Todo lo que hay que saber sobre un programa de nóminas

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¿Recuerdas la primera nómina que recibiste? Seguro que sí. Apostamos que la recibiste en papel y que no entendías mucho de lo que aparecía en ella.

Hoy en día y gracias al avance tecnológico que estamos viviendo, tareas que solían ser engorrosas y pesadas se han automatizado, y este es el caso de la generación de nóminas.

Cuando los RRHH se empezaron a desarrollar en las empresas, se dedicaban principalmente a gestionar las nóminas y las declaraciones sociales de todos los empleados de la empresa.

Ahora, los Recursos Humanos tienen otras prioridades, entre otras: la productividad del equipo, la satisfacción de los empleados y la conciliación laboral.

La digitalización ha permitido que los RRHH puedan dedicarse a estas tareas de más valor añadido, y entonces nos preguntamos, ¿tiene sentido que las empresas sigan entregando en papel las nóminas a sus empleados?

La generación de nóminas con un programa de nóminas online

 

La razón principal por la que se han dejado de producir nóminas en papel y ahora se generan nóminas online es porque existen diferentes programas de nóminas que generan las nóminas automáticamente. La razón por la que un programa de nómina se convierte en el brazo de los Recursos Humanos es porque con él son capaces de calcular los sueldos y las deducciones de manera rápida, sencilla y sin errores.

Dentro del programa de nóminas se encuentra el registro de faltas, horas trabajadas, vacaciones, etc. Básicamente, sirve para que toda la generación de nómina pueda realizarse de manera óptima, eficaz y con precisión.

Hoy en día, el programa de nóminas más actualizado del momento permite, no sólo digitalizar el proceso de nóminas sino también algunos de los procesos de Recursos Humanos de una empresa como por ejemplo las vacaciones y las ausencias, el control horario, la gestión de gastos profesionales… Todo ello, gestionado desde la misma plataforma.

Estos cambios que afectan a la nómina, se reflejan en tiempo real por lo que la generación de las nóminas online con un programa de nóminas es sin errores.

Como hemos hablado muchas veces en el Blog de PayFit, existen diferentes opciones para generar las nóminas y gestionar los RRHH de una empresa. ¿Pero por qué un programa de nóminas online?

La característica principal de un programa de nóminas online es que no necesitas descargarte un software en tu ordenador. Podrás acceder a la plataforma sencillamente desde internet, cuando y donde quieras. 

Además de ser lo último en tecnología, un programa de nóminas incluye las funciones claves para que el programa esté a la altura de tus necesidades y puedas acceder a toda la información de manera online, es decir, desde dónde quieras y cuando quieras.

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Las 5 funciones clave de un programa de nóminas

Hoy, en el Blog de PayFit, te contamos cuáles son las 5 funciones clave que tiene que realizar un programa de nóminas para satisfacer las necesidades de tu empresa.

Generar las nóminas y facilitar la vida laboral de los empleados

El programa de nóminas que vayas a utilizar debe permitir, entre otras cosas, el alta y el envío de datos de afiliación y contratación, el control y seguimiento. 

Funciona incluyendo todas las variables que afecten a la nómina. Todos los cálculos en las nóminas serán automáticos de manera que los ajustes que se realicen en las nóminas serán prácticamente en tiempo real.

El programa de nóminas de PayFit genera automáticamente todas las nóminas del mes. Tus empleados recibirán un email cuando sus nóminas estén disponibles en su espacio personal. Los salarios serán transferidos automáticamente a las cuentas de tus empleados, gracias al fichero de transferencia de créditos SEPA.

Además de eso, el programa de nóminas de PayFit tiene funciones HRIS por lo que además de gestionar las nóminas, el programa incluye una visión global de la situación de cada empleado y de su vida laboral. Los empleados serán partícipes de esta herramienta de nóminas por lo que podrán tener acceso a las nóminas de todos los meses de manera online y además realizar varias solicitudes desde su espacio, ya sean ausencias y vacaciones de todo tipo y también subir sus gastos profesionales.

Conectar a la empresa con la Seguridad Social y otros organismos públicos

Una de las características clave para diferenciar un programa de nóminas es la liquidación directa de trámites administrativos relacionados con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.

El programa de nóminas de PayFit, por ejemplo, gestiona para tu empresa todos los trámites con la Seguridad Social, entre los cuales se incluyen la presentación de los seguros sociales, comunicación de altas y bajas, etc. Y si lo necesitas, te proporcionaremos cualquier tipo de documento relacionado con la Seguridad Social: certificado de deuda, vida laboral de la empresa, etc.

Esta función es clave para ofrecer una gestión de los trámites administrativos con la agencia tributaria y presentar los Modelos 111 y 190, declarando todas las retenciones de IRPF. Gracias al programa de nóminas online podrás acceder a las retenciones que se han realizado siempre que quieras.

Una de las características claves para un programa de nóminas es que venga acompañado de expertos laborales quienes ayudarán a gestionar todos los trámites con pleno conocimiento y dispuestos a resolver todas tus dudas en cualquier momento.

Adaptarse a la legalidad vigente y a la protección de datos

Otra de las características principales que tiene que ofrecer un programa de nóminas es su adaptabilidad a la ley vigente. Hay que ofrecer un programa de nóminas que esté siempre al día de los cambios legales que pueda haber e incluya los diferentes convenios colectivos para poder generar las nóminas a empresas de diferentes sectores.

En PayFit contamos con un equipo dedicado a la actualidad legal y a los convenios colectivos. Nuestro objetivo es hacer que las empresas se despreocupen de todas estas cuestiones, nosotros adaptamos nuestro programa de nóminas a todos los cambios y evoluciones.

Por otro lado, la protección de datos y la seguridad es una de las características que cada vez están adquiriendo más importancia en el mundo tecnológico.

Un programa de nóminas debe facilitar el cumplimiento del RGPD facilitando información sobre:

  • El derecho al acceso de los datos personales de los empleados de los diferentes centros de trabajo que utilizan el programa de nóminas
  • El derecho a eliminar los datos personales en función de las circunstancias particulares 

El programa de nóminas de PayFit se compromete globalmente con cada aspecto de la seguridad de tus datos: empleados, seguridad física, acceso a los datos, nóminas, registros, disponibilidad, auditorías.

Registrar toda la información y crea informes y gráficos 

El crear las nóminas con un programa online tiene un claro beneficio: el control de toda la documentación. Podrás acceder a esta documentación cuando quieras y desde donde sea. 

El programa de nóminas de PayFit te permitirá realizar informes y gráficos de todo tipo con la información que hayas introducido en la plataforma.

De esta manera, dejarás de preocuparte por las facturas y los recibos. Todo quedará registrado de manera online y podrás tener un control sobre los movimientos que realices en tu empresa.

Ofrecer soporte legal y especialmente dedicado al programa de nóminas

En primer lugar, es necesario que el programa de nóminas que vayas a utilizar sirva para conectar los empleados y la empresa.

En PayFit, los empleados también forman parte del programa de nóminas. Desde su acceso de empleado pueden acceder a todas sus nóminas, realizar solicitudes, introducir sus gastos profesionales y poder tener una visión global de la organización de la empresa.

Por esa razón, hoy en día no es suficiente con ofrecer un programa de nóminas que tenga una gran robustez técnica. También tenemos que tener en cuenta que, si los empleados también son partícipes de la plataforma, puede que no entiendan muy bien todos sus documentos laborales, este es el momento de poder contar con soporte legal para cualquier incidencia.

El soporte humano que incluye un programa de nóminas será la clave para poder tener una gran experiencia de cliente.

"El valor añadido de PayFit es su equipo experto en nóminas. Contestan rápidamente y tienen un expertise destacable en RRHH"

Tom Ougeot, Co-founder and CMO de YEGO

Júlia Larrosa

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Júlia Larrosa

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