Gestion de la paie en entreprise : comment faire ?

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La gestion de la paie est un élément essentiel de la relation employeur/employé : elle permet de rémunérer un salarié en contrepartie d'un travail effectué pour l'entreprise. La gestion des paies est au cœur de la gestion administrative du personnel, au même titre que l'élaboration d'un contrat de travail ou encore la gestion des congés.

Quels sont les différents outils pour gérer au mieux le processus de paie ? Quels sont les enjeux principaux liés à la rémunération en entreprise ?

Tour d'horizon des points d'attention à ne pas négliger.

Sommaire

    Le processus de gestion de la paie : fastidieux mais nécessaire

    Il ne suffit pas de définir un salaire brut annuel et de le diviser par 12 pour parvenir au salaire mensuel versé au salarié. Plusieurs étapes sont nécessaires pour passer du salaire brut au salaire net versé à la fin du mois. Parmi ces étapes, on peut noter :

    • le retrait des cotisations patronales et salariales ;
    • le calcul des congés payés ;
    • la prise en compte des avantages en nature ;
    • le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

    Ces éléments varient d'un mois à l'autre : une veille juridique rigoureuse est nécessaire pour assurer la "conformité paie". En cas de non-respect de ces règles, l'entreprise devra faire face à des conséquences juridiques et fiscales.

    Par exemple, un contrôle de l'Urssaf peut entraîner un redressement fiscal si les cotisations payées ne sont pas représentatives de la réalité. De la même façon, un employé qui constate des irrégularités au niveau de sa fiche de paie pourra faire appel aux prud'hommes pour obtenir un dédommagement.

    Il est donc indispensable de réfléchir en interne à une gestion de la paie optimisée et à jour d'un point de vue légal.

    Les différents outils de gestion de la paie

    3 tendances se dégagent pour la gestion de la paye :

    • l'externalisation de la paie, avec l'appui d'un expert-comptable ;
    • l'internalisation grâce au gestionnaire de paie qui intervient directement en entreprise ;
    • l'internalisation via un logiciel de gestion de paie en ligne.

    L'externalisation de la paie avec un expert-comptable

    L'expert-comptable est responsable des différentes actions liées à la paie :

    • éditer toutes les fiches de paie ;
    • établir les charges sociales ;
    • établir les déclarations annuelles.

    Il devra également :

    • gérer l’arrivée d’un collaborateur d'un point de vue comptable ;
    • gérer les départs de l’entreprise ;
    • prévoir les modifications éventuelles de contrat, etc.

    Travailler avec un expert-comptable implique de nombreux allers-retours. Le professionnel n'exerçant pas dans votre entreprise, vous travaillerez ensemble tout au long de l'année pour partager les éléments indispensables à l'édition des bulletins de paie.

    Il faut compter en moyenne entre 1 et 3 jours par mois pour vos échanges avec l’expert-comptable. Ces échanges sont plus fréquents autour de la date de génération des bulletins de paie.

    L'internalisation avec un gestionnaire de paie

    En faisant confiance à un gestionnaire de paie, vous aurez le contrôle total sur l'ensemble du processus :

    • la collecte des informations ayant un impact en paie ;
    • l'édition des fiches de paie ;
    • l'établissement des déclarations fiscales et sociales.

    Au-delà de la gestion de la paie, les missions d'un gestionnaire de paie sont nombreuses :

    • formalités d'embauche et de départ des salariés ;
    • élaboration des tableaux de bord ;
    • suivi de la masse salariale ;
    • établissement du bilan social.

    Afin de vous assurer de la conformité des documents édités par votre gestionnaire de paie, deux solutions s'offrent à vous :

    • financer une formation en paie et déclarations sociales pour la personne responsable au sein de votre entreprise ;
    • engager un profil expérimenté, spécialiste de la gestion de paie.

    L'internalisation grâce à un logiciel de gestion de paie

    Les logiciels de paie sont nombreux. Ils permettent à l'employeur de déléguer plusieurs missions liées à la paie, par exemple :

    • l'édition et vérification des bulletins de paie ;
    • la gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) ;
    • la prise en charge des déclarations sociales (DSN, Urssaf) ;
    • la gestion des éléments de rémunération (congés, notes de frais, etc.).

    Ces logiciels assurent également la veille juridique nécessaire pour assurer la "conformité paie".

    Ils s'adressent à différents profils, du CEO au chargé RH en passant par le DAF. Aucune connaissance en paie est nécessaire, le logiciel de gestion de la paie en ligne s'occupe de tous les calculs chronophages et de l'intégration des nouveautés juridiques.

    L'autonomie est plus grande à tous les niveaux de l'entreprise : les salariés apprécieront le fait de pouvoir directement faire leurs demandes de congés via le logiciel. De son côté, le CEO éditera chaque mois des graphiques lui permettant d'avoir une meilleure visibilité sur les coûts de son entreprise.

    comparaison externailisation internalisation

    comparaison externailisation internalisation

    Auteure

    PayFit

    Emmanuelle Marion

    Content Manager @PayFit