Comment préparer la réunion hebdomadaire avec son collaborateur ?

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    Vous êtes manager. Toutes les semaines, vous retrouvez votre collaborateur autour d’un point hebdomadaire pour suivre ses projets. Mais ce dernier semble de plus en plus redouter ces rencontres. 

    Tantôt stressé par le “compte-rendu” qu’il semble vous devoir (obligation qui paraît renforcée par le télétravail), tantôt désabusé par cette “corvée” de faire le point : vous regardez sa motivation vous filer entre les doigts en vous demandant ce que vous pourriez bien faire pour la retenir. Comment faire renaître l’épanouissement qui l’habitait un jour, redonner du sens à ses projets, et raviver votre relation manager-collaborateur ?

    La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez réinventer ce moment dès aujourd’hui. Angélique Chegaray, People Ops Manager chez PayFit, vous explique comment.

    1. Avant la réunion hebdomadaire : le cadrage 

    Le premier point à maîtriser est la préparation de votre échange avec le collaborateur. Pour  que celui-ci se déroule dans les meilleures conditions, nous vous recommandons de cadrer plusieurs éléments : 

    • la fréquence : hebdomadaire ou bi-mensuelle, à définir en fonction du profil de la personne et de ses besoins ;
    • la durée : entre 30 et 45 minutes ;
    • l’ordre du jour : avoir une structure fixe et un document à remplir en amont par l'employé permettra de garder un rythme et une cohérence au sein de cette réunion. Il est important d'insister sur la responsabilité du collaborateur dès les premières réunions.

    📜 Le conseil d’Angélique : “si vous n’êtes pas en télétravail, évitez si possible de faire ce point dans une salle de réunion. Allez par exemple vous balader ou prendre un café !”

    2. Pendant la réunion hebdomadaire : la structure

    Il faut penser à structurer cette réunion hebdomadaire pour qu’elle accompagne le collaborateur et réponde à tous ses besoins, tout en s’adressant aux priorités de l’entreprise. Avoir un déroulé identique chaque semaine permettra un meilleur suivi mais aussi une réunion plus fluide et efficace, sans flottement. 

    Durant ce point, nous vous suggérons d’aborder 5 thèmes essentiels. Voici ceux que nous avons identifiés comme tels chez PayFit.

    1️⃣ La charge de travail et l’humeur 

    Avant de rentrer précisément dans les sujets opérationnels, prenez le pouls de votre collaborateur ! Comment se sent-il ? A-t-il passé une bonne semaine, un bon week-end ? N’hésitez pas à prendre le temps de parler de façon informelle. Et si ce moment dure plus que d’ordinaire, c’est une bonne chose : cela permet de renforcer votre lien manager-managé. 

    Cette étape de votre point est d’autant plus importante en période de télétravail prolongé. Si le collaborateur est peu loquace, n’hésitez pas à lui poser plusieurs questions pour vous assurer que tout va réellement bien ! 

    Après vous être enquis de son état, vous pouvez demander à votre collaborateur ce qu’il en est de sa charge de travail. Est-il sous l’eau, satisfait, ou au contraire aimerait-il s’atteler à de nouveaux projets pour ne pas s’ennuyer ? 

    2️⃣ Les projets

    Les sujets clés

    Vous pouvez désormais entrer dans le vif du sujet. Chez PayFit, nous évoquons nos projets par niveau de priorité. Le collaborateur reprend ainsi un à un ses sujets, en commençant par les plus importants. 

    Il peut ainsi parler : 

    • du projet ;
    • de ses détails ;
    • d’éventuels besoins d’accompagnement ;
    • des prochaines étapes

    💡 Bon à savoir : idéalement, cette discussion est menée par le collaborateur tout en étant véritablement collaborative. N’hésitez donc pas à le laisser vous guider dans le récapitulatif de l’avancée dans ses projets. Vous pouvez bien sûr l’interrompre si vous avez des questions à lui poser !

    Modèle de réunion hebdomadaire

    Modèle de réunion hebdomadaire

    Les sujets inattendus

    Après avoir fait le point sur les réalisations récentes et l’état d’avancement des différents objectifs, vous pouvez passer à tout ce qui a pu s’ajouter à ses projets clés : 

    • les sujets imprévus ;
    • les requêtes parasites ;
    • les challenges et blocages. 

    Si jamais le collaborateur ne vous dit rien dans cette section, n’hésitez alors pas à creuser. Il ne pense peut-être pas à certaines choses ou a peur de se plaindre face à vous. C’est le moment de vous montrer particulièrement à l’écoute ! 

    La revue des points d’action

    A la fin de cette réunion hebdomadaire, vous pouvez faire le point avec le collaborateur sur ses priorités principales et ses prochaines actions. Par exemple : 

    • revoir ensemble les priorités de la semaine et faire un rappel des objectifs associés ;
    • discuter des échéances éventuelles sur certains projets ;
    • rappeler que vous serez disponible dans la semaine pour relire ou valider un projet donné.

    3️⃣ Le feedback

    Il est fondamental de donner du feedback au collaborateur pour qu'il comprenne clairement ce que vous attendez de lui. Durant le point hebdomadaire, ces feedbacks peuvent se faire en continu sur les différents sujets et points qu'il abordera.

    💡 Pourquoi ce point est essentiel ? C'est en faisant du feedback régulièrement que vous pourrez éviter les mauvaises surprises durant les évaluations de performance !

    4️⃣ L’administratif

    Ce point peut être très rapide mais reste pertinent : le collaborateur veut-il poser des congés ? A-t-il des besoins en formation ? Des requêtes spécifiques, des absences à anticiper dans la semaine ? Assurez-vous d’être au courant de ses besoins RH ou administratifs.

    📜 Le conseil d’Angélique : “chez PayFit, on peut moduler nos horaires en fonction de nos impératifs personnels. Par exemple, travailler plus tôt le matin ou plus tard le soir, prendre des pauses déjeuner étendues pour faire du sport ou s’absenter pendant la journée pour visiter un appartement ou encore aller chez le coiffeur. On ne doit pas “rendre de comptes”, en revanche il peut être nécessaire sur certains postes (comme ceux qui sont en charge du service client) d’informer l’équipe ou le manager de ces moments d’absences ou de ces décalages, pour que quelqu’un soit toujours là s’il devait y avoir une urgence !” 

    Rappel : la structure de la réunion hebdomadaire

    La charge de travail et l’humeur

    Les projets

    Les sujets inattendus

    L’administratif

    La revue des points d’action

    3. Après la réunion hebdomadaire : le suivi 

    Il ne s’agit évidemment pas d’avoir un point dans la semaine puis de laisser le collaborateur sans aide ni accompagnement le reste du temps !

    Vous pouvez donc : 

    • lui envoyer des Slacks (messages instantanés) pendant la semaine pour savoir si tout va bien et s’il a besoin d’aide ou de conseils (sans tomber dans le micro-management !) ;
    • vous rendre disponible pour des appels non prévus s’il a des questions de dernière minute ;
    • évidemment, dès la prochaine réunion, faire le suivi
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    Et ainsi de suite pour les prochains one-to-one.

    4. Les 20 questions incontournables à poser aux membres de votre équipe 

    1. En toute circonstance

    👉 Les fondamentales 

    • Quels sont tes sujets de la semaine ?
    • Qu’est ce qui est prioritaire selon toi ? 
    • Comment évaluerais-tu ta charge de travail en ce moment?
    • En quoi ce sujet s’ancre-t-il dans tes objectifs ? 
    • Est-ce que je peux t’aider sur un projet donné ?
    • Comment te sens-tu en ce moment ? / Te sens-tu épanoui ? 
    • Ton équilibre vie-privée-vie professionnelle est-il satisfaisant ?

    👉 Les ponctuelles, 1 fois par mois ou par trimestre

    • Comment puis-je m’améliorer en tant que manager ? 
    • Est-ce que tu es satisfait de notre communication ? 
    • As-tu des suggestions pour nos points hebdomadaires ? 
    • As-tu besoin d’autres ressources ? 
    • As-tu besoin d’aide externe ?  

    2. En télétravail  

    Avec le télétravail renforcé voire imposé, il faut éviter d’attendre le bilan trimestriel pour poser des questions plus complètes, par exemple en début de chaque mois. Il peut être envisageable d’y consacrer jusqu’à une heure si besoin est. 

    👉 Relatives à l’appartenance et l’inclusion

    • Comment te sens-tu en télétravail ? As-tu un équilibre vie privée/vie professionnelle satisfaisant, une charge mentale pas trop importante ? 
    • Es-tu capable de maintenir des relations satisfaisantes avec tes collègues ? 

    👉 Relatives au travail 

    • Fais-tu face à de nouveaux challenges que tu n’avais pas en présentiel ? 
    • Certains aspects de ton travail ou certains projets sont-ils impactés par le travail à distance ? Si oui, lesquels ?
    • As-tu les équipements nécessaires pour travailler efficacement à distance ?
    • Me trouves-tu accessible pour répondre à tes besoins ? 
    • La communication est-elle pour toi satisfaisante ? Avec les collègues ton équipe, moi, le reste de la boîte, etc.
    • Es-tu satisfait de nos interactions, préférerais-tu davantage de réunions, de communications écrites ? 
    • Puis-je faire quelque chose pour faciliter le travail à distance ? 

    Rappel : les clés d'un entretien hebdomadaire réussi

    Vous montrer toujours disponible pour vos collaborateurs

    Tester de nouvelles pratiques, innover, vous remettre en question

    Donner du feedback

    Finir vos one-to-one avec une question ouverte

    Auteure

    PayFit

    Camille de Waele

    Content Manager @PayFit

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