Notes de frais : définition, règles et modèle

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Dans le cadre de l’exercice de ses missions un salarié peut être amené à engager des frais professionnels : repas, logement, tickets de trains...

Pour demander le remboursement de ces frais, les salariés sont tenus de transmettre à l'employeur une note de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Comment faire une note de frais ? Quelle est la procédure pour les notes de frais ? Comment traiter les notes de frais en comptabilité ? Où trouver un modèle de note de frais sous PDF ou Word ? PayFit vous explique.

Sommaire

  • Qu’est-ce qu’une note de frais ? 
  • Quelle est la procédure de remboursement des frais professionnels ? 
  • Comment faire une note de frais ?
  • Comment gérer les notes de frais des salariés ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

La note de frais est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels.

Ces frais correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. 

Pour mieux comprendre, voici quelques exemples de frais pouvant être engagés par les salariés :

  • frais de repas : il s’agit des dépenses pour se restaurer ; 
  • frais de déplacement : ticket de train, taxi, titre de transport, etc. ;
  • frais de logement : nuitée dans un hôtel, réservation d’un logement pour un déplacement professionnel, etc. ;
  • frais kilométriques : hypothèse où le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles ;
  • frais d’habillage.

Quelle est la procédure de remboursement des frais professionnels ? 

Toutes les dépenses engagées par le salarié ne sont pas obligatoirement remboursées par l’employeur. 

En effet, pour bénéficier du remboursement des frais engagés, la dépense doit :

  • avoir un caractère professionnel : la dépense doit être engagée dans l'intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l'activité du salarié ;
  • être proportionnée : le montant de la dépense doit être raisonnable ;
  • être justifiée : la dépense doit être appuyée par une facture ou un justificatif de paiement.

💡 Bon à savoir - Dans le cadre de la gestion des notes de frais de l’entreprise, l’employeur a la possibilité de définir des critères spécifiques de remboursement. Par exemple, l’employeur peut fixer un montant maximal de prise en charge des frais professionnels.

En pratique, la demande de remboursement des frais est formalisée par le salarié grâce à la note de frais.

Après avoir reçu cette note de frais, l’employeur détermine si la dépense répond aux critères de remboursement. Dans le cas où la dépense ne répond pas aux critères fixés, il a la possibilité de refuser le remboursement de la note de frais.

💡 Bon à savoir - Le remboursement des frais peut s’effectuer sur la base du montant réel de la dépense ou d’un montant forfaitaire.

Comment faire une note de frais ?

Le contenu de la note de frais n’est pas prévu par la loi. Il est toutefois recommandé d’indiquer dans la note de frais les informations suivantes :

  • identité du salarié ayant a engagé la dépense ;
  • date de la dépense ;
  • nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;
  • lieu de la dépense ;
  • moyens de paiement utilisés ;
  • montant dépensé (HT, TTC) ;
  • montant de la TVA.

💡 Bon à savoir - En fonction de la dépense engagée, le contenu de la note de frais peut être différent. Par exemple, une note de frais kilométrique contient généralement des informations sur le déplacement professionnel : lieu de départ et d’arrivée, kilométrage effectué, etc.

Selon les spécificités de l’entreprise, la demande de remboursement peut prendre la forme d’un formulaire ou d’un tableau de note de frais.

Pour vous aider, vous pouvez transmettre notre modèle de note de frais sous Excel à vos salariés. Profitez-en, notre modèle de note de frais est gratuit.

Modèle de note de frais

Téléchargez notre exemple de note de frais au format excel.

💡 Bon à savoir - Qu’il s’agisse d’une note de frais de déplacement ou d'une note de frais de restaurant, notre modèle peut être adapté à vos besoins. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour une note de frais kilométrique.

Comment gérer les notes de frais des salariés ?

Gérer les notes de frais de l’ensemble des salariés peut s’avérer compliqué et fastidieux. Tout d’abord, l’employeur doit traiter les demandes de notes de frais (acceptation ou refus de la demande, remboursement des dépenses, comptabilisation, etc.). En plus de ces missions, il doit également définir la politique de traitement des frais professionnels dans l’entreprise.

Enfin, l’employeur est tenu de s’assurer que la gestion des notes de frais est conforme aux impératifs fiscaux et comptables.

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils spécialisés dans l’accompagnement de la gestion des notes de frais (logiciels, application de notes de frais…). 

Selon le logiciel de notes de frais choisi, les fonctionnalités peuvent varier. Certains logiciels permettent, par exemple, d’automatiser le remboursement et la comptabilisation des notes de frais.

Dans tous les cas, le logiciel doit impérativement être adapté aux besoins de l’entreprise.

PayFit est un logiciel de gestion de la paie comportant un module spécifique pour les notes de frais. Comment ça fonctionne ? Les salariés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace personnel. Une fois validée par leur manager, la note de frais est automatiquement ajoutée au bulletin de paie du mois en cours. Gagnez du temps, tout en étant parfaitement en règle en cas de contrôle.

💡 Bon à savoir - Des règles spécifiques s’appliquent à la gestion des notes de frais d’une association

Auteure

PayFit

Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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