La importancia de la protección de datos en el proceso de firma digital

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Es 2016 y se publica en Europa el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Todo cambia. Aunque su aplicación no llegó hasta 2018, fue suficiente para que todo lo que se entendía como tratamiento de datos cambiara para las personas y sobre todo, para las empresas.

No solo porque no respetar este reglamento pueda traer sanciones, si no porque el alto riesgo que conlleva un mal tratamiento de datos ha hecho que se convierta en una de las garantías que toda empresa digital debe proporcionar a sus clientes.

Entonces, cuando hablamos de protección de datos en el proceso de firma digital no hablamos de una tendencia contractual, hablamos de una obligación a garantizar en todo el proceso.

Las empresas deben poder confiar en las plataformas que utilizan, y aún más cuando se trata de la firma de contratos o documentos. 

  • ¿Qué es la firma digital?
  • ¿Cómo afecta la protección de datos en la firma digital?
  • ¿Cómo firmar documentos de manera digital y segura? 

¿Qué es la firma digital?

Rápidamente, situémonos en lo que entendemos por firma digital. 

La firma digital es un proceso por el cual se digitaliza la firma de documentos o contratos. Esto quiere decir que en vez de firmar en papel, ambas partes firman a través de internet.

A parte de que la validez de esta firma no se ve perjudicada legalmente, tiene otras ventajas como por ejemplo:

  • Agilidad en el proceso: El 76% de los documentos se firman el mismo día.
  • Remoto: No es necesario que las personas se encuentren en el mismo espacio.
  • Sostenible: Elimina el papel.
  • Seguro: Contrario a lo que muchos piensan, firmar a través de un buen proveedor de firma digital es mucho más seguro que firmar en papel.

¿Cómo afecta la protección de datos en la firma digital?

La firma de documentos es un proceso altamente delicado que implica una serie de obligaciones por las partes que lo firman, por lo que tenemos que tratar con un mecanismo que garantice su fiabilidad y validez. 

Además, muchos de los documentos a firmar contienen un gran número de datos sensibles y personales que no pueden ser arriesgados a ser filtrados. Especialmente ahora que los ataques cibernéticos cada vez son más sofisticados.

¿Cómo firmar documentos de manera digital y segura? 

Para firmar los documentos con firma digital lo primero que debes hacer es trabajar con un proveedor como Signaturit o PayFit.

Cuando lo hagas, deberás asegurarte del tratamiento que va a hacer de los datos. Una buena señal es que cuenten con certificaciones homologadas, una de las más importantes es la ISO 27001.

¿Qué es la certificación ISO 27001?

La certificación ISO 27001 es una normativa internacional para la seguridad de los sistemas de información de la ISO (Organización Internacional de Normativas). Su propósito es proteger a las empresas de cualquier pérdida, robo o corrupción de datos, protegiendo los sistemas informáticos de infracciones o daños.

Otros de los aspectos que debes buscar y son “green flags” en materia de protección de datos en un proveedor de firma digital son: 

  • Doble encriptación de los datos: en el momento de la realización de la firma y al almacenar la información.
  • Sellado de tiempo que asegura la absoluta inalterabilidad del documento desde el momento de su firma.
  • Sistemas de identificación.
  • Circuito de copias de seguridad periódicas en los sistemas informáticos.
  • Realización de evaluaciones de Impacto de Protección de Datos con frecuencia.

Trabajar con proveedores con certificaciones te garantiza que se ha estudiado y aprobado tanto la seguridad de una aplicación y como de la forma de organización de la empresa.

No obstante, aunque la certificación es uno de los mejores indicadores, se trata de hacer las cosas más básicas bien.

Por ejemplo, un detalle sencillo pero extremadamente eficaz es la autenticación en dos pasos. Con tal de proteger tus cuentas, te recomendamos que siempre que puedas configurar este inicio de sesión seguro lo hagas. 

Este método consiste en que el inicio de sesión se haga en dos pasos, el que conocemos todos de contraseña, y una segunda validación ligada a por ejemplo el teléfono móvil del dueño de la cuenta. 

La autenticación en dos pasos (two-factor-authentication) aumenta considerablemente la seguridad y disminuye el riesgo de un ataque a tu cuenta.

💡 ¿Sabías qué?

Los smart contracts son uno de los tipos de documentos más seguros, ya que utilizan la tecnología blockchain, esto quiere decir que están escritos con lenguajes de programación y representan un código visible por todos que no se puede cambiar.

¿Te interesa un proveedor para firmar todos los documentos de recursos humanos en un clic y de forma 100% segura?

PayFit, software de nóminas y RRHH, y Signaturit, proveedor de firma digital, se integran para hacerlo posible.

Autora

PayFit

Sara Furiati

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