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Découvrez le kit de survie de notre Office Manager pour être toujours plus efficace. Cela fait maintenant plus d’un an que PayFit existe et nous souhaitions vous faire part des outils dont notre Office Manager ne peut plus se passer !

Quels sont les meilleurs outils d'un office manager ?

  • Slack
  • Welcome to the jungle
  • Spendesk
  • Trello
  • GoCater
  • Doodle
  • WeTransfer
  • Alan
  • Payfit

1. Slack 📮

Des fichiers à transférer, une idée à partager avec son voisin de droite sans déranger celui de gauche… Slack, service de messagerie interne, se charge de centraliser et faciliter les échanges en entreprise.
Alternative aux emailing, la messagerie instantanée évite les allées et venues dans votre bureau, les discussions à rallonge… et garde la trace de tous vos échanges ! Vous pouvez même organiser vos discussions grâce à la création de différents “channel”.

2. Welcome to the Jungle 💡

Aujourd’hui, les startups ont du mal à tirer leur épingle du jeu et à trouver la perle rare pour répondre à leurs besoins. Ils reçoivent un nombre considérable de candidatures ! Mais des candidatures qualifiées ? Pas tant que ça ! Pour ces entreprises, il faut faire le nécessaire pour attirer des candidats qualifiés. Welcome to the Jungle s’occupe de la notoriété et de l’attractivité de votre startup. Chaque entreprise peut se mettre en avant et partager non seulement ses annonces de poste mais aussi les coulisses de la vie de bureau (contenu, photos, adresse, etc.). Welcome to the Jungle se charge de mettre en valeur la marque employeur et de retranscrire au plus proche de la réalité, la vie de l’entreprise.

3. Spendesk 🔐

Dites adieu aux cartes qui circulent et à la paperasse inutile. Spendesk est la solution innovante pour un Office Manager ! Cette plateforme en ligne réinvente la carte bancaire : grâce à des cartes bleues virtuelles pour les achats en ligne suivez de près ou de loin les dépenses et achats de l’entreprise en temps réel. Soyez sûrs de récupérer 100% des factures ! Une solution très pratique qui fait gagner du temps aux salariés et aux responsables financiers. Cette nouvelle manière de gérer les moyens de paiement en entreprise va vous changer la vie (elle a déjà changé la nôtre) !

4. Trello ⚒

Sous forme d’application Web, Trello vous accompagne dans la coordination de vos projets. Trello permet une représentation visuelle des tâches et leurs répartitions en plusieurs actions.Que ce soit pour l’établissement de la feuille de route 2018 de l’équipe Marketing ou pour le séminaire de juillet à Saint Palir-sur-Mélangou, Trello vous permet de répartir et de prioriser vos tâches. Vous disposez d’une vision globale de vos projets : définissez le(s) responsable(s), attribuez les tâches, programmez des deadlines, etc.Trello est l’outil indispensable pour travailler de manière efficace en groupe !

5. GoCater 🍩

À l’affût de bons plans pour trouver le traiteur qui vous correspond pour vos évènements profesionnels ? GoCater propose des prestations de qualité. Ne vous souciez de rien, une diversité de services uniques est proposée et adaptée à toutes les occasions ! Débarrassez-vous de toute la gestion et organisation des pots de départ, évènements clients, anniversaires, pendaisons de crémaillère, etc. GoCater vous propose de gérer tous les besoins de livraison traiteur. Buffets, plateaux-repas, petits-déjeuners, snacks… Vous ne pourrez plus dire que vous n’avez pas le choix !

6. Hivy 📎

Hivy est une plateforme web dédiée à la gestion des environnements de travail. Si en tant qu’Office Manager vous aimeriez vous dégager du temps sur les tâches chronophages et en gagner sur les tâches qui créent une vraie valeur ajoutée, vous êtes bien tombés ! 
L’application permet à chaque collaborateur de remonter un besoin, un problème lié à la vie du bureau. Les demandes sont ensuite centralisées dans un tableau de bord et chaque collaborateur peut suivre l’évolution du traitement de son “ticket”. Ces tickets sont ensuite automatiquement analysés afin d’identifier les problèmes récurrents, anticiper les besoins, gérer les stocks et évaluer le niveau de satisfaction des salariés. Hivy peut même créer des listes de courses de façon automatique, c’est magique !On parle “d’automatisation du bonheur des salariés” !

7. Doodle 📌

Avec Doodle, affranchissez-vous des mails, faites parler le sondage et gagnez un temps précieux ! Doodle, est un dispositif facilitant la prise de décision. À travers un sondage, Doodle synchronise les différents avis de tous les collaborateurs.Un objectif : favoriser l’interaction entre les acteurs du projet afin de rendre plus accessible et plus souple les processus de décision. Merci Doodle !

8. WeTransfer 🌪

WeTransfer fait partie des must have en matière de transfert de fichiers volumineux. Tout le monde a déjà expérimenté l’enfer du fichier impossible à envoyer car trop volumineux... Et puis WeTransfer est arrivé. L’outil vous permet d’envoyer n’importe quel fichier en 10 secondes, montre en main. Chargez le fichier en ligne, envoyez le lien du téléchargement à votre contact et le tour est joué.

9. Alan ⛑

Alan est la première mutuelle française 100% dématérialisée. Chaque employé peut retrouver sur son compte personnel l’historique de tous ses paiements santé et peut suivre ses remboursements. Il peut aussi consulter ultra facilement le barème de remboursement qui lui est appliqué. Et pour les entreprises, l’inscription est ultra simple et intuitive.Grâce à Alan, gérer la mutuelle pour l’employeur comme pour l’employé devient une partie de plaisir.

10. (Et enfin) PayFit 😍

PayFit, chaque mois, édite de manière automatique les fiches de paie de vos employés et vos déclarations sociales.

Il s’agit d’un outil global SIRH qui vous permet de gérer facilement tous les aspects complexes liés à la paie. Profitez d’un dashboard personnalisé : suivez l’évolution de la masse salariale, les anniversaires de vos employés, les requêtes en cours, la parité homme-femme, etc. PayFit effectue également toutes vos déclarations sociales (DSN, DPAE, attestation de salaire, etc.) et des experts en paie sont disponibles pour répondre à toutes vos interrogations. Vous avez aussi la possibilité de réaliser des exports de données sur vos salariés, des livres de paie, etc.

Chaque employé dispose d’un espace personnel où il peut retrouver tout l’historique de ses précédentes paies, consulter son solde de congés payés, demander ses congés et ses absences et soumettre ses notes de frais.

C’est bon, vous n’allez plus vous tirer les cheveux sur les bulletins de paie de vos employés !

Vous aimeriez en savoir plus sur les outils RH indispensables ? Découvrez cet article sans plus attendre !

Auteure

Margaux Lajouanie

Brand director @PayFit

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