5 tendencias de gestión contractual que necesitas saber en 2022

Actualizado el

Firmar documentos. Algo tan simple como plasmar tu nombre en un papel y que a la vez implica tantas condiciones.

Este procedimiento, debido a su gran importancia, también evoluciona con las tendencias de mercado y de digitalización.

Este 2022 encontrarás nuevas formas de gestión contractual que debes conocer y te las contamos todas a continuación:

  • 1. Firma digital de documentos y automatización
  • 2. Smart contracts
  • 3. Protección de datos
  • 4. OCR: Reconocimiento óptico de caracteres.
  • 5. Inteligencia artificial para el análisis de contratos

1. Firma digital de documentos y automatización

Empecemos por hacer el proceso ágil: Papeleo, impresoras, escáneres, fotocopias, archivos… algo tan sencillo como firmar un contrato hasta ahora ha estado sometido a un proceso largo y anticuado.

Ya es 2022 y muchos profesionales no pueden permitirse que continúe este proceso largo y poco sostenible, poco alineado a la tendencia de trabajo en remoto actual. 

Para poner fin han llegado soluciones tecnológicas que facilitan la firma de documentos de forma digital, en cuestión de segundos, y aunque no lo creas, de forma más segura y privada que el método tradicional.

¿Cómo funciona? Después de crear tu cuenta con un proveedor de firma digital,  seleccionas el documento a enviar a tu firmante, lo recibe en su correo y lo firma en un par de clics. ¡Voilà!

Esto sirve para todos los sectores, pero es especialmente interesante para los departamentos de recursos humanos, que trabajan a diario con documentos de sus empleados: contratos de trabajo, nóminas, anexos, registros, finiquitos…

¿Sabías qué?

Los documentos firmados de forma digital también pueden ser firmados con un trazo ¡cómo si de papel y bolígrafo se tratara! Hablamos de la firma biométrica: La firma se realiza con un trazo, igual que si firmas en papel. Además de tener valor probatorio, esta firma permite identificar al firmante de forma única y asegurar la integridad del documento firmado.

De esta nueva tendencia han surgido colaboraciones entre empresas como es el caso de PayFit y Signaturit, la asesoría laboral digital se une con el proveedor de firma digital líder para garantizar un proceso de firma de documentos ágil, seguro y sin papel.

2. Smart contracts

La tecnología blockchain no se ha querido quedar fuera de la gestión de contratos, es así como nacen los smart contracts.

Los smart contracts son contratos inteligentes que han sido creados gracias a la tecnología blockchain, lo que quiere decir que están escritos con lenguajes de programación y representan un código visible por todos que no se puede cambiar.

Y te estarás preguntando lo mismo que nosotros antes de conocer este término: ¿quién y para qué tipo de acuerdos sirven estos contratos inteligentes?

​​La realidad es que los smart contracts se podrán utilizar en todos los ámbitos donde a día de hoy se firman de manera tradicional, como por ejemplo en el mercado inmobiliario o en el mundo de los recursos humanos.

3. Protección de datos

La llegada del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018 le dio una vuelta a todo lo que conocíamos como privacidad hasta el momento. 

Por lo que en este caso, más que de una tendencia, hablamos de una obligación a garantizar en todo el proceso de gestión contractual: la seguridad de los datos. 

En este artículo hablamos de tendencias principalmente digitales, cosa que aumenta aún más la preocupación de las empresas a nivel de protección de datos. 

Para ser eficaces, las empresas deben confiar en las plataformas que utilizan: confiar en que la información confidencial estará protegida y confiar en que el proveedor le está brindando los niveles de confianza y transparencia que necesita.

Por eso, si vas a contratar un proveedor de firma digital, asegúrate del tratamiento que va a hacer de los datos. Una buena señal es que cuenten con certificaciones como la ISO 27001.

4. OCR: Reconocimiento óptico de caracteres.

Cómo bien sabes, a la hora de firmar contratos también es requerido presentar otros documentos, como por ejemplo documentos de identidad.

Cuando un proceso de compra-venta se realiza online, o presencial pero se requiere digitalizar los documentos, el OCR puede ser tu mejor aliado.

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es, por definición, un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales se identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos.

Esto tiene muchas ventajas, pero destacamos el ahorro de tiempo. 

No es una tecnología que se pueda dedicar exclusivamente a la gestión de contratos, si no a otros ámbitos como la finanzas o la gestión de gastos profesionales.

5. Inteligencia artificial para el análisis de contratos

En un artículo de tendencias no podíamos dejar de hablar de inteligencia artificial, y es que esta ha encontrado un nicho en la gestión contractual.

En el momento de firmar contratos comerciales, por ejemplo en una asesoría digital como PayFit, el análisis previo de convenios colectivos y otras hojas de ruta para ver si existe la oportunidad o algún riesgo de colaboración son tareas en las que se pierde mucho tiempo.

La aportación de la inteligencia artificial en este campo es analizar estos convenios o documentos para extraer en segundos y de forma eficiente la información necesaria para firmar los contratos sin riesgo. 

​​El 46% de los profesionales de la gestión de contratos dice que la abundancia de tareas manuales hace que trabajar en los contratos sea un desafío.

Paradoxes

Cómo ves, la digitalización es la tendencia que se repite en prácticamente todos los sectores y ámbitos empresariales por sus numerosas ventajas de optimización y en muchos casos sostenibilidad.

¿Nuestra tendencia preferida? Sin duda la que ha cambiado nuestra foma de trabajar es la firma digital.

La firma digital de contratos, anexos, acuerdos y otros documentos es un sueño hecho realidad para nuestros profesionales de RRHH.

PayFit se integra con Signaturit para poder ofrecer esta funcionalidad directamente en su software. ¿Quieres saber más acerca de nuestros servicios?

Autora

PayFit

Sara Furiati

Tags

Otros artículos según tus gustos

Como se trabaja en una startup: la experiencia de PayFit y Sesame

Hablamos con Sesame de cómo las nuevas generaciones que se incorporan en el mercado laboral tienen otra visión del trabajo, sacamos los mejores tips de cómo conservar la cultura y los valores en los diferentes equipos de trabajo que van creciendo y también desmentimos algunos mitos de trabajo que tienen las startups.

La importancia de la protección de datos en el proceso de firma digital

Cuando hablamos de protección de datos en el proceso de firma digital no hablamos de una tendencia contractual, hablamos de una obligación a garantizar en todo el proceso. Descubre porqué.

Contrato y acuerdo: comprende las diferencias

Algunos documentos son contratos, otros son acuerdos. Entiende la diferencia para usar el documento correcto y proteger legalmente tu negocio.

No te pierdas ningún contenido
PayFit