Faut-il délivrer un bulletin de paie au stagiaire ?

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L’intégration d’un stagiaire dans une entreprise emporte plusieurs droits et obligations selon la convention applicable, la durée et le montant de la rémunération. Dès lors que la durée de son stage est supérieure à 2 mois, une gratification minimale doit lui être versée.

En contrepartie du travail réalisé, il est parfaitement possible de lui octroyer une rémunération plus élevée. Dans cette hypothèse, des cotisations sociales sont dues et la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire s’avère nécessaire.

Cet article expose ainsi le fonctionnement de la paie d’un stagiaire, les modalités de gratification ainsi que les obligations qui vous incombent, en tant qu’employeur. 

Sommaire :

  • Comment fonctionne la paie d’un stagiaire ?
  • Quel est le salaire minimum pour un stage ?
  • Le stagiaire doit-il recevoir un bulletin de paie ?
  • Fiche de paie d’un stagiaire : quelles spécificités ?

Comment fonctionne la paie d’un stagiaire ?

Qu’il soit obligatoire ou facultatif, le stage est particulièrement intéressant pour l’étudiant puisqu’il lui permet de découvrir une profession ou d’acquérir des connaissances et compétences pratiques, directement sur le terrain, au sein de l’entreprise qui l’accueille.

La convention de stage est ainsi un contrat étudiant conclu entre l’étudiant stagiaire, l’entreprise qui l’accueille et l’établissement d’enseignement ou formation. Sous conditions, le travail réalisé par le stagiaire dans le cadre du stage peut donner lieu à une gratification.  

Les modalités de gratification du stagiaire varient selon la durée du stage :

  • Stage d’une durée inférieure à 2 mois : gratification facultative
  • Stage d’une durée supérieure à 2 mois : gratification mensuelle obligatoire

💡 Bon à savoir : La gratification obligatoire est due dès le 1er mois de stage et non, exclusivement au-delà des 2 mois requis.

En plus de la gratification, vous pouvez octroyer à votre stagiaire des avantages en nature. A l’instar des salariés de votre entreprise, il pourra ainsi obtenir :

  • L’accès au service de restauration de l’entreprise ;
  • La délivrance de titres-restaurants ;
  • L’accès à des activités culturelles et/ou sociales ;
  • La prise en charge partielle de ses frais de transport.

Les modalités de gratification, le montant de celle-ci ainsi que les éventuels avantages en nature doivent figurer sur la convention de stage conclue entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement ou de formation.  

💡 Bon à savoir : Si le stage dépasse 2 mois, il est possible de faire apparaître dans la déclaration sociale nominative (DSN) le stagiaire. Cependant, il ne peut être compris dans le calcul de l’effectif salarial de votre entreprise.  

Quel est le salaire minimum pour un stage ?

La gratification de stage minimale en 2020, pour une durée de plus de 2 mois s’élève à 3,90€ par heure, ce qui correspond à 15% du plafond de la sécurité sociale.

Selon la branche d’activité, la gratification de stage peut être d’un montant supérieur et varier en fonction du niveau d’étude de votre futur stagiaire. Pour le savoir, vous pouvez consulter la convention collective applicable.

A titre d’exemple, si vous accueillez un stagiaire étudiant en droit, la gratification sera de :

  • Licence : 608,48 € brut
  • Master I : 760,61 € brut
  • Master II ou Doctorat : 912,73 € brut

Lorsque la gratification que vous versez n’excède pas le montant minimal précité, à savoir, 3,90€ / heure, le coût pour l’entreprise est particulièrement avantageux puisque vous êtes exonéré de charges sociales sur celle-ci.

Il est cependant possible d’opter pour une gratification supérieure afin de récompenser davantage votre stagiaire pour le travail réalisé. Cela reste attractif puisque les cotisations sociales ne seront dues que pour la partie excédant le montant minimal. Il est également possible de verser exceptionnellement une prime de stage.

Le stagiaire doit-il recevoir un bulletin de paie ?

Bien que la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire ne soit pas obligatoire, s’il perçoit une somme excédant la gratification minimale, il est nécessaire de lui fournir un document reprenant le nombre d’heures réalisées, les sommes perçues et les cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : Pour ce faire, la solution la plus adaptée vise à faire un bulletin de paie simplifié et de le délivrer lors de la remise de la gratification au stagiaire.

A titre d’exemple : Votre stagiaire a réalisé 140 heures de stage en novembre 2020 et vous lui versez une gratification d’un montant de 900€.

  • Gratification minimale : 546€ (correspondant à 26*15%*140)
  • Gratification effectivement versée : 900€
  • Partie soumise aux cotisations sociales : 354€ (correspondant à 900 – 546)

Dans cette hypothèse, le versement du salaire au stagiaire doit être accompagné d’un document similaire à une fiche de paie comportant des mentions adaptées au stage.

Fiche de paie d’un stagiaire : quelles spécificités ?

Le statut de stagiaire diffère de celui de salarié. En conséquence, les mentions obligatoires de la fiche de paie diffèrent et le contenu de la fiche de paie d'un stagiaire présente plusieurs spécificités :

  • Exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, assurance chômage, contribution aux organisations syndicales, prévoyance ;
  • Exclusion des taux réduits : assurance maladie, allocations familiales ;
  • Mention du montant de la partie exonérée de la gratification.

C’est lors du paiement au stagiaire de sa gratification à la fin de chaque mois, que vous devez lui remettre la fiche de paie correspondante. 

💡 Bon à savoir : les particularités d’un bulletin de paie pour un stagiaire ne sont pas les mêmes que celles qui se retrouvent sur la fiche de paie d’un apprenti

Auteure

Mélissa Boï

Doctorante en Droit

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