Logiciel de paie : les fonctionnalités essentielles du DAF

Édité le

En tant que Directeur administratif et financier, vous êtes garant de la conformité des recettes et dépenses de l'entreprise, du début à la fin de l'année fiscale.

Pour réussir vos missions, vous êtes très souvent amené à travailler sur le logiciel de gestion de paie de l'entreprise. Reporting, gestion des variables de paie, paiement des salaires... : ces missions liées à la paie sont indispensables pour une bonne gestion financière.

Avec les bons outils, vous pourrez, en tant que DAF, tirer profit de votre logiciel de paie.

Voici les 3 fonctionnalités essentielles que doit avoir un logiciel de paie pour vous accompagner au quotidien.

Sommaire

  • La gestion des variables de paie et des notes de frais
  • Le paiement du salaire
  • Reporting, Business Plan et projections de la masse salariale

La gestion des variables de paie et des notes de frais

Les variables de paie sont, comme leur nom l'indique, fluctuantes. Leur montant varie selon les mois, et en tant que DAF, vous vous posez sûrement la question suivante : comment s'assurer que le traitement de ces variables soit simple, fluide, et sans erreur ?

L'impact d'une note de frais mal renseignée peut être source d'erreur par exemple, et il en va de même pour les primes.

L'import des variables de paie

De nombreux salariés bénéficient d'une part de salaire variable, relative à leurs perfomances professionnelles. C'est par exemple le cas des commerciaux.

Lorsque ces primes impactent plusieurs salariés, il est indispensable d'importer en masse ces variables dans le logiciel de paie.

Cela permet de gagner :

  • du temps : un seul document regroupe les variables de paie. Vous n'avez plus besoin de définir à la main chaque prime dans le logiciel de paie ;
  • de la fiabilité : vous vérifiez l'ensemble des données sur votre fichier Excel avant de l'importer dans le logiciel de paie, évitant ainsi les erreurs manuelles. Une deuxième vérification avant de confirmer l'ensemble des primes sera toujours possible.

PayFit propose par exemple un module d'imports qui permet d'importer en quelques clics l'ensemble des variables de paie. Il suffit de les répertorier dans un fichier Excel et d'importer ce fichier sur PayFit. 2 clics suffisent !

L'import des variables de paie dans PayFit

L'import des variables de paie dans PayFit

La politique de plafonnement des notes de frais

En tant que DAF, vous devez garder un oeil attentif sur les notes de frais. Qui n'a pas déjà reçu une note de frais d'un montant astronomique, avec un reçu rédigé à la main et sans autre document en guise de justificatif ?

Pour vous donner plus de visibilité et de contrôle sur la gestion des notes de frais, certains logiciels de paie proposent de définir une politique générale.

Cette politique générale s'applique par défaut à l'ensemble des salariés. Elle offre à l'administrateur du compte la possibilité de définir une limite de montant maximale pour les notes de frais. Les salariés pourront, de leur côté, être alertés lorsque ce seuil sera atteint.

Sur PayFit, il est également possible définir des politiques personnalisées pour chaque catégorie de dépenses.

Les politiques personnalisées et la politique générale

Les politiques personnalisées et la politique générale

Le paiement du salaire

28 décembre 2020. Vous êtes seul au bureau, triant les dernières notes de frais envoyées par les salariés ayant omis de les transmettre avant la date butoir du 20 de chaque mois. Une fois cette formalité effectuée (en quelques clics sur PayFit), vous devez maintenant payer l'ensemble des salariés avant le 31 décembre.

Si le logiciel de paie calcule et édite les fiches de paie, il ne verse pas les salaires sur le compte en banque des salariés. Il faut donc passer par une banque professionnelle, que ce soit pour 1, 10 ou 400 employés.

L'intégration avec le logiciel de paie

Pour payer les salaires des employés en passant par un logiciel de paie, vous devez normalement :

  • télécharger le fichier .xml généré par le logiciel de paie. Ce fichier contient les ordres de virement ;
  • vous connecter sur le site de votre banque ;
  • leur transmettre votre ordre de virement.

Ce processus demande du temps et une attention particulière : il suffit de transmettre le mauvais fichier, celui du mois précédent par exemple, pour entraîner des erreurs ou un retard dans le paiement des salaires.

Pour que cela soit plus fluide, rapide et sans erreur, PayFit propose de procéder au paiement des salaires au sein même du logiciel de paie, en partenariat avec Qonto.

De la paie au virement des salaires : découvrez PayFit & Qonto

Qonto est une banque en ligne à destination des professionnels (PME et indépendants).

Depuis le mois de janvier 2021, vous pouvez synchroniser votre compte Qonto avec PayFit ! Il vous suffit alors de vous connecter à PayFit pour payer en quelques clics tous les salaires de vos employés.

Plus besoin de passer d’une application à une autre pour la gestion et le traitement de la paie : tout se passe à un seul et même endroit grâce à l'intégration.

💡 Pour en savoir plus sur l'intégration côté Qonto et faire la paix avec la paie, c'est par ici !

Qonto & PayFit en pratique

Pour mettre en place la synchronisation, rendez-vous sur votre compte PayFit : vous n'aurez qu'à saisir vos identifiants Qonto et valider l'intégration.

Phase de connexion des comptes PayFit et Qonto

Phase de connexion des comptes PayFit et Qonto

Par la suite, à chaque période de paie, il vous suffira de cliquer sur Payer les salaires, de vérifier les virements et de confirmer la demande de virement groupé en indiquant votre mot de passe Qonto.

Phase de vérification avant le paiement des salaires

Phase de vérification avant le paiement des salaires

Et le tour est joué !

Qui peut profiter de cette intégration ?

Tous les clients PayFit peuvent en profiter, à condition d'avoir un compte Qonto Standard ou Premium.

Offre spéciale de lancement Qonto & PayFit

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Profitez de cette connexion pour bénéficier de 2 mois gratuits en souscrivant à l'offre Qonto Premium.

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Bonne nouvelle, nous avons aussi pensé à vous ! Bénéficiez de 2 mois d'abonnement gratuits pour toute souscription à PayFit.

Reporting, Business Plan et projections de la masse salariale

Les données liées à la paie sont les données les plus importantes pour un DAF. Elles permettent d'avoir une image claire de la performance financière d'une entreprise, mois après mois.

Dans l'article PayFit vu par PayFit, au coeur de la fonction Finance, Francis Saillard, notre DAF, revenait sur son utilisation de l'outil de Reporting dans le logiciel de paie :

En tant que DAF, j'utilise tous les jours les données financières issues de PayFit afin d'actualiser tous mes outils financiers, notamment les Reporting et le Business Plan. Par exemple, j'ai créé un reporting interne qui nous permet de suivre la performance financière de l'entreprise mois après mois.

Avoir ces informations directement disponibles au sein du logiciel de paie permet plusieurs choses :

  • vous gagnez du temps : tous les mois, PayFit génère automatiquement les exports comprenant les informations capitales telles que la masse salariale, les coûts et les charges. Il n'y a donc plus besoin d'agréger toutes ces informations à la main ;
  • vous gagnez en précision d'information : les axes analytiques - qui regroupent les dépenses par catégories telles que R&D, Marketing, etc. - permettent de rentrer dans des niveaux d'analyse particulièrement fins. Il suffit ensuite de lier ces exports au Business Plan et la projection des effectifs pour calculer très précisément la masse salariale à travers le temps.

Exemple de projection salariale effectuée à l'aide des données extraites de PayFit

Exemple de projection salariale effectuée à l'aide des données extraites de PayFit

Guide complet du logiciel de paie

Tout ce que vous devez savoir avant de choisir votre logiciel de paie.

Auteure

PayFit

Emmanuelle Marion

Content Manager @PayFit

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