un programa para nóminas es una herramienta que ayuda a la persona encargada de generar nóminas en una empresa creandolas de forma automática. Por lo general, se trata del personal de recursos humanos o del propio empresario.

Estos programas pueden adoptar diferentes formas, se puede tratar de un  software, de una herramienta online o incluso de un programa para hacer nominas en excel, siendo esta última la herramienta más popular utilizada por las asesorías tradicionales. 

El objetivo principal de un programa de nóminas es centralizar toda la información de una empresa y de sus empleados para :

  • generar nóminas online;
  • calcular bases y cotizaciones;
  • hacer las declaraciones sociales y fiscales obligatorias;
  • tratar todas las solicitudes (vacaciones, informes de gastos, etc.) de los trabajadores.

Por lo tanto, antes de escoger un programa para hacer nominas, es necesario detectar las necesidades y los recursos de tu empresa.

💡 ¿Sabías qué?

Existen programas de nóminas gratis en internet, pero sus funcionalidades son limitadas. Además, no siempre respetan las reglas relativas a la protección de datos.

¿A quién va dirigido el programa para hacer nóminas ?

En el mercado, existen software de nóminas con distintas características. Lo más importante a la hora de tomar la decisión, es quién va a usar este programa dentro de la empresa. Existen tres tipos de usuarios  programas de nóminas:

  • Gestoría/Asesoría : muchas gestorías en España generan nóminas para empresas.  Los gestores utilizan programas de nóminas para asesorías online, que son plataformas complejas que ayudan a crear las nóminas a profesionales que ya cuentan con conocimientos previos.
  • Profesional laboral: muchas empresas contratan a una persona que se dedica exclusivamente a la consultoría laboral y a generar nóminas, un programa de gestión de nóminas que le facilite esta tarea.
  • Profesionales de recursos humanos: estos profesionales optan en su mayoría por la contratación de gestorías tradicionales. También pueden contratar un software de gestión de nóminas, más simples de usar que los de las gestorías, para automatizar y generar sus propias nóminas sin necesidad de una formación extra. En este artículo, nos centramos en los programas de nóminas dirigidos a este tipo de administradores.

Contratar una gestoría o personal especializado es costoso, sobre todo para las PYMES. Además, estas opciones implican delegar asuntos de gestión de personal de los que los empresarios no quieren necesariamente desprenderse.  

¿Qué características debe tener un programa para hacer nóminas ?

Una nómina es un documento complejo y regulado por ley. Por eso, antes de contratar cualquier programa de nóminas, hay que verificar que cumpla una serie de características que garanticen su fiabilidad y legalidad

  • Acceso en tiempo real:  una de las principales ventajas que puede presentar un software de gestión de nóminas para un responsable de recursos humanos es la accesibilidad a los datos, para hacer modificaciones y tener todos los documentos a mano;
  • Cumplir la normativa laboral: no basta con rellenar los espacios en blanco de una nómina, pagar las nóminas a los empleados es una obligación legal , que sufre modificaciones frecuentemente, por lo que el programa debe estar actualizado en materia  laboral; 
  • Asesoramiento: que estas herramientas sean soluciones digitales no quiere decir que no haya personas detrás para resolver tus dudas. Un buen software de asesoría online debe dar asistencia  técnica rápida  y fiable cuando se necesite ;
  • Fiabilidad: una empresa que comete errores en las nóminas se enfrenta a sanciones administrativas y fiscales. La fiabilidad del programa es esencial ;
  • Seguridad de la información: los datos de empleados, salarios y cuentas bancarias son datos sensibles. Es esencial que un software de nómina garantice la protección de datos mediante certificados de seguridad como, por ejemplo, el ISO 27001.

En la práctica, los mejores programas de nóminas son aquellos que más automatizan el proceso, y que, con la menor cantidad de datos introducidos, cambios y “clics”, generan una nómina sin errores a final de cada mes.

¿Qué funciones cumple un programa para hacer nóminas ?

Un Saas (software as a service) que genere automáticamente tus nóminas puede cumplir más funciones que únicamente rellenar el papel donde viene desglosado el salario de un empleado.  Aun así, las funciones principales de un programa de nóminas siempre serán:

  • Automatización de la nómina: con los datos de la empresa y los empleados que se introduzcan cada mes, se genera la nómina automáticamente a final de mes; 
  • Creación del fichero SEPA: este es el fichero que se utiliza en el banco para hacer el cobro de las nóminas.

Algunos programas como PayFit, ofrecen además otros módulos de RRHH, facilitando la gestión de ausencias, vacaciones o gastos

Optimizar el tiempo de los departamentos de RRHH es una prioridad para muchas empresas. Gracias a programas de generación automatizada de nóminas, este departamento puede centrarse en las tareas que aportan valor añadido a su empresa.

Autora

PayFit

Sara Furiati

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