Le bulletin de paie dématérialisé

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Toute entreprise qui emploie des salariés se voit dans l’obligation de délivrer un bulletin de paie lors du versement des salaires. Depuis 2017, la remise du bulletin de paie au salarié peut se faire sous forme électronique, on parle alors de bulletin de paie dématérialisé, bulletin de paie numérique ou encore de fiche de paie en ligne.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ? Comment mettre en place un bulletin de paie dématérialisé ?  Existe-t-il une obligation de dématérialisation du bulletin de paie ? Quels sont les avantages ? PayFit vous explique.

Sommaire :

    Comment mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie ? 

    L'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie en ligne, sauf si le salarié s’y oppose. 

    Si l’employeur décide de recourir à la dématérialisation des bulletins de paie, il doit obligatoirement informer le salarié de son droit de s'opposer à la transmission du bulletin de paie sous forme électronique.

    Cette information doit être communiquée soit :

    • un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ;
    • au moment de l'embauche.

    Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment - avant ou après la première émission du bulletin de salaire électronique. 

    Bulletin de paie dématérialisé : quelles précautions prendre ? 

    Attention, l'employeur qui décide de remettre les bulletins par voie électronique doit impérativement garantir l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données des salariés. 

    L'employeur doit garantir aux salariés la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :

    • soit pendant une durée de 50 ans ;
    • soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.

    Les salariés doivent pouvoir récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés :

    • sans manipulation complexe ou répétitive ;
    • et dans un format électronique structuré et couramment utilisé - exemple au format PDF.

    Aujourd’hui, de nombreux logiciels de dématérialisation du bulletin de paie existent et permettent de sécuriser la gestion électronique de la paie.  

    Précisions - En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.

    Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ? 

    La dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages :

    • facilité : la transmission des fiches de paie est plus simple, l’employeur peut notamment envoyer les fiches de paie par mail à condition de respecter les règles précitées (intégrité, accessibilité, disponibilité ...) ;  
    • gain de temps : le temps passé à la création et l’envoi est réduit ;
    • réduction des coûts : les frais de timbre, de papier et d’impressions sont considérablement réduits ;
    • réduction des coûts énergétiques : réduction de la consommation de papier.

    💡 Bon à savoir - En pratique, le coût de la dématérialisation du bulletin de paie dépendra de la taille de l’entreprise ou du prestataire choisi. Mais en moyenne, produire une fiche de paie dématérialisée est moins coûteux qu’une fiche de paie “papier”.

    Auteure

    Maryam Toumirt

    Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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