Tout savoir sur le registre unique du personnel

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En entreprise, il est obligatoire de préparer et mettre à jour certains registres d'information, que l'employeur doit produire en cas de contrôle des organismes sociaux.

Parmi ces registres du personnel figure le registre unique du personnel. Il s'agit d'une liste du personnel de l'entreprise qui contient des informations d’identification et concernant leur vie professionnelle.

Pour élaborer cette liste sans erreur, et remplir cette obligation légale efficacement, nous vous proposons un exemple de registre unique du personnel. 

Comment remplir le registre unique du personnel ? Qui peut consulter le registre unique du personnel ? Où trouver un registre unique du personnel en pdf gratuit ? Payfit vous explique.

Sommaire

  • Qu'est ce que le registre unique du personnel ?
  • Que doit contenir un modèle de registre unique du personnel ?
  • Registre du personnel informatique : pensez aux logiciels de  paie !

Qu'est ce que le registre unique du personnel ?

Un employeur doit tenir un registre unique du personnel :

  • dès l'embauche du premier salarié
  • dès l'arrivée d’un stagiaire.

L'obligation est de prévoir un registre unique du personnel pour chaque établissement, qui regroupe les informations relatives aux salariés qui y travaillent. 

💡Bon à savoir - Les associations ayant recours au chèque associatif et les particuliers employeurs sont exemptés de tenir un registre unique du personnel.

Ce registre unique du personnel est un document obligatoire, qui peut être tenu sur support papier ou numérique. Le but de ce registre est de permettre à divers organismes de connaître la composition du personnel salarié de l'entreprise lors de leurs contrôles. Ce registre est donc présenter sur demande à :

  • l'agent de l'inspection du travail ;
  • l'agent de contrôle de l'URSSAF ;
  • les membres du CSE

💡Bon à savoir - Suite à la procédure de recrutement, l'employeur a l'obligation de mettre à jour le registre unique du personnel au cours de la vie professionnelle du salarié. Les modifications seront incorporées au fur et à mesure de leur survenance.

Attention, en cas d’absence de registre unique du personnel, de défaut de mentions obligatoires ou d'absence de mise à jour, l'employeur pourra être condamné à payer une amende de 750€ par salarié concerné.

Que doit contenir un modèle de registre unique du personnel ?

Pour préparer le registre unique du personnel, le code du travail prévoit des mentions obligatoires pour tous les salariés de l'établissement, ainsi que des mentions spécifiques pour certaines catégories de salariés.  

Mentions obligatoires

Dans un registre unique du personnel, les mentions obligatoires sont les suivantes :

  • noms et prénoms des salariés ;
  • date de naissance ;
  • sexe ;
  • nationalité ;
  • emploi et qualification ;
  • dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
  • type de contrat.

Mentions spécifiques

En plus des mentions obligatoires, il faut prévoir des mentions supplémentaires pour certaines catégories de salariés. 

Pour les salariés étrangers, le registre doit mentionner :

  • le type de titre de séjour ;
  • numéro de titre de séjour.

Par ailleurs, une copie de ce titre est annexée au registre unique du personnel.

Lorsqu'une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou au moins de la demande d’autorisation doit être incluse dans le registre unique du personnel.

Pour un stagiaire, le registre unique du personnel doit prévoir une partie spécifique. Cette partie doit comprendre : 

  • le nom/prénom du stagiaire ;
  • la date de début et de fin du stage ;
  • le lieu de présence du stagiaire ;
  • l'identité du maître de stage.

Les stagiaires sont inscrits dans l'ordre d'arrivée dans l'établissement. Cette partie spécifique du registre unique du personnel rassemblera également les données des personnes volontaires en service civique accueillies.

Il faudra inclure certaines mentions précisant le type de contrat pour :

  • les titulaires d'un CDD : mention "contrat à durée déterminée" ;
  • les salariés à temps partiel : mention "salarié à temps partiel" ;
  • les titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation : mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation".

Pour les salariés temporaires, le registre unique du personnel fera mention de leur condition de "salarié temporaire" et inclura le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire les employant. Les mêmes mentions (nom et adresse) seront nécessaires pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs.

Registre du personnel informatique : pensez aux logiciels de  paie !

L'employeur ne doit pas respecter une forme spécifique pour tenir le registre unique du personnel. Toutefois, le maintien du format papier est chronophage et plus susceptible de contenir des erreurs faute de mise à jour.

Aujourd'hui, il existe des solutions pour dématérialiser le registre unique du personnel. Par exemple, des logiciels de paie permettent de saisir les données des salariés, et produisent automatiquement un registre unique du personnel numérique.

L'avantage d’un registre unique du personnel informatisé est qu'il est modifiable et consultable en ligne. Par ailleurs, vous avez la possibilité de télécharger à tout moment ce registre unique du personnel en pdf ou dans un format de votre choix pour le produire lors d'un contrôle.

Attention, étant un fichier de gestion du personnel contenant des données personnelles de salariés, le registre unique du personnel doit respecter le règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD). 

Il n'existe pas de précision légale sur la durée de conservation des mentions du registre unique du personnel. Toutefois, en pratique ces données doivent être conservées le long de la relation de travail, et pendant 5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise.

Auteure

PayFit

Cristina Sanchez

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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