Tout savoir sur le logiciel de paie gratuit

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Un logiciel de paie est indispensable pour gérer la paie de vos salariés. Fiable, simple et efficace, il vous permet de garder du temps pour d'autres tâches à plus haute valeur ajoutée.

Mais quel logiciel de paie choisir ? Un logiciel de paie gratuit peut-il suffire pour générer une paie fiable et 100% conforme ?

Sommaire

  • Quels sont les différents types de logiciel de paie ?
  • Logiciel de paie gratuit : avantages et inconvénients

Quels sont les différents types de logiciel de paie ?

Lorsque l'on parle de logiciel de paie, on peut penser à 3 types de logiciel :

  • Le logiciel de paie gratuit
  • Le logiciel de paie standard
  • Le logiciel de paie SIRH "avancé"

Le logiciel de paie gratuit

Utiliser un logiciel de paie gratuit permet de générer la paie de ses salariés sans le moindre coût. Généralement, ce logiciel ne propose que des fonctionnalités basiques, telles que l'édition simple des fiches de paie avec l'ensemble des informations directement entrées dans le logiciel par le client.

Le logiciel de paie standard

Ce type de logiciel est payant. Il permet à l'utilisateur d'éditer les fiches de paie de ses employés, sans proposer la gestion de certains points RH ayant un impact sur la paie tels que le suivi du temps de travail, la gestion des congés et absences, etc. L'utilisateur du logiciel devra donc entrer manuellement ces informations pour pouvoir calculer des paies exactes.

Le logiciel de paie SIRH "avancé"

Egalement payant, le logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) permet de faire des fiches de paie tout en prenant en compte les différents points RH impactant la paie.

Le salarié peut ainsi saisir directement ses demandes de congé, ses notes de frais, son temps de travail, etc. Les managers n'ont plus qu'à valider ces demandes lorsqu'ils en sont notifiés. Le logiciel s'appuiera sur toutes ces données RH pour générer la paie en fin de mois. La personne en charge de la gestion de la paie en entreprise gagne en temps et en efficacité : le logiciel s'occupe de l'ensemble des calculs liées à la paie. Par exemple, PayFit est logiciel de paie qui comprend une brique SIRH.

Logiciel de paie gratuit : avantages et inconvénients

Comme tout produit gratuit, le logiciel de paie qui ne vous coûte rien a des avantages et des inconvénients.

Les avantages du logiciel de paie gratuit

Son avantage premier est sa gratuité.

Vous pouvez également éditer rapidement une fiche de paie, sans reprise d'historique qui peut parfois prendre du temps, mais ces deux avantages sont rapidement contrebalancés par des inconvénients majeurs.

Les inconvénients du logiciel de paie gratuit

Qui dit gratuit dit fonctionnalités limitées.

Tout d'abord, un logiciel de fiche de paie gratuit proposera souvent des restrictions.

Ces restrictions sont la plupart du temps les suivantes :

  • nombre de bulletins de paie gratuits limité : très souvent, ils sont limités à 10 bulletins de paie par mois ;
  • pas ou peu de support client : vous devrez donc piloter seul ce logiciel, sans être certain de la pertinence des données entrées dans l'application en cas de problème ;
  • absence de veille légale : une mise à jour doit être faite à chaque nouvelle réglementation liée à la paie (c'est le cas par exemple du chômage partiel lié au Covid-19). Un logiciel de paie gratuit ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour mettre en place cette veille légale et l'intégrer rapidement dans le logiciel ;
  • sécurité des données limitée : les données liées à la paie sont des données sensibles. Il est donc nécessaire de procéder à des doubles authentifications (2FA), de s'assurer que les données sont bien chiffrées, anonymisées et non-transmises à des sous-traitants... Autant de points qui ne sont pas garantis par un logiciel de paie pas cher.

Si hésitez à choisir d'opter pour un logiciel de paie - gratuit ou non - prenez également le temps de vous renseigner sur l'externalisation de la paie.

Existe-t-il un logiciel de paie gratuit compatible avec la DSN ?

Un logiciel pour bulletin de paie gratuit peut parfois être compatible avec la DSN, c'est-à-dire qu'il transmettra directement la DSN aux organismes concernés.

Cependant, cette option est quasi systématiquement payante. Cela veut dire que vous ne bénéficier pas des avantages d'un logiciel de fiche de paie payant mais complet et à jour juridiquement, mais vous devez quand même payer pour cette compatibilité avec la DSN.

Nous vous conseillons donc de peser le pour et le contre avant de faire appel à un logiciel de paie gratuit : avez-vous besoin de générer des paies 100% conformes ? Si c'est le cas, un logiciel de paie payant mais fiable et complet peut être la solution.

Auteure

PayFit

Emmanuelle Marion

Content Manager @PayFit

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